E-Invoicing 101: Was Sie wissen müssen und warum es wichtig ist

E-Invoicing ist das „nicht ganz neue“ heiße Thema in der Welt des Unternehmenszahlungsverkehrs. In der Vergangenheit sind in der Industrie oft neue Methoden der Digitalisierung aufgetaucht. Und während einige ein höheres Maß an Automatisierung und Komfort ermöglicht haben, hat die elektronische Rechnungsstellung bis heute nicht die breite Akzeptanz und die einst versprochenen Vorteile erreicht. Neue Vorschriften, die die Einführung der elektronischen Rechnungsstellung vorschreiben, werden jedoch erhebliche Auswirkungen auf die Einführung dieser Technologien für die meisten Unternehmen haben, insbesondere in Europa. Das Zeitalter der elektronischen Rechnungsstellung ist da und wird laut der Europäischen Kommission zu erheblichen wirtschaftlichen Vorteilen und einer Steigerung der Wettbewerbsfähigkeit der Unternehmen führen.

Die elektronische Rechnungsstellung wird in vielen Ländern zur Norm und zu einer Anforderung. Obwohl es eine Vielzahl von Varianten abdeckt und ein sich ständig weiterentwickelndes Thema ist, skizziert dieser Leitfaden, was Sie für Ihr Unternehmen über die elektronische Rechnungsstellung wissen müssen.

Was ist E-Rechnung?

Bevor wir tiefer in die elektronische Rechnungsstellung als Ganzes eintauchen, wollen wir definieren, was eine elektronische Rechnung ist. Genau wie eine normale Rechnung ist es ein Handelsdokument, das Transaktionsdaten enthält. Die auf einer E-Rechnung enthaltenen Informationen variieren von Land zu Land, müssen aber im Allgemeinen Folgendes enthalten:

Das Ausstellungsdatum
Namen und Adressen beider Parteien
Mehrwertsteuerregistrierung und Informationen
Erbrachte Leistungen
Der berechnete Betrag

Eine E-Rechnung unterscheidet sich von einer normalen Rechnung sowohl in ihrem Format als auch in der Art und Weise, wie sie verarbeitet wird – eine E-Rechnung wird elektronisch ausgestellt, übermittelt und empfangen und liegt in einem strukturierten Datenformat vor.

Einfach ausgedrückt ist E-Invoicing der digitale Austausch von Rechnungen zwischen zwei Parteien – einem Lieferanten und einem Käufer. Genauer gesagt handelt es sich um eine Form der Rechnungsstellung, die dem Käufer in einem elektronischen Format über eine vordefinierte Datenstruktur präsentiert wird. Eine E-Rechnung sollte Daten des Lieferanten in einem maschinenlesbaren Format enthalten, die automatisch in das Kreditorenbuchhaltungssystem (AP) des Käufers importiert werden können, ohne dass eine manuelle Dateneingabe erforderlich ist.

Obwohl es viele akzeptierte E-Rechnungsformate gibt, sind nicht alle digitalen Rechnungen E-Rechnungen. Lassen Sie uns kurz darauf eingehen, was die elektronische Rechnungsstellung nicht ist:

Unstrukturierte Rechnungsdaten im PDF- oder Microsoft Word-Format
Bilder von Rechnungen im JPG- oder PNG-Format
Unstrukturierte HTML-Rechnungen auf einer Webseite oder in einer E-Mail
Gescannte Papierrechnungen

PDF-Rechnungen, die normalerweise per E-Mail gesendet werden, sind keine E-Rechnungen. Standard-PDF-Rechnungen werden nicht in einem strukturierten Format gesendet und können daher nicht automatisch durch das System eines Unternehmens verarbeitet werden. Papierrechnungen, auch wenn sie von oder in ein digitales Format konvertiert werden, sind ebenfalls keine E-Rechnungen, da sie nicht elektronisch ausgestellt wurden.

Welche Dateistrukturen werden für die elektronische Rechnungsstellung verwendet?

Die frühesten Systeme sind über 40 Jahre alt und wurden größtenteils mit EDI (Electronic Data Interchange) aufgebaut. Obwohl EDI ein älterer Standard ist, ist er in einigen Branchen immer noch weit verbreitet, da er sehr sicher und zuverlässig ist.

Da EDI jedoch eine spezielle Formatierung und ein dediziertes Netzwerk erfordert, bietet es nicht die gleiche Flexibilität wie XML (Extensible Markup Language). XML ist ein weit verbreitetes Format für die elektronische Rechnungsstellung. Es handelt sich um einen flexiblen und offenen Standard, der an unterschiedliche Geschäftsanforderungen angepasst werden kann. XML-Rechnungen enthalten strukturierte Daten, wodurch sie unabhängig vom verwendeten System maschinenlesbar und einfach zu verarbeiten sind.

Welche Standards werden für die elektronische Rechnungsstellung verwendet?

Standards für die elektronische Rechnungsstellung sind eine Reihe von Spezifikationen, die verschiedene Rechnungsarten, -formate und -syntax definieren. Ihr Hauptziel ist es, den nahtlosen Austausch und die automatisierte Verarbeitung von Rechnungen und anderen Geschäftsdokumenten zwischen Organisationen und Systemen zu ermöglichen. Es sind zahlreiche E-Invoicing-Standards verfügbar, und hier sind einige der am weitesten verbreiteten:

PEPPOL (Pan-European Public Procurement On-Line) ist ein standardisiertes elektronisches Dokumentenaustauschnetzwerk, das es Unternehmen ermöglicht, Dokumente elektronisch mit ihren Handelspartnern in ganz Europa auszutauschen. Es wurde ursprünglich entwickelt, um die elektronische Beschaffung im öffentlichen Sektor zu unterstützen, wurde aber seitdem von Unternehmen in verschiedenen Branchen übernommen.
UBL (Universal Business Language): UBL ist ein XML-basierter Standard für die elektronische Rechnungsstellung, der in einigen Branchen immer beliebter wird. UBL-Rechnungen sind stark strukturiert und können an unterschiedliche Geschäftsanforderungen angepasst werden. UBL-Rechnungen können sowohl für die nationale als auch für die internationale Rechnungsstellung verwendet werden. Die Federal Reserve kündigte Anfang 2023 ein Pilotprojekt für die elektronische Rechnungsstellung in den Vereinigten Staaten an, mit dem Ziel, eine PEPPOL-ähnliche Lösung zu entwickeln. Derzeit beteiligen sich mehr als 80 Organisationen an dem Pilotprojekt.
Das American National Standards Institute (ANSI) X12 ist eine Reihe von Standards, die vom ANSI Accredited Standards Committee (ASC) X12 für den elektronischen Datenaustausch (EDI) in den Vereinigten Staaten entwickelt wurden. Die X12-Standards definieren eine Reihe standardisierter Formate und Protokolle für den Austausch verschiedener Arten elektronischer Dokumente wie Rechnungen, Bestellungen und Versandbenachrichtigungen zwischen verschiedenen Organisationen. Die Standards decken ein breites Spektrum von Branchen ab, darunter Gesundheitswesen, Finanzen, Transport und Einzelhandel.
EDIFACT (Electronic Data Interchange for Administration, Commerce and Transport) ist ein internationaler Standard für den elektronischen Datenaustausch (EDI), der von der Wirtschaftskommission der Vereinten Nationen für Europa (UNECE) entwickelt wurde. Der EDIFACT-Standard definiert eine Reihe standardisierter Formate und Protokolle für den Austausch verschiedener Arten elektronischer Dokumente wie Rechnungen, Bestellungen und Versandanzeigen zwischen verschiedenen Organisationen. Der Standard deckt ein breites Spektrum von Branchen ab, darunter Gesundheitswesen, Finanzen, Transport und Einzelhandel.

Denken Sie daran, dass die elektronische Rechnungsstellung nicht nur ein elektronisches Duplikat einer Papierrechnung ist. Die Verwendung von E-Invoicing erfordert diese beiden Schlüsselfunktionen: Die E-Rechnung muss mit der richtigen Struktur erstellt werden, und die E-Rechnung muss vom System des Verkäufers zum System des Käufers übertragen werden, um eine Transaktion ohne menschliche Interaktion zu unterstützen.

Wo ist die elektronische Rechnungsstellung vorgeschrieben?

Viele Länder weltweit implementieren obligatorische Anforderungen für die elektronische Rechnungsstellung oder digitale Berichterstattung. Die Anforderungen variieren von Land zu Land, mit unterschiedlichen Standards, Formaten, Datenfeldern und Prozessen in Bezug darauf, wie die Rechnung und ihre Daten mit Steuerbehörden geteilt und von Kunden empfangen werden.

2017 wurde ein europäischer Standard für das Versenden, Bezahlen und Verarbeiten digitaler Rechnungen eingeführt. Dieser Standard zielte darauf ab, das Senden und Empfangen von Rechnungen innerhalb Europas zu vereinfachen, damit Zahlungen schneller und einfacher erfolgen können. Italien war das erste Land in der Europäischen Union, das 2019 die elektronische Rechnungsstellung für B2B-Transaktionen vorschrieb. Die Mehrheit der EU-Länder schreitet jedoch jetzt mit der Einführung der obligatorischen elektronischen Rechnungsstellung voran, entweder für B2G- oder für B2B-Lieferungen, wobei einige Pilotprogramme starten und andere neue Rechtsvorschriften einführen, um die elektronische Rechnungsstellung bis 2024 vollständig umzusetzen.

Mit der Einführung der obligatorischen elektronischen Rechnungsstellung durch die EU dürfen Unternehmen Rechnungen nicht mehr manuell bearbeiten. Softwareanbieter passen sich schnell an – sie stellen sicher, dass Systeme in Zukunft Käufern und Verkäufern problemlos Transaktionen ermöglichen, selbst wenn sie unterschiedliche Softwareanwendungen verwenden, da der internationale Standard es diesen Systemen ermöglicht, miteinander zu „sprechen“.

Das EU-Mandat folgt auf die bedeutende Einführung der elektronischen Rechnungsstellung in Südamerika in den letzten zwei Jahrzehnten. Brasilien hat 2006 obligatorische elektronische Rechnungsstellungssysteme eingeführt und verlangt von Unternehmen, elektronische Rechnungen für alle B2B-Transaktionen zu verwenden. Chile führte 2014 die obligatorische elektronische Rechnungsstellung ein und Peru folgte 2018 – beide verlangten von Unternehmen, das standardisierte elektronische Rechnungssystem der Regierung zu verwenden.

Ob Sie Unternehmer, Angestellter im öffentlichen Dienst, Buchhalter oder Programmierer sind, die elektronische Rechnungsstellung betrifft Sie. E-Invoicing-Lösungen helfen dabei, manuelle Aufgaben durch automatisierte Geschäftsregeln und Maßnahmen zu ersetzen, um die Effizienz zu steigern, die Fehlerbehandlung zu minimieren und Unternehmen dabei zu unterstützen, die E-Invoicing-Gesetzgebung in ihren jeweiligen Ländern einzuhalten.

Welche Arten von Rechnungen werden per E-Invoicing verschickt?

E-Rechnungen können für verschiedene Arten von Rechnungen verwendet werden, einschließlich, aber nicht beschränkt auf:

Standardrechnungen: Dies ist die häufigste Art von E-Rechnungen, die Unternehmen verwenden, um Zahlungen von ihren Kunden anzufordern.
Gutschriften: Die elektronische Rechnungsstellung kann auch für Gutschriften verwendet werden, die ausgestellt werden, wenn eine Rückerstattung oder Berichtigung für eine zuvor ausgestellte Rechnung erforderlich ist.
Belastungsanzeigen: Belastungsanzeigen werden ausgestellt, wenn zusätzliche Gebühren auf eine bestehende Rechnung angewendet werden müssen. Auch für diese Art von Rechnungen kann die elektronische Rechnungsstellung verwendet werden.
Proforma-Rechnungen: Proforma-Rechnungen sind vorläufige Rechnungen, die ausgestellt werden, bevor die eigentlichen Waren oder Dienstleistungen geliefert werden. Die elektronische Rechnungsstellung kann auch zur Ausstellung von Proforma-Rechnungen verwendet werden.
Elektronische Rechnungsauszüge: Einige Unternehmen verwenden die elektronische Rechnungsstellung, um ihren Kunden regelmäßig elektronische Rechnungsauszüge zu senden, die alle Rechnungen und Zahlungen zusammenfassen, die während eines bestimmten Zeitraums getätigt wurden.

Insgesamt kann die elektronische Rechnungsstellung für verschiedene Arten von Rechnungen verwendet werden, wodurch der Rechnungsprozess effizienter und rationalisiert wird.

Welche Vorteile bietet die elektronische Rechnungsstellung?

1. Prozessautomatisierung

Die traditionelle Rechnungsstellung ist wie jeder papierbasierte Prozess manuell intensiv und anfällig für menschliche Fehler, was zu erhöhten Kosten und längeren Verarbeitungslebenszyklen für Unternehmen führt. Prozessautomatisierung verschafft Unternehmen einen Wettbewerbsvorteil. Da ERP-Systeme elektronische Rechnungen automatisch liefern, müssen Mitarbeiter keine Zeit mit der manuellen Eingabe von Daten verbringen. Durch den Wegfall der alltäglichen, zeitaufwändigen Aufgaben der Dokumentenverwaltung und -verteilung können Mitarbeiter mehr Zeit für höherwertige Aufgaben aufwenden. Darüber hinaus wird das Risiko menschlicher Fehler drastisch reduziert.

2. Kosteneinsparungen

Welches Unternehmen liebt es nicht, Geld zu sparen? Bei Papierrechnungen zahlen Sie für das Drucken und Versenden jeder Rechnung. Sie müssen auch Personal bezahlen, um Daten manuell in Ihr Buchhaltungssystem einzugeben. Abgesehen von der Reduzierung der Papier- und Versandkosten ergeben sich einige der bedeutendsten Kosteneinsparungen durch die elektronische Rechnungsstellung tatsächlich aus der Steigerung der Effizienz und der Verringerung des Risikos menschlicher Fehler – AR- und AP-Teams konzentrieren sich auf wertschöpfendere Aufgaben, indem sie die Notwendigkeit manueller Daten beseitigen Eintragung und Ablage. Diese verbesserte Effizienz bedeutet auch, dass Sie das Rechnungsvolumen erhöhen können, ohne das Personal aufstocken zu müssen. Einsparungen bei diesen Ressourcen tragen letztendlich zu Ihrem Endergebnis bei.

3. Kürzere Rechnungsdurchlaufzeit

Die elektronische Rechnungsstellung hat kürzere Rechnungsempfangs- und Zahlungszeiten – was zu einem verbesserten Cashflow führt. Kürzere Zykluszeiten beziehen sich auf die Verringerung der Anzahl von Tagen zwischen der Ausstellung einer Rechnung und ihrer Zahlung. Wenn Unternehmen es ihren Kunden einfach machen, per E-Rechnung zu bezahlen, werden sie schneller bezahlt. Für den Verkäufer erhöhen schnellere Zahlungen den Cashflow, während der Käufer von reduzierten Gebühren für verspätete Zahlungen und der Möglichkeit profitiert, potenzielle Frühzahlungsrabatte zu erhalten.

Die elektronische Rechnungsstellung kann B2B-Zahlungen im Vergleich zur herkömmlichen papierbasierten Rechnungsstellung erheblich beschleunigen. Die genaue Zeitersparnis kann von mehreren Faktoren abhängen, wie z. B. der Größe des Unternehmens und der Komplexität des Zahlungsvorgangs. Untersuchungen haben jedoch gezeigt, dass die elektronische Rechnungsstellung die Zahlungszeiten um bis zu 60 % verkürzen kann .

4. Datenverfügbarkeit und -qualität

E-Rechnungen erfordern sichere Aufbewahrungsmechanismen, und die unterzeichneten Originaldokumente werden für den gesetzlich festgelegten Zeitraum sicher aufbewahrt. Dies verringert die Lagerkosten und ermöglicht Benutzern den Online-Zugriff auf frühere Rechnungen. Auch Rechnungsdaten können ohne Informationsverlust oder Schreibfehler übertragen werden, wodurch Sie die Verfügbarkeit und Genauigkeit der Daten in Ihren Systemen erhöhen können. Als Einkäufer verringern Sie das Risiko, fehlerhafte Rechnungen zu bezahlen oder falsche Daten einzugeben. Als Lieferant erhöhen Sie die Rechnungsannahmequote beim Kunden und verkürzen die Zeit bis zum Zahlungseingang.

5. Bessere Sicherheit

E-Rechnungen werden über private Netzwerke oder Protokolle versendet und Herkunft und Authentizität von E-Rechnungen werden mit elektronischen Signatursystemen garantiert. Die Erhöhung der digitalen Sicherheit wird für alle Unternehmen immer wichtiger, insbesondere für diejenigen, die mit personenbezogenen oder sensiblen Daten umgehen. Mit dem richtigen Dienstleister werden E-Rechnungen während des gesamten Versandprozesses verschlüsselt, was sowohl für Ihr Unternehmen als auch für Ihre Kunden und Lieferanten ein sicherer Schritt ist.

6. Assists bei ESG-Zielen

Ein weiterer vorteilhafter Aspekt der elektronischen Rechnungsstellung ist die geringere Auswirkung auf die Umwelt. Es verringert die Umweltauswirkungen des Rechnungsstellungsprozesses, indem es Papier, Tinte, Umschläge und Emissionen während des Transports eliminiert. Viele Unternehmen versuchen, ihren ökologischen Fußabdruck im Rahmen ihrer ESG-Ziele (Environmental, Social and Governance) zu reduzieren. Die Implementierung einer Richtlinie zur elektronischen Rechnungsstellung kann Unternehmen bei bestimmten ESG-Zielen helfen, indem sie Papier und den ökologischen Fußabdruck bei Transport und Versand reduziert.

7. Rabatte des Lieferanten

Lieferanten gewähren häufig Rabatte für pünktliche Zahlungen und können Strafen für verspätete Zahlungen verhängen. Die elektronische Rechnungsstellung kann den Zahlungsprozess für Kunden vereinfachen, indem sie ihre Rechnungen umgehend begleichen und die von Lieferanten angebotenen Frühzahlungsanreize nutzen können.

Was sind die Schwierigkeiten bei der elektronischen Rechnungsstellung?

Während die elektronische Rechnungsstellung viele Vorteile bietet, gibt es auch einige Herausforderungen, denen Unternehmen bei der Implementierung dieser Technologie begegnen können. Zu den größten Herausforderungen der elektronischen Rechnungsstellung gehören:

Technische Kompatibilität: Für die elektronische Rechnungsstellung müssen Unternehmen über kompatible Systeme und Software verfügen, um Rechnungen elektronisch auszutauschen. Die Sicherstellung der technischen Kompatibilität kann eine Herausforderung sein, insbesondere für kleine Unternehmen, die möglicherweise nicht über die Ressourcen verfügen, um in neue Technologien zu investieren.
Standardisierung: Weltweit werden verschiedene E-Invoicing-Standards und -Formate verwendet, die es Unternehmen erschweren können, Rechnungen mit internationalen Partnern auszutauschen.
Sicherheit und Betrug: Die elektronische Rechnungsstellung erfordert den Austausch sensibler Finanzinformationen, die anfällig für Cyberangriffe und Betrug sein können. Unternehmen müssen sicherstellen, dass sie über robuste Sicherheitsmaßnahmen verfügen, um ihre Finanzdaten zu schützen.
Widerstand gegen Veränderungen: Einige Unternehmen können sich gegen die Einführung der elektronischen Rechnungsstellung aufgrund der wahrgenommenen Komplexität und Kosten sträuben, die mit der Implementierung neuer Technologien verbunden sind.
Einhaltung gesetzlicher Vorschriften: Die Vorschriften und Standards für die elektronische Rechnungsstellung variieren von Land zu Land, was es für Unternehmen, die in mehreren Gerichtsbarkeiten tätig sind, schwierig machen kann, die Einhaltung aller relevanten Gesetze und Vorschriften sicherzustellen.

Obwohl die elektronische Rechnungsstellung viele Vorteile bietet, müssen Unternehmen diese Herausforderungen sorgfältig prüfen und Maßnahmen ergreifen, um sie anzugehen, wenn sie diese Technologie implementieren.

So starten Sie mit der elektronischen Rechnungsstellung.

Entscheidungsträger sollten sich bereits heute mit der elektronischen Rechnungsstellung befassen, da sie viele interne Vorteile in Form eines optimierten Prozesses bietet. Da die Vorschriften für die elektronische Rechnungsstellung in Europa durchgesetzt werden und die elektronische Rechnungsstellung in immer mehr Ländern auf der ganzen Welt eingeführt wird, werden Unternehmen gezwungen sein, die elektronische Rechnungsstellung einzuführen, um wettbewerbsfähig zu bleiben und Zugang zu diesen Märkten zu erhalten. Es ist sehr wahrscheinlich, dass die elektronische Rechnungsstellung in weniger als einem Jahrzehnt eine Standardlösung sein wird. Folgendes sollten Sie zu Beginn beachten:

1. Forschung

Sorgen Sie für einen reibungslosen Übergang und vermeiden Sie häufige Fallstricke, indem Sie sich die Zeit nehmen, die verfügbaren Optionen zu verstehen, Best Practices kennenzulernen und geeignete E-Invoicing-Dienstleister zu bewerten. Da viele Anbieter neue E-Invoicing-Optionen anbieten, ist es wichtig, mit einem Anbieter zusammenzuarbeiten, der den End-to-End-Prozess der Verbindung zu Ihren bestehenden Systemen versteht, richtig formatierte E-Rechnungen erstellt und diese effektiv liefert.

2. Denken Sie an Ihre Kunden

Wenn Sie verstehen, was Ihre Kunden brauchen und wollen, können Sie Ihre E-Invoicing-Lösung an ihre spezifischen Anforderungen anpassen. Sie steigern die Kundenzufriedenheit und können auch eine bessere Preisstrategie entwickeln, die ihrem Budget entspricht, wenn Sie die Bedürfnisse Ihrer Kunden verstehen.

3. Stellen Sie sicher, dass Sie konform sind

Je nach Land, in dem Sie tätig sind, gelten möglicherweise unterschiedliche gesetzliche Anforderungen für die elektronische Rechnungsstellung. Das Versenden elektronischer Rechnungen in Übereinstimmung mit den gesetzlichen Anforderungen hilft Ihnen dabei, schneller ausbezahlt zu werden. Mit dem richtigen Dienstleister verschafft Ihnen die elektronische Rechnungsstellung einen Wettbewerbsvorteil und vereinfacht die Erfüllung steuerlicher Anforderungen.

Verabschieden Sie sich von Papierrechnungen.

Die Welt bewegt sich in Richtung E-Invoicing. Weniger Papierkram und weniger menschliche Eingriffe bedeuten mehr Transparenz, mehr Compliance und mehr Einsparungen in allen Unternehmen und überall. Wenn Sie bereit sind, in eine stärker digitalisierte Zukunft zu wechseln, ist es jetzt an der Zeit, sich mit einem Qualitätsdienstleister zusammenzutun. Die elektronische Rechnungsstellung entwickelt sich schnell zum neuen Geschäftsstandard, also warten Sie nicht zu lange, um an Bord zu kommen.

Wenn Sie Hilfe beim Einstieg oder die besten Empfehlungen für Ihr Unternehmen benötigen, kontaktieren Sie uns hier! Wir bei Quadient sind immer bereit und freuen uns, neuen Unternehmen beim Start zu helfen. Und mit der elektronischen Rechnungsstellung können wir sicherstellen, dass Ihr Prozess vom ersten Tag an so effizient wie möglich ist.