Se mettre en conformité avec la réforme du e-invoicing

Près de la moitié des responsables financiers d’entreprises de toutes tailles interrogés du 19 janvier au 5 février par OpinionWay déclaraient ne pas tout connaître de la réforme du e-invoicing. Cette attitude humble dresse un portrait sans concession de l’appropriation de cette réforme majeure de la facturation électronique en France. Même si le contour général est connu de la majorité, le détail et l’impact sur les processus financiers de chacun peut apparaître plus flou pour la plupart.

Deux éléments sont communément partagés, celui de sa complexité et celui du temps du projet. 55% de ces entreprises estiment qu’elles y passeront entre 12 et plus de 24 mois. 35% des sociétés de plus de 500 salariés ont entamé le projet de mise en conformité depuis plus de 24 mois... Commençons par la liste des prérequis de cette mise en conformité, ils sont au nombre de 6 :

1. Diagnostiquer la qualité des données et mettre à jour sa base clients/fournisseurs et sa base articles
2. Identifier les cas d’usages concernés par cette réforme et s’assurer du bon fonctionnement (facture d’acompte, payée par un tiers, intermédiaire transparent, multi-commande etc.)
3. S’assurer que les factures comportent les 34 mentions obligatoires dont 4 nouvelles
4. S’assurer de la capacité à suivre les 14 statuts de traitement de la facture (déposée, rejetée, refusée, encaissée, etc.)
5. Être capable de fournir un e-reporting tous les 10 jours à l’Administration Fiscale sur toutes les transactions BtoC et BtoB à l’international
6. Être capable de transmettre des factures aux formats UBL, CII ou Factur-X

2% des entreprises seulement sont conformes sur tous ces prérequis, c’est dire le travail qu’il reste à accomplir. 

Alors revenons sur le détail de ces éléments afin de déterminer les éléments de la conformité de la facturation électronique qui peuvent être anticipés.

La qualité des données, une épine dans le pied de bon nombre d’entreprises

L’Administration Fiscale va mettre prochainement à disposition un annuaire, c’est un des éléments centraux de la réforme de la facturation électronique. Dans cet annuaire, se retrouveront les codes SIREN et les dénominations des entreprises ainsi que les SIRET et les codes de routage si nécessaire (par exemple, si l’entreprise dispose de plusieurs établissements). Cet annuaire sera « interrogé » par toutes les Plateformes de Dématérialisation Partenaires (PDP) et le Portail Public de Facturation (PPF) au moment de l’envoi des factures. Si les données sur vos clients sont fausses, incomplètes ou erronées, vous ne pourrez pas alors les retrouver facilement et la personne du back-office en charge de l’envoi de la facture perdra un temps précieux sans oublier que la facture pourra être rejetée si elle est poussée malgré tout.

Chrystelle Verlaguet, VP des solutions logicielles et experte de la e-facturation, indique à ce sujet : « La qualité des données est primordiale pour le bon fonctionnement d’une entreprise. Cette action peut être décorrélée de la mise en conformité et peut déjà être entreprise maintenant. Le temps gagné ici pourra être crucial par la suite. »

La lourde tâche de l’identification des cas d’usage

Là aussi, les cas d’usage même s’ils pourraient être complétés par la suite, sont connus et ont été communiqués par l’Administration. Les entreprises peuvent donc tout à fait les consulter ou se procurer une check-list pour être sûr de ne rien oublier et commencer le travail d’identification selon le vieil adage, rien ne sert de courir, mieux vaut partir à point. Ces cas d’usage sont au nombre de 36. Par exemple, l’intitulé « facture à payer à un tiers » est divisée en 3 : facture à payer à un tiers connu à la facturation (ex. affacturage), facture à payer à un tiers qui gère aussi commande / réception, voire facturation (ex. : distributeur / dépositaire), facture à payer à un tiers inconnu à la facturation (affacturage à la demande). Le cas d’usage « facture avec « adressé à » différent de l’acheteur » (un siège social passe commande pour ses magasins qui reçoivent la marchandise mais pas la facture) peut aussi poser problème lors du transfert de la facture via le PPF (entités donc SIRET différents). Les différenciations peuvent ne pas toujours être claires, tout comme le rapprochement de certains de vos cas à ces fameux cas d’usage, des audits de vos processus financiers peuvent être menés pour vous accompagner dans cette tâche d’identification et de traitement des cas identifiés. 

L’intégration des futures mentions obligatoires

Vos futures factures devront comporter 34 mentions dont 4 nouvelles comme le SIREN de votre client. Votre logiciel de facturation devra donc être en mesure de les retrouver dans vos systèmes et de les générer. Ces mentions sont elles aussi connues, c’est donc un sujet que vous pouvez aborder dès à présent pour davantage de sérénité le jour J. Ces mentions serviront à l’Administration Fiscale pour récupérer les données dont elle a besoin pour contrôler « en temps réel » les montants déclarés pour la collecte de TVA. 

36 cas d’usage, 34 mentions obligatoires, cela représente de nombreux chantiers et adaptations… même si bien sûr aucune entreprise ne saurait être confrontée à tout. Selon l’étude OpinionWay pour Quadient, 40% des entreprises ont déjà entamé une réflexion sur le sujet de la mise en conformité et 32% annoncent même avoir un projet en cours dessus. Celles-ci sont donc bien conscientes du chantier qui les attend !

La remontée des statuts de traitement

Le cycle de vie d’une facture et le suivi de son traitement intéresse de nombreux acteurs au sein de l’entreprise du responsable back-office au PDG en passant par le responsable financier et le Credit manager. Car de la rapidité de son traitement et de son encaissement dépend le cash-flow de l’entreprise. 4 statuts vont être obligatoires pour la conformité à la réforme du e-invoicing : déposée sur une PDP ou le PPF, rejetée pour un motif technique, refusée pour une raison métier et encaissée. 10 autres sont recommandés. On trouve par exemple : suspendue, en litige, approuvée partiellement… Ces statuts, même non obligatoires sont également importants, notamment pour le département recouvrement des entreprises.

Selon Chrystelle Verlaguet, certains statuts pourront être très complexes à gérer comme le statut refusé : « il entraîne de nombreuses conséquences car il nécessite a minima l’édition d’un avoir (NdR : un autre cas d’usage), la réédition d’une nouvelle facture une fois que la source du problème aura été identifiée. Cela mobilise plusieurs équipes, consomme du temps, génère du stress et retarde l’encaissement. Dans un contexte où les délais de paiement doivent être raccourcis et les processus optimisés, la gestion de ce statut peut s’avérer problématique. »

Vous avez dit : un e-reporting tous les 10 jours ?

Les transactions BtoC et BtoB internationales ne sont pas soumises au e-invoicing mais au e-reporting. A ce sujet, dans le sondage OpinionWay, 30% des entreprises facturent des individus et des entreprises et 16% aussi bien sur le territoire français qu’à l’international. Cela signifie donc que beaucoup d’entreprises devront aussi bien être conformes au e-invoicing qu’au e-reporting. A ce jour, il est demandé une déclaration tous les 10 jours si vous êtes soumis au régime fiscal réel normal et tous les mois pour les autres régimes fiscaux. 

Chrystelle Verlaguet souligne ici la difficulté « d’agréger des données de transaction de différents points de vente, qui parfois n’utilisent pas toujours les mêmes logiciels, et ce tous les 10 jours. Alors, comment vont faire les équipes déjà surchargées ? »

Respecter l’un des formats reconnus par la norme EN16931

La norme EN16931, publiée en 2017, vise à harmoniser la structure des données des factures électroniques en Europe. Elle sert de base à la réforme du e-invoicing en ce qui concerne les formats acceptés :

• UBL (Universal Business Language) : bibliothèque libre de droits de documents commerciaux électroniques au format XML), 
• CII (Cross Industry Invoice) : norme élaborée par l’organisme UN/CEFACT - United Nations Centre for Trade Facilitation and Electronic Business- et 
• Factur-X (format mixte combinant un fichier de données structurées XML -format CII16b- et un fichier PDF -norme PDF/ A3-). 

Toutes les entreprises avec des transactions BtoB en France devront être en mesure de générer des factures sous l’un des 3 formats pour être acceptées par le PPF. Si elles ont déjà dématérialisé leurs flux BtoG par exemple et qu’elles ont choisi un format EDI type EDIFact, les PDP pourront transformer ces factures dans l’un des 3 formats conformes. Les entreprises n’ayant pas encore lancé le projet de dématérialisation de leurs factures devront se demander lequel des 3 formats est le plus adapté à leurs process. Cette réflexion ainsi que la recherche de partenaires susceptibles de les accompagner peut déjà être entamée pour là aussi gagner du temps sur la suite du projet.

Cette réforme de la facturation électronique pose encore de nombreuses questions et les entreprises ont besoin d’être rassurées comme le soulignait Chrystelle Verlaguet car les mots figurant sur le papier vont prendre forme, vont devenir réalité avec une foultitude de questions, de tests, d’ajustements et de questions. Être accompagné est le vœu de 81% des personnes interrogées dans l’étude OpinionWay. Face au nombre important d’acteurs présents sur le marché, le choix du prestataire adapté à ses contraintes et process va vraiment être déterminante pour faire de cette mise en conformité le succès qu’elle peut être.