La réforme de la facture électronique ne peut pas se faire en un claquement de doigts. Les processus comptables et financiers des entreprises devront s’adapter. 2024 sera donc une année charnière pour la e-facturation. On vous détaille les 4 raisons majeures qui font de 2024 l’année où le projet de dématérialisation des factures devraient démarrer dans de nombreuses entreprises.
Prendre la mesure de la réforme
Se mettre en conformité à la législation du e-invoicing sera à de nombreux égards chronophage pour toutes les entreprises qui auront à savoir traiter les factures électroniques de leurs fournisseurs dès septembre 2026. Les entreprises peu digitalisées pourraient d’ailleurs rencontrer plus de difficultés. En effet comme vous le lirez par la suite, cette loi ne s’improvise pas, l’audit de votre base de données, de vos flux, de vos processus prendra du temps. Ces premières étapes sont déterminantes pour la suite et la réussite du projet. Anticiper la réforme est la certitude de l’appréhender avec plus de tranquillité.
Approfondir sa connaissance de la loi
La loi a de multiples aspects qui peut nécessiter l’accompagnement d’un expert. Elle prévoit notamment :
- De nombreux cas d’usage (36 au total à ce jour) c’est-à-dire pour faire simple des types de factures (acompte, avoir, factures commerciale ou rectificative…),
- Des mentions obligatoires qui devront être intégrées sur les factures dont 4 nouvelles,
- Des données de transaction ou de paiement à transmettre à l’Administration au titre du e-reporting pour les entreprises concernées,
- Le choix entre les différentes plateformes privées agréées (telles que les PDP – plateformes de dématérialisation partenaires-) qui peuvent être ou non connectées à un OD (Opérateur de Dématérialisation) pour le routage de ses factures (choix qui peut être différent pour ses factures fournisseurs et ses factures clients).
Cette acquisition de connaissances ne peut pas se faire en 2 temps, 3 mouvements. C’est une raison supplémentaire qui explique pourquoi l’anticipation va être essentielle et pourquoi l’année 2024 est une année pivot en la matière.
Bon à savoir !
Quadient propose un accompagnement sur-mesure et personnalisé à toutes les entreprises en ayant le besoin, qui démarre par une phase d’audit.
De plus, les statuts « Rejeté » ou « Refusé » vont être particulièrement suivis au vu du contexte économique tendu. Personne ne sait combien de temps il faudra à une facture rejetée ou refusée pour la modifier, la réintégrer dans les systèmes et cette fois-ci approuvée. Les délais de paiement qui sont déjà au cœur de polémiques pourraient bien devenir un enjeu encore plus crucial dans les mois et années à venir. Les solutions qui optimisent les délais de recouvrement en automatisant le poste client, comme Quadient Comptes Clients, devraient alors être plus que jamais plébiscitées en 2024 et après.
Choisir la solution la plus adaptée
Je vous parlais du choix de routage des factures clients et fournisseurs. Il devra être rigoureusement fait pour éviter des déconvenues ultérieures. Je m’explique. La solution qui sera retenue devra coïncider avec l’intégralité de vos flux. Est-ce que vous devez privilégier une solution mixte, PDP et OD se connectant au concentrateur de données ou une solution unique (PDP en lien avec ce dernier) ? En effet, chacune des plateformes offre des fonctionnalités différentes qui peuvent être pertinentes ou non pour votre activité et vos flux.
Par exemple, seul un Opérateur de Dématérialisation est en mesure d’automatiser votre poste fournisseur et de se connecter à votre ERP. Si vous souhaitez gagner du temps, limiter les erreurs et automatiser le rapprochement du bon de commande à la facture, ce type de solution est fait pour vous ! En revanche, ce même OD ne sera pas en mesure de remonter les 4 statuts obligatoires exigés par la réforme du e-invoicing : facture déposée, rejetée, refusée pour une raison métier ou refusée pour d’autres raisons. Autre exemple, cette fois-ci pour la facture client : vous avez choisi un autre format de facture que ceux pris en charge (UBL, CII, Factur-X) comme un format EDIFact, dans ce cas-là vous avez besoin de choisir un prestataire qui aura été agréé PDP et qui sera capable de transformer les factures de ces formats dans un format compatible.
Mais ce n’est pas fini, vous devrez choisir parmi une multitude de prestataires. Comment faire votre sélection alors ? Quels critères vont être déterminants pour vous ? La confidentialité et la sécurité des données échangées dans la solution retenue ? Le prix ? La possibilité de répondre à tous les cas de figure avec un seul prestataire (ou au contraire vous vous tournerez vers plusieurs opérateurs pour des réponses plus pointues) ? Cette liste est bien sûr non exhaustive mais a le mérite de montrer le rôle crucial de l’anticipation.
La Chambre de Commerce et d’Industrie estime qu’il faut entre 12 et 24 mois pour mener ce type de projet. Or il faut savoir que toutes les entreprises devront être en mesure de traiter la réception de factures électroniques dès le 1er septembre 2026. 2024 est donc l’année pendant laquelle les directions financières vont démarrer leur projet de mise en conformité à la future législation du e-invoicing.
Le saviez-vous ?
Quadient figure parmi la liste des premiers candidats PDP publiée et mise à jour par la DGFiP. Les premières immatriculations pourraient être accordées cet été. Un examen strict des dossiers va être mené par l’Administration Fiscale. Nous avons choisi de nous positionner en tant que candidat PDP et OD pour accompagner nos clients sur l’ensemble de leurs flux et problématiques de facturation : BtoB, BtoC, BtoG, BtoB international.
Il faut savoir que certaines entreprises ont déjà commencé à dématérialiser leurs flux. C’est le cas du groupe Trouillet, une entreprise familiale spécialisée dans la carrosserie industrielle, l’entretien et la location de camions. Comme le mentionne Fabien Fontgarnand, Directeur des Systèmes d’information de la société : « Le passage par des plateformes certifiées va être obligatoire sous peu, donc nous avons été en avance de phase. »
Prêter attention à un calendrier d’échéances tendues
Dernier point, la marge de manœuvre sera très courte. En effet, le gouvernement devrait être tolérant quelques temps mais des sanctions en cas de manquement ont été prévues pour les « récidives ». Il ne faut pas non plus oublier que la directive européenne VIDA devrait entrer en vigueur le 1er janvier 2028 ce qui cette fois-ci laisse peu de marge de manœuvre au gouvernement français…
Echec ou retard devront être limités. Il y aura donc nécessairement un pan spécial dédié à la conduite de changement pour limiter les résistances et susciter l’adhésion rapide des collaborateurs. A titre d’exemple, documentation, communication et formation (comme comparaison de l’avant/après et mise en avant de bénéfices) peuvent être expérimentés pour une transition plus fluide.
Nous vous invitons à parcourir notre livre blanc dédié sur la réforme si vous souhaitez approfondir votre connaissance de celle-ci. Notre check-list peut aussi vous aider à ne rien oublier et vous assurer que votre entreprise sera conforme le jour J.
Nul doute que la réforme du e-invoicing va fortement impacter les directions financières en 2024. Quoiqu’il en soit, le projet de dématérialisation de vos factures clients et fournisseurs sera l’occasion de nombreuses réflexions, de consensus, d’une mise à plat de vos processus actuels, de la nomination d’une équipe projet, d’une étude précise des obligations de la loi et de la définition des moyens pour se mettre en conformité… Nous n’avons pas fini d’en entendre parler !
