Sie setzen noch immer auf Papier?
Im Laufe der letzten eineinhalb Jahre gab es weltweit eine starke Tendenz zur Dematerialisierung, Digitalisierung und zu papierlosen Arbeitsabläufen, sei es durch staatliche Mandate in Ländern wie Frankreich und Deutschland oder die Notwendigkeit, das eigene Geschäft in der virtuellen Welt fortzuführen.
Trotz der beschleunigten Umstellung auf digitale Kommunikation verbraucht ein durchschnittlicher Büroangestellter immer noch etwa 10.000 Blatt Papier pro Jahr. In diese 10.000 Blatt nicht einkalkuliert sind Notizbücher, Umschläge und sonstige Büroartikel. Multiplizieren Sie diese Zahl mit der Anzahl der Mitarbeiter in einem Unternehmen und Sie erhalten eine unfassbare Summe.
In Bezug auf den Workflow stellen papierbasierte Dokumente eine Vielzahl von Herausforderungen dar:
- Papierdokumente lassen sich schwieriger nachverfolgen.
- Eine Studie von Gartner hat ergeben, dass Menschen, die beruflich mit Papier arbeiten, mindestens 50 % ihrer Arbeitszeit mit der Suche nach Informationen verbringen.
- 97 % der Unternehmen, die hauptsächlich mit manuellen Prozessen arbeiten, sind der Meinung, dass unter dem Fehlen geeigneter Technologien und Werkzeuge die Produktivität ihrer Mitarbeiter leidet.
Manuelle Dokumentenprozesse bedeuten weniger Transparenz, höhere Kosten und geringere Produktivität. Und das alles für furchtbar viele gefällte Bäume und vergeudete Ressourcen.
Eine Lösung, um diese Probleme zu bewältigen und papierlose Prozesse in Ihrem Unternehmen einzuführen, ist der Einsatz von Electronic Data Interchange (EDI). Erfahren Sie hier mehr über EDI.
Was bedeutet Verwaltung der Dokumentenausgabe?
Die Verwaltung der Dokumentenausgabe ist ein Prozess, der mit der Erstellung von Kundenmitteilungen (Rechnungen, Angebote, Mahnungen, Benachrichtigungen usw.) beginnt und mit deren Zustellung durch verschiedene Versandkanälen endet. Dieser Prozess mag einfach erscheinen, aber es steckt mehr dahinter.
Nehmen wir zum Beispiel den Fall eines Kostenvoranschlags, der höchstwahrscheinlich von Kunde zu Kunde unterschiedlich ausfällt. Stellen Sie sich vor, Sie müssen ein Angebot an zwei verschiedene Personen senden:
- Wie personalisieren Sie beide Angebote?
- Wie fügen Sie bestimmte Informationen oder einen Rabatt hinzu oder bündeln das Angebot mit einem anderen Dokument, das an denselben Kunden gesendet werden muss?
- Was ist, wenn das Angebot von einem Vorgesetzten genehmigt werden muss, bevor es verschickt wird?
- Was passiert, wenn ein Kunde das Angebot per Briefpost anfordert und der andere eine digitale Zustellung wünscht?
- Welche Systeme haben Sie zur Verfügung, um sicherzustellen, dass der gesamte Prozess reibungslos verwaltet wird und alle fertigen Dokumente für den schnellen und einfachen Zugriff zu einem späteren Zeitpunkt archiviert werden?
Genau darum geht es bei der Verwaltung der Dokumentenausgabe. Eine optimierter Dokumentenausgabe ermöglicht es Ihnen nicht nur, all diese Anforderungen zu erfüllen, sondern hilft Ihnen, die Kundenkommunikation effizienter zu bearbeiten, sodass die Arbeitszeit von Mitarbeitern für wichtigere Aufgaben verwendet werden kann.
Wie funktioniert das?
Legen Sie fest, welche Kundendokumente Sie versenden und wie Sie diese Dokumente personalisieren möchten (Bilder, Logo, personalisierte Anschreiben). Geben Sie das Versanddatum an und wählen Sie schließlich den gewünschten Versandkanal. Dank einer Plattform zur Automatisierung der Kundenkommunikation wird Ihr Dokument, sobald diese Schritte festgelegt sind, erstellt, personalisiert, ausgewählt und per E-Mail, Post oder über ein kundenspezifisches Webportal verschickt.
Klingt großartig. Wo fange ich an?
- Stellen Sie die richtigen Fragen: Wie viele Dokumente bearbeite ich? Welcher meiner Dokumentenprozesse eignet sich für die Automatisierung?
- Betrachten Sie das große Ganze. Die Optimierung der Dokumentenverwaltung muss Teil eines einheitlichen Ansatzes innerhalb des Unternehmens sein, da sie sich auf zahlreiche Abteilungen auswirkt (HR, Finanzen, Vertrieb usw.).
- Machen Sie sie zu einem Bestandteil Ihrer Bemühungen für die digitale Transformation: Die Digitalisierung wird zunehmend unumgänglich und ist sogar vom Gesetzgeber ausdrücklich vorgesehen. Die Implementierung der für Sie am besten geeigneten Lösung für den Dokumentenversand kann Teil dieses Projekts sein.
- Mit einem Experten für intelligente Dokumentenautomatisierung an Ihrer Seite können Sie den gegenwärtigen Stand Ihres Dokumentenprozesses analysieren und den für Sie optimalen Weg in die gewünschte digitale Zukunft finden. Unser Team hilft Ihnen, den zu erwartenden ROI zu berechnen und die beste Lösung für Ihr Budget und Ihre spezifischen Geschäftsanforderungen zu finden.
