Si vous avez déjà réfléchi à l'accessibilité de vos communications clients et documents, il est peut-être temps de passer à l'action. Le sujet est au programme des nombreuses conférences d'entreprise et de nombreux articles en ligne. C'est le moment d'auditer vos communications afin de garantir leur accessibilité à tous les consommateurs.
L'accessibilité universelle des documents garantit qu'ils soient accessibles à tous. À l'ère numérique, les nombreuses réglementations et la demande sociétale pour plus d'inclusivité rendent indispensable la prise en compte de toutes les différences.
Alors que près de 16% de la population mondiale vit avec un handicap ou une incapacité, on comprend facilement l'importance de l'accessibilité. C'est à la fois l'opportunité d'inclure tout le monde, mais c'est également une opportunité de croissance. Il est important de noter que l'accessibilité numérique couvre également les PDF disponibles sur les sites web ou envoyés par mail. De nombreuses entreprises gèrent des milliers de PDF, et il faut savoir que chacun de ces documents qui n'est pas conforme aux règle d'accessibilité pourrait entraîner une amende.
Qu'est-ce qu'un document accessible ?
Un document accessible est lisible aussi facilement par une personne malvoyante ou non-voyante que par une personne voyante. Il existe deux principales normes : l'une pour les PDF et l'autre pour les communications numériques.
PDF/UA (Accessibilité Universelle) est une norme mondiale qui définit comment rendre un PDF lisible avec des technologies d'assistance comme les lecteurs d'écran. Un PDF balisé ou conforme est appelé "PDF/UA", garantit l'accessibilité pour les personnes avec des déficiences visuelles, auditives et motrices.
Les directives pour l'accessibilité du contenu web (WCAG) concernent les mails et les sites web, et garantissent que le contenu est compatible avec les technologies d'assistance. Développées par le World Wide Web Consortium (W3C), elles sont la référence en matière d'accessibilité numérique.
Pourquoi l'accessibilité est-elle impérative pour les entreprises ?
De nombreuses organisations priorisent désormais l'accès équitable à l'information, en raison des réglementations sur l'accessibilité des documents, qui prévoient des amendes et pénalités en cas de non-conformité. Cette évolution est également motivée par une prise de conscience croissante de l'importance de l'accessibilité. Une étude récente du cabinet de conseil Aspire Communications a révélé que 66 % des entreprises interrogées prévoyaient de traiter les problèmes d'accessibilité.
La loi européenne sur l'accessibilité, prévue pour 2025, pousse en même temps de nombreuses entreprises européennes à se préparer. Cette loi vise à uniformiser les règles d'accessibilité dans tous les pays de l'UE et sera strictement appliquée.
Pourquoi rendre vos documents accessibles ?
Assurer l'accessibilité est donc devenu indispensable. Si l'accessibilité des bâtiments est devenue commune, il est logique que l'accessibilité du contenu s'impose aussi. Voici quelques raisons de rendre vos documents de communication client accessibles :
- S'engager pour l'inclusivité : valoriser tous vos clients améliore la réputation interne et externe de votre organisation.
- Des documents plus accessibles : tous vos documents publics doivent être accessibles.
- Meilleur SEO : les contenus conformes aux normes d'accessibilité sont mieux référencés par les moteurs de recherche, améliorant ainsi votre SEO.
- Éviter les problèmes juridiques : assurer l'accessibilité de vos communications et documents vous protège contre les amendes.
Accessibilité native ou modification à posteriori
Concevoir des communications accessibiles devrait être la norme, et les organisations sont nombreuses à se doter de logiciels spécifiques. La plupart des logiciels de communication client peuvent déjà créer des documents, mails, pages web accessibles. Cependant, toutes les entreprises ne profitent pas encore de ces capacités.
Ensuite, il y a les documents existants. Que faire des documents archivés auxquels les clients peuvent accéder ? Que faire des PDF déjà envoyés, publiés sur le site web de l'entreprise ou stockés ? Commentre rendre ces documents accessibles ? Avec le bon logiciel, vous pouvez rendre n'importe quel document historique accessible.
En combinant les logiciels de post-composition avec les logiciels de gestion des communications client, les documents peuvent être rapidement rendus plus accessibles pour des interactions fluides avec les logiciels d'assistance.
L'accessibilité universelle des documents est essentielle pour garantir que les documents numériques soient accessibles à tous. Elle assure un accès égal à l'information, répond aux exigences légales, améliore l'expérience utilisateur, augmente la productivité et l'efficacité, renforce la réputation de la marque et répond aux besoins de tous les clients.
Découvrez comment Quadient Inspire peut vous aider. Le 15 mai dernier, j'ai présenté une session, lors de la conférence Quadient Connects sur le sujet, vous pouvez la visionner en replay ici.
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