Nel settore sanitario sono i fattori esterni come le aspettative crescenti dei pazienti, i regolamenti nazionali come l'HIPAA (Health Insurance Portability and Accountability Act) e una forza lavoro in remoto ad aggiungere complessità ai processi documentali. 

Molte aziende operanti nel settore sanitario si affidano a processi manuali e laboriosi per inviare comunicazioni sensibili ai pazienti, come ad esempio dichiarazioni, moduli di consenso informato, richieste di divulgazione di informazioni e documenti assicurativi. Oggi più che mai, le organizzazioni del settore sanitario utilizzano l'automazione documentale per gestire e inviare le comunicazioni più importanti ai loro pazienti. 

Le organizzazioni che operano nel settore sanitario hanno bisogno dell'agilità necessaria per reagire e adattarsi alle esigenze normative, settoriali e dei pazienti. Un software di gestione documentale dedicato è in grado di automatizzare l'intero flusso di lavoro delle comunicazioni destinate ai pazienti, fornendo la flessibilità di inviare comunicazioni di importanza critica attraverso più canali di distribuzione: stampa, digitale o in outsourcing.

L'automazione documentale consente di raggiungere efficienze impossibili da ottenere con i processi manuali e fornisce ai pazienti un'esperienza di migliore qualità.

La routine giornaliera degli operatori del settore sanitario era già di per sé complicata prima della pandemia. I dirigenti delle organizzazioni sanitarie hanno dovuto affrontare diverse evoluzioni strutturali. Ad esempio, la riduzione del personale ha comportato un aumento del carico di lavoro, in parte dovuto all'aumento esponenziale delle attività di carattere amministrativo. 

I punti critici più diffusamente citati dai direttori di ospedali e cliniche includono:

• Mancanza di visibilità sui processi documentali 
• Necessità di soddisfare una pluralità di stakeholder
• Un cambiamento nel modus operandi del settore, con una maggiore attenzione al profitto e alla riduzione dei costi a causa dell'aumento della concorrenza e di pazienti più esigenti 

Una delle sfide più importanti per il settore è rappresentato dall'adozione di nuove tecnologie. La pandemia ha infatti evidenziato l'importanza della digitalizzazione, in particolar modo dei processi documentali. 

Secondo uno studio condotto da Forrester Consulting su 450 professionisti IT e aziendali di grande esperienza, dall'arrivo del COVID-19 i decision-maker hanno cambiato la loro percezione degli strumenti digitali relativi all'elaborazione dei documenti. Benché avessero sempre percepito la digitalizzazione come una strategia operativa essenziale che consentiva loro di ridurre i costi, ora considerano gli strumenti digitali strategici per la continuità del proprio business. 

L'adozione di un processo documentale digitale da parte degli operatori sanitari non solo consente di affrontare tutte le problematiche aziendali precedentemente elencate, ma offre anche un valore aggiunto significativo per l'attività nel suo complesso. Le organizzazioni che utilizzano esclusivamente processi documentali digitali stanno assistendo a un miglioramento 5 volte maggiore nel mantenimento della continuità aziendale rispetto a quelle con processi documentali digitali minimi o assenti. 

Tra i primi 5 vantaggi evidenziati nello studio condotto da Forrester sono presenti:

• Aumento dell'efficienza grazie alla più rapida elaborazione dei documenti
• Miglioramento della produttività dei dipendenti e risparmio di tempo
• Maggiore soddisfazione del paziente
• Migliore collaborazione tra i dipendenti e più facilità di accesso e condivisione dei documenti quando si lavora da remoto

Fonti: Rapporto Global Health Outlook 2020, Frost and Sullivan; rapporto di thought leadership di Forrester Consulting "How Digital document processes are shifting from best practice to business necessity"," agosto 2020

Un moderno software di automazione documentale per il settore sanitario, come la piattaforma Impress di Quadient, è in grado di automatizzare l'intero flusso di comunicazione con i pazienti e fornire la flessibilità necessaria per inviare le comunicazioni più importanti attraverso canali di consegna diversificati: stampa, digitale o in outsourcing.

Stampa: consolidamento della posta dal desktop e invio all'impianto di produzione di posta centralizzato da qualsiasi luogo

Digitale: invio digitale delle comunicazioni tramite un portale documentale sicuro e personalizzato

Outsourcing: stampa, smistamento, archiviazione, misurazione e invio senza abbandonare la scrivania attraverso una soluzione di posta ibrida in outsourcing

Progettata per soddisfare le esigenze delle organizzazioni sanitarie che richiedono la capacità di supportare sia i sistemi che i processi legacy, la gamma di soluzioni hardware e software di Quadient, la migliore delle categoria, offre alle aziende del settore l'agilità necessaria per rispondere e adattarsi rapidamente alle richieste dei clienti, agli obblighi normativi e alle esigenze del settore.

I vantaggi dell'automazione documentale nel settore sanitario sono chiari, ma come si inizia?

Per iniziare con l'automazione dei documenti nel settore sanitario, suggeriamo i seguenti passaggi:

1. Effettuare un'analisi approfondita della propria attività per individuare le esigenze di automazione

Iniziate identificando i documenti più critici, costosi e laboriosi da creare. Questi documenti saranno in genere quelli che hanno un grande impatto sull'esperienza del paziente. 

Esempi di comunicazioni sanitarie che possono essere automatizzate includono: 

• Fatture/riscossioni indirizzate ai pazienti
• Autorizzazioni e reiezioni dei sinistri
• Analisi di laboratorio e documentazione sanitaria
• Moduli di richiesta delle prestazioni
• Avvisi per pagamenti scaduti/avvisi di mora
• Conferme degli appuntamenti
• Assegni (fornitori e buste paga)
• Spiegazione dei benefit

2. Scegliere la tecnologia giusta 

Assicuratevi di scegliere una tecnologia di automazione documentale che abbia ampie possibilità di integrazione, in modo che possa funzionare in sinergia con la tecnologia in essere. Scegliete una piattaforma che sia facile da usare e che sia dotata un'interfaccia utente semplice, in modo che il personale possa imparare a usarla rapidamente e non torni ai vecchi metodi di fare le cose.

Selezionate un partner tecnologico coinvolto attivamente nel successo dei propri clienti. Esaminate i consigli degli analisti, chiedete ai potenziali fornitori le valutazioni sulla soddisfazione dei loro clienti e controllate i siti di recensioni per ascoltare direttamente gli utenti.

3. Prendere in considerazioni le esigenze attuali e quelle future

Le vostre esigenze attuali si evolveranno nel tempo, pertanto tenete in considerazione le esigenze future e selezionate una piattaforma in grado di crescere assieme a voi.

La transizione della vostra azienda dalla carta all'elaborazione automatizzata dei documenti consentirà di ottenere una maggiore efficienza, di migliorare la produttività dei dipendenti e di lasciare più tempo gli operatori sanitari per concentrarsi sui pazienti. L'automazione intelligente dei documenti riduce il rischio di errori che potrebbero avere un impatto sull'esperienza del paziente, sulla sua salute e sui flussi di cassa.