Revolutionierung des Dokumentenmanagements mit Inspire Digital Vault: Eine cloudbasierte SaaS-Lösung

Die Verwaltung eines ständig wachsenden Volumens an betrieblichen und regulatorischen Dokumenten stellt in der heutigen Digital-First-Geschäftslandschaft eine große Herausforderung dar. Unternehmen müssen sicherstellen, dass ihre Kundendokumente sicher gespeichert, leicht abrufbar und vollständig mit den sich ständig ändernden globalen Vorschriften konform sind. Herkömmliche On-Premise-Lösungen, die oft teuer und ressourcenintensiv sind, werden diesen Anforderungen nicht mehr gerecht. Dieser Wandel hat zu einem signifikanten Bedarf an flexiblen, sicheren und skalierbaren Cloud-basierten Lösungen geführt. Hier kommt Inspire Digital Vault (IDV) ins Spiel - eine einzigartige SaaS-basierte Archivierungslösung, die das Dokumentenmanagement rationalisiert, die Compliance verbessert und die Geschäftskontinuität gewährleistet. 

In Kombination mit Inspire Evolve, einer Lösung für Customer Communication Management (CCM), bietet IDV eine nahtlosen End-to-End-Prozess von der Zusammenstellung über die Bereitstellung bis hin zur sicheren Speicherung Ihrer Dokumente. Dieses dynamische Duo ermöglicht es Unternehmen, Dokumenten-Workflows zu modernisieren, die Effizienz zu verbessern und die Erwartungen der Kunden zu erfüllen.

Den sich wandelnden Bedürfnissen der Unternehmen gerecht werden

Die sich verändernde Landschaft

In der Vergangenheit verließen sich Unternehmen auf On-Premise-ECM-Systeme (Enterprise Content Management) oder ältere Archivlösungen, um wichtige Kommunikation zu speichern. Obwohl diese Systeme in der Vergangenheit effektiv waren, sind sie kostspielig, starr und nicht mehr in der Lage, mit den modernen Anforderungen Schritt zu halten.

Zu den häufigsten Herausforderungen gehören:

• Hohe Kosten: On-Premise-Lösungen erfordern erhebliche Investitionen in die Infrastruktur und die laufende Wartung.
• Inflexibilität: Altsysteme sind oft nicht in der Lage, sich an veränderte Anforderungen des Unternehmens oder sich wandelnde Vorschriften anzupassen.
• Compliance-Risiken: Die wachsende Komplexität von Vorschriften wie DSGVO, ISO 14641 und anderen setzt Unternehmen potenziellen Compliance-Verstößen aus.

Gleichzeitig sind CRM-Systeme zwar hervorragend für die Verwaltung von Kundeninteraktionen geeignet, verfügen aber oft nicht über die notwendigen Archivierungsfunktionen, um die Kundenkommunikation sicher zu speichern. Diese Lücke unterstreicht die Nachfrage nach einer integrierten, Cloud-basierten Lösung, um diese Mängel zu beheben und gleichzeitig neue Technologien wie KI zu nutzen.

Hauptmerkmale von Inspire Digital Vault

Inspire Digital Vault wurde entwickelt, um Unternehmen eine effiziente und sichere Möglichkeit zur Verwaltung von Kundendokumenten zu bieten. Zu seinen Funktionen gehören:

1. Intuitive Benutzeroberfläche für Unternehmen: Eine benutzerfreundliche Oberfläche ermöglicht es Ihren Mitarbeitern, Dokumente mit minimalem IT-Support abzurufen, zu verwalten und zu prüfen, wodurch die Produktivität der Abteilungen gesteigert wird.
2. Automatisierte Dokumentenindizierung: Dokumente werden automatisch indiziert und mit Metadaten gespeichert, um einen schnellen und genauen Abruf zu gewährleisten.
3. Nahtlose Integration: DieAPIs von Inspire Digital Vault lassen sich mühelos in verschiedene Systeme integrieren, darunter Inspire Evolve, ERP-Plattformen, CRM-Tools, Websites und andere Datenquellen, wodurch ein einheitliches Ökosystem entsteht.
4. Erweiterte Suchfunktionen: Dank responsivem Design und leistungsstarken Suchfunktionen können die Benutzer Dokumente auf jedem Gerät und zu jeder Zeit schnell finden.
5. On-Demand- und Batch-Dokumentenablagen: Das System unterstützt Batch- und On-Demand-Dokumentenablagen mit zuverlässigen Fehlerbehandlungs- und Berichtsmechanismen, um die Genauigkeit zu gewährleisten.
6. Skalierbarkeit und Leistung: Ob für kleine Teams oder große Unternehmen - die Skalierbarkeit von IDV gewährleistet eine optimale Leistung, unabhängig vom Volumen der gespeicherten Dokumente
7. Audit-Trail und Compliance: Integrierte Audit-Trail-Funktionen ermöglichen es Benutzern, Dokumentversionen zu verfolgen und so Verantwortlichkeit und Transparenz bei Compliance-Audits zu gewährleisten.
8. Sicherheit und Compliance: IDV erfüllt globale Sicherheitsstandards, darunter ISO 9001, ISO 14641, ISO 27001 und SOC 2, und gewährleistet so eine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung und strenge Zugriffskontrollen.

Vorteile einer Cloud-basierten Archivierungslösung

Die Einführung einer Cloud-basierten Archivierungslösung wie IDV bietet zahlreiche Vorteile für moderne Unternehmen:

1. Kosteneffizienz

IDV macht eine kostspielige Infrastruktur vor Ort überflüssig und senkt so die Betriebskosten. Das abonnementbasierte Preismodell bietet Vorhersehbarkeit und ermöglicht es Unternehmen, Budgets besser zu verwalten.

2. Flexibilität und Zugänglichkeit

Als SaaS-Lösung ermöglicht IDV den Benutzern den Zugriff auf Dokumente von überall aus, was Remote-Arbeit ermöglicht und die betriebliche Kontinuität in der heutigen hybriden Arbeitsumgebung gewährleistet.

3. Verbesserte Compliance

IDV wurde entwickelt, um die strengen globalen regulatorischen Standards zu erfüllen und Unternehmen dabei zu unterstützen, Strafen zu vermeiden und das Vertrauen ihrer Kunden zu erhalten.

4. Nahtlose Integration mit Inspire Evolve

IDV und Inspire Evolve schaffen einen optimierten Workflow, der Ihre Dokumentenprozesse vereinfacht und eine schnellere und effizientere Kommunikation mit Kunden gewährleistet.

Brancheneinblicke: Die Umstellung auf SaaS-basierte Archivierung

Jüngste Branchenforschungen wie Gartners "Improving Customer Experience with Cloud-Based Archiving" und IDCs "Regulatory Compliance in the Cloud: Trends for 2023" unterstreichen die wachsende Nachfrage nach SaaS-basierten Lösungen:

• 62 % der Unternehmen planen, innerhalb der nächsten zwei Jahre auf Cloud-basierte Archivierung umzusteigen, um Kosten zu senken und die betriebliche Agilität zu verbessern.
• 80 % der Unternehmen berichten von einer verbesserten Kundenzufriedenheit bei der Integration von CCM- und Archivierungslösungen dank schnellerem Abrufen von Dokumenten und personalisierter Kommunikation.
• 95 % der Compliance-Experten nennen automatisierte Audit-Protokolle als entscheidend für die Reduzierung regulatorischer Risiken.

Diese Daten verdeutlichen die Vorteile des Wechsels von traditionellen On-Premise-Systemen zu Cloud-basierten Lösungen wie IDV.

Inspire Digital Vault: Ein strategisches Tool für die Zukunft

Die Kombination von Inspire Digital Vault und Inspire Evolve stellt einen Paradigmenwechsel in der Art und Weise dar, wie Unternehmen Dokumente verwalten. Die Bereitstellung einer sicheren, skalierbaren und gesetzeskonformen Lösung ermöglicht Unternehmen folgende Vorteile:

• Modernisierung Ihrer Dokumentenmanagementprozesse.
• Reduktion Ihrer Betriebskosten und stärkere Unabhängigkeit von IT-Ressourcen.
• Sicherstellunger ung globaler Vorschriften.
• Steigerung der Kundenzufriedenheit durch nahtlose Kommunikationsabläufe.

In einer sich ständig verändernden Geschäftswelt kann die Bedeutung flexibler, cloudbasierter Lösungen nicht genug betont werden. Mit Inspire Digital Vault bietet Quadient mehr als nur eine Archivierungslösung. Es ist ein strategisches Werkzeug, das Unternehmen dabei hilft, in einer zunehmend digitalen und regulierten Welt erfolgreich zu sein.

Lassen Sie Quadient Ihre digitale Transformation noch heute begleiten und erleben Sie die Zukunft des Dokumentenmanagements mit Inspire Digital Vault.