Le choix est la pierre angulaire du service client. Avant, la communication avec les clients se limitait au téléphone et au courrier physique. Aujourd'hui, les consommateurs choisissent de plus en plus les canaux numériques pour effectuer des achats, régler leurs factures et interagir avec les marques. Cette influence numérique s'est traduite par des interactions B2B comme moyen privilégié de communication et de gestion des opérations.
Accélérer les processus grâce à une communication dématérialisée
Pour de nombreuses entreprises, la facturation électronique a remplacé le papier, permettant ainsi d'accélérer le traitement et de disposer d'archives numériques très pratiques. Cette solution offre un moyen simple de partager des informations entre les différents services, ce qui permet d'obtenir des approbations plus rapides. Elle permet également de s'intégrer à des solutions proposant le paiement en ligne.
Cela correspond tout à fait aux attentes de certains clients. En adoptant la facturation électronique, les entreprises permettent à leur clientèle de gagner du temps, et s'épargnent dans le même temps la recherche fastidieuse des approbations, en plus de favoriser la fluidité du processus.
Offrir une variété de canaux de communication
Cela ne veut pas dire qu'il faut communiquer avec le client uniquement par voie électronique. L'approche optimale devrait permettre aux clients de choisir la façon dont ils souhaitent être contactés en fonction du type de communication. Concrètement, cela pourrait se traduire par une facturation électronique pour certains clients, par courrier pour d'autres.
S'adapter aux préférences de communication des clients peut se révéler bien plus avantageux que d'attendre qu'ils s'adaptent aux vôtres. Lorsque les clients peuvent choisir leurs interactions, cela augmente leur productivité et améliore leur expérience avec votre entreprise.
Atteindre un tel niveau de flexibilité peut se révéler nécessite d'adopter une démarche progressive pour des entreprises où les processus de communication ont été construits au fil du temps et sont fortement enracinés. Pourtant, la transformation peut être plus simple que vous ne le pensez. En centralisant les communications grâce à une solution d'externalisation du courrier, vous pouvez non seulement gérer les communications multicanales, mais aussi accroître l'efficacité de vos opérations et réduire les erreurs de traitement.
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Externalisez tous vos envois
La mise en place d'une solution d'externalisation du courrier peut se traduire par un portail Web sécurisé à partir duquel tous les envois sont effectués : courriers simples, recommandés, fax, e-mail, SMS avec un suivi et une traçabilité renforcés. La solution prend ensuite en charge l'impression des documents, la mise sous pli, l'affranchissement et la remise à La Poste afin de gagner du temps et de renforcer votre relation avec vos clients.
