Même si les entreprises sont toutes différentes du fait de leur taille, de leur secteur d’activité, du nombre de succursales, d’établissements, elles doivent toutes traiter des documents semblables : factures, bons de commande, bons de livraison, bulletins de paie, contrats…
Tout conduit aujourd’hui à la dématérialisation : législation (e-invoicing, loi El Khomri ou loi Travail…), recherche d’efficacité des process, besoin de visibilité de son activité et anticipation des risques, optimisation des budgets de fonctionnement et bien sûr la déferlante IA avec sa cohorte de bénéfices escomptés.
Selon la dernière étude du cabinet Gartner, les dépenses liées à l’IT devraient grimper de 8 % en 2024 pour atteindre 4 815 milliards d’euros au niveau mondial. En prenant un chiffre français, le cabinet PwC prédisait quant à lui en novembre dernier que 63% des DAF(1) souhaitent faire évoluer leurs organisations en 2024 pour atteindre leurs objectifs de transformation et gagner en agilité. L’automatisation des process est donc au cœur des préoccupations de toutes les directions et départements.
Face au nombre d’acteurs sur le marché, le choix du ou des prestataires qui accompagnent les entreprises peut s’avérer cornélien. Est-il préférable de travailler avec un partenaire qui aura une meilleure connaissance de votre entreprise, une vision globale et pourra proposer des reportings consolidés vous permettant de mieux appréhender vos challenges et de prendre les bonnes décisions ? Ou est-il préférable de choisir de nombreux prestataires ultra spécialisés dans chaque domaine avec le risque que les systèmes puissent ne jamais communiquer ensemble ? Quels critères peuvent être pris en compte pour ce choix délicat ?
Acteur généraliste ou acteur spécialisé
Certaines entreprises vont préférer un acteur généraliste capable de gérer tous leurs flux, qu’ils soient RH ou financiers. Prenons l’exemple d’une direction financière avec un responsable gérant les factures fournisseurs et factures clients. Si elle choisit un éditeur unique pour la dématérialisation de son cycle de facturation, elle pourra alors peut-être réaliser des économies d’échelles, elle pourra bénéficier d’un confort d’utilisation grâce à la réduction du nombre d’interface et elle pourra avoir une vision plus globale de l’activité lui permettant de prendre des décisions plus éclairées. D’autres entreprises ultra spécialisées et avec des flux très particuliers peuvent préférer un éditeur tout aussi spécialisé dans leur secteur. Ce choix pourra alors notamment être guidé par le particularisme de l’activité.
Les canaux de diffusion proposés
Certaines entreprises travaillent uniquement avec d’autres entreprises (BtoB) mais d’autres peuvent être face à un mix de flux et avoir une partie de leur activité avec des particuliers, le gouvernement ou d’autres entreprises hors de France. Or, la réforme du e-invoicing concerne uniquement le BtoB, le e-reporting est réservé quant à lui au BtoC et BtoB international. Les Plateformes de Dématérialisation Partenaires (PDP) dont une liste de candidats vient d’être publiée par la DGFiP répondent aux exigences de conformité de la future réglementation de la facturation électronique mais ne pourront pas répondre au besoin de factures papier, pdf ou mail qui coexisteront. Les Opérateurs de Dématérialisation (OD) pourront alors prendre le relais. Prenons l’exemple d’une équipe comptable dans une entreprise avec des flux BtoB en France et à l’international. Si elle doit changer d’interface en fonction du type de factures traitées, cela est plus compliqué, chronophage et sujet à erreurs. Dans ce cas-là, elle a tout intérêt à souscrire une offre chez un éditeur capable de proposer tous les types de diffusion. Quadient est à la fois dans la liste des candidats PDP publiée par la DGFiP et OD. Cela nous permet de répondre à tous les cas de figure de facturation (BtoB, BtoC, BtoG, BtoB international). Tout comme pour les factures, le bulletin de paie électronique peut ne pas être accepté par le salarié. Dans ce cas-là, l'entreprise et le partenaire qu'elle aura choisi devront être en mesure de proposer une diffusion papier ou électronique.
Votre structure juridique et votre taille d’entreprise
Tous les cas de figure existent en facturation : un seul établissement factureur, des sites multiples, des multi-entités, une holding, des succursales indépendantes, des flux restreints, des volumes importants… C’est pareil pour les bulletins de salaires : une seule entité, plusieurs agences, des indépendants en portage salarial, des intérimaires… Là encore, les éditeurs ont tous leurs spécificités. Ne pas avoir à changer d’interface et d’environnement logiciel pour traiter toutes les demandes, retrouver les duplicata de tel ou tel document, à la longue tout le monde y trouve son compte.
Le saviez-vous ?
La suite logicielle de dématérialisation des factures Quadient est l’une des plus complètes du marché. Elle est en mesure de traiter aussi bien des multi-entités que des établissement mono-factureur et l’offre s’adresse autant aux TPE, PME, ETI que les grandes entreprises. Elle est capable de traiter tous les flux : BtoB, BtoG, BtoC et BtoB international, tous les formats : UBL, CII, Factur-X (formats reconnus dans le cadre de la réglementation du e-invoicing), XML, CSV, TXT et PDF sur tous les canaux : email, portail, PPF, PDP clients* ou courrier. A la clé une capacité à générer un reporting global qui pourra, le moment venu, aider à la prise de décisions.
L’accompagnement de la transformation digitale
3 points majeurs peuvent être recherchés ici :
- L’accompagnement du papier vers le digital au rythme de chacun (lorsque cela est possible)
- La conduite de changement
- L’expertise des conseils apportés et le suivi de la relation commerciale
Les entreprises choisissant un Pure Player peuvent en attendre plus de réactivité, de flexibilité, moins de coûts et une meilleure expertise du digital mais sera-t-il en mesure de traiter tous les cas particuliers ou les autres documents dématérialisables et aider à la transition du papier vers le digital ? Comment les flux papier vont-ils être gérés ? Il faudra alors peut-être demander à un autre prestataire de s’en charger ! A contrario, un acteur capable de gérer les 2 types de flux sera plus à même d’adoucir cette transition et de permettre de répondre à tous les cas de figure.
Tout changement majeur génère des peurs plus ou moins rationnelles. La conduite de changement est en lui-même un projet : un projet dans le projet. Trouver les bons arguments, les bénéfices du changement, savoir quand communiquer, auprès de qui, de quelle manière… ne s’improvisent pas. En choisissant un prestataire aguerri sur ces problématiques et pouvant proposer ce type d’offre, les entreprises améliorent l’adhésion de leurs collaborateurs (clé de voûte de la réussite d’un tel projet) et peuvent tirer davantage de bénéfices de cette transformation. Cette conduite de changement est d’autant plus nécessaire pour la facturation électronique que son calendrier d’application n’est pas extensible (le gouvernement pourrait tolérer un délai de 3 mois supplémentaire avec la dates annoncées à ce jour mais il n’ira pas au-delà).
La relation commerciale et l’expertise du conseiller est également déterminante. Pourquoi ? Plus il sera à même de comprendre votre environnement, vos processus, vos particularités ; meilleure sera la proposition commerciale car elle sera adaptée à votre entreprise. De plus, sa présence dans les phases d’avant-vente et de détermination du cahier des charges final peut être le signe d’un bon suivi ultérieur. C’est un point clé lorsque l’on parle de flux sensibles comme les flux financiers ou les flux RH.
Ces 3 critères peuvent permettre de départager les offres des nombreux prestataires que vous rencontrerez. Ils viennent en complément de critères plus objectifs tels que budget, nombre de personnes nécessaires pour le suivi du projet et sa mise en œuvre, capacité de répondre à vos attentes, certifications du prestataire (SECNumCloud, ISO 27001, RGPD…), niveau de confidentialité et sécurité des échanges…
Démarrer un projet de dématérialisation des documents est un vaste chantier. Obligatoire ou non, les bénéfices de ce changement sont nombreux : gain de temps, économies, fidélisation des talents, davantage de maîtrise de l’activité et meilleure anticipation des risques grâce aux reportings… Mais la question du choix du ou des partenaires qui vous accompagneront peut s’avérer épineuse face à cette multitude d’offres commerciales. Déterminer l’offre la plus appropriée est loin d’être aisé et les délais pas aussi extensibles que l’on peut imaginer…
(1) 200 directions financières de 12 secteurs d’activité interrogées
