Im Zuge der Corona-Pandemie hatte die Versicherungsbranche unzählige Schwierigkeiten und Herausforderungen zu bewältigen. Insbesondere sind hier neue Vorschriften, höhere Auszahlungen an Versicherungsnehmer sowie die Umstellung auf neue Arbeitskonzepte zu nennen. Hinzu kommen gestiegene Kundenansprüche und verschärfte Wettbewerbsbedingungen.
Infolgedessen erwägen viele Versicherungsunternehmen die Umstellung auf effizientere Verfahren zur Verwaltung und Zustellung von Verlängerungsformularen, Bekanntgaben, Nachträgen, Versicherungsscheinen, Benachrichtigungen und anderen wichtigen Mitteilungen an Kunden. Hier empfiehlt sich der Umstieg auf eine Lösung, die Versicherungsunternehmen eine ganze Reihe von Vorteilen bietet: eine Plattform zur intelligenten Dokumentenautomatisierung.
Die Sach- und Opportunitätskosten ineffizienter Dokumentenverwaltung werden häufig unterschätzt, und die Erstellung und Verarbeitung von Dokumenten stellt einen erheblichen Betriebsaufwand dar. Abgesehen von den Kosten für Papier, Briefumschläge, Tinte und Porto ist der damit verbundene Zeitaufwand zu berücksichtigen: Diese Zeit könnten die Mitarbeiter anderweitig produktiver nutzen.
In einem vollständig manuellen Prozess müssen Mitarbeiter Dokumente drucken, sortieren, gruppieren und in Umschläge stecken. Darüber hinaus müssen sie Kontaktangaben überprüfen, um unzustellbare Postsendungen auf ein Minimum zu reduzieren. All diese Kosten können je nach Größe und Postvolumen der Organisation in die Tausende gehen.
Durch Automatisierung der Dokumentenverwaltung lassen sich alle Schritte optimieren und rationalisieren, die für die Erstellung, Personalisierung und den Versand von Kundenkommunikation erforderlich sind. Mit einer intelligenten Plattform zur Dokumentenautomatisierung können alle Dokumente mit einer einzigen, leicht zu integrierenden Lösung verwaltet werden. Sie bietet die Flexibilität, Dokumente über verschiedene Kanäle (physisch oder digital) sicher zu versenden, z. B. per E-Mail oder über ein spezielles Kundenportal.
Mit Software zur intelligenten Dokumentenautomatisierung können Sie Dokumente personalisieren, separate Dokumente für denselben Empfänger gruppieren, um die Postkosten zu senken, oder zielgerichtete Werbebotschaften hinzufügen. Moderne Plattformen verfügen sogar über einen integrierten Freigabeprozess, sodass Sie Dokumente von überall aus überprüfen können, um sicherzustellen, dass sie einheitlich gestaltet sind und Ihren Markenrichtlinien entsprechen.
Die Automatisierung kann auf alle Einzel- oder Stapelkommunikationen angewendet werden – von Schadensanzeigen über Lebensversicherungsformulare bis hin zu Mahnungen. Zudem besteht die Möglichkeit, große, umständliche Mailings an einen externen Anbieter auszulagern und Ihren Mailing-Prozess auf nur wenige Klicks zu reduzieren.
1. Bessere Kundenerlebnisse: Der Geschäftserfolg steht und fällt mit der Qualität des Kundenerlebnisses. Durch automatische Dokumentenverwaltung wird die Bearbeitungszeit verkürzt und die Fehlerquote reduziert. Die Folge ist eine dramatische Verbesserung der Kundenzufriedenheit.
Durch Personalisierung der Kundenkommunikation sowie ihrer Zustellung unter Berücksichtigung individueller Präferenzen lässt sich auch die Kundenzufriedenheit dramatisch verbessern.
2. Ersparnisse bei Betriebskosten: Durch die Reduzierung oder Eliminierung der papierbasierten Kommunikation sparen Sie Portokosten sowie Kosten für Versandmaterial.
- Optimierte Sicherheit und Compliance: Durch automatische Zustellung von Dokumenten wird das Risiko menschlicher Fehler verringert und sichergestellt, dass der richtige Kunden das richtige Dokument erhält.
- Steigerung des Engagements und der Produktivität von Mitarbeitern: Durch den Wegfall zeitraubender manueller Aufgaben können sich die Mitarbeiter ganz auf das Kerngeschäft konzentrieren.
- Weniger Zeitaufwand: Durch Automatisierung kann der Zeitaufwand für die Vorbereitung der ausgehenden Kommunikation erheblich reduziert werden.
So gut wie alle Versicherungsdokumente vom Erstantrag über das Underwriting bis hin zur Schadensabwicklung lassen sich automatisieren. Durch Automatisierung können Versicherungen die Erstellung von Dokumenten erheblich beschleunigen, kostspielige Fehler reduzieren, die Gewinnmargen erhöhen und ein besseres Kundenerlebnis gewährleisten.
Unter anderem eignen sich folgende Dokumente zur Automatisierung:
Underwriting
Underwriting-Dokumente können mit Software zur Dokumentenautomatisierung schnell und präzise erstellt werden. Underwriter und Versicherer können sich dabei an vorgefertigten Vorlagen orientieren. Die Automatisierungssoftware erfasst Kundendaten im Bewertungsdokument, das zur Berechnung der Prämie verwendet wird. Nach Abschluss der Berechnungen kann das Dokument digital zur Überprüfung und Unterzeichnung an den Kunden weitergeleitet werden.
Schadenbearbeitung
Die effiziente Bearbeitung von Schadensfällen ist eine entscheidende Voraussetzung für den Erfolg von Versicherungsunternehmen. Indes handelt es sich dabei oft um einen zeitaufwändigen und hochgradig manuellen Prozess, der mehrere Tage in Anspruch nimmt, da die Sachbearbeiter Daten aus verschiedenen Quellen beziehen müssen. Das inhärente Risiko menschlicher Fehler kann zu weiteren Verzögerungen führen.
Mit der Software zur Dokumentenautomatisierung können Daten zu Schadensfällen elektronisch erfasst und Kundendaten aus einer Datenbank in Berichte aufgenommen werden. Alle erforderlichen Informationen können an den Sachverständigen weitergeleitet werden, damit dieser die Richtigkeit des Anspruchs beurteilen kann.
Erstellung von Versicherungsscheinen
Die Erstellung von Versicherungsscheinen kann mithilfe von Software zur Dokumentenautomatisierung ebenfalls beschleunigt werden. Kunden können Formulare online ausfüllen und die entsprechenden Belege einreichen.
Die Software erstellt anhand der bereitgestellten Daten einen Versicherungsschein mit allen erforderlichen Klauseln und Angaben zum Umfang des Versicherungsschutzes. Kunden können das Versicherungsdokument dann mit einer digitalen Signatur unterzeichnen und die Zahlung digital tätigen. Ein ähnliches Verfahren kann bei der Verlängerung von Versicherungspolicen angewandt werden.
Nachdem Sie nun die Vorteile der intelligenten Dokumentenautomatisierung für Versicherungsunternehmen kennengelernt haben, fragen Sie sich womöglich, wo Sie bei der Umstellung konkret ansetzen sollten.
Am besten nehmen Sie zunächst folgende Schritte in Angriff:
- Analysieren Sie den Ist-Zustand Ihres Unternehmens
- Analysieren und dokumentieren Sie Ihre aktuellen Prozesse
- Definieren Sie den Soll-Zustand in Bezug auf Prozesse und Unternehmensziele
- Identifizieren Sie, welche einzelnen Mitarbeiter, Schritte und Technologien an der Umstellung beteiligt sein sollen
- Analysieren Sie erfolgreiche Umstellungen Ihrer Mitbewerber
- Nehmen Sie die langfristige Wertschöpfung ins Visier
Verlieren Sie nicht den Anschluss! Mit intelligenter Dokumentenautomatisierung verbessern Sie das Kundenerlebnis und Mitarbeiterengagement, reduzieren die Betriebskosten und gewährleisten Dokumentensicherheit.
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