Molte piccole e medie imprese (PMI) si affidano a processi manuali per inviare documenti transazionali critici ai clienti come fatture, estratti conto, notifiche e contratti. I processi manuali comportano costi operativi più elevati e una minore produttività dei dipendenti, oltre a esporre la vostra azienda al rischio di errore umano.
Per rimanere competitivi, le aziende devono massimizzare la loro velocità e sfruttare al meglio i propri team e le proprie risorse. Eliminare i processi manuali inefficienti tramite l'automazione intelligente dei documenti è un modo per raggiungere questo obiettivo.
L'automazione documentale è il processo mediante il quale la tecnologia viene impiegata per semplificare la creazione e la distribuzione dei documenti. Nella definizione rientrano una pluralità di casi, che vanno dalla generazione di documenti semplici a sistemi di gestione per documenti più complessi.
L'automazione dei processi di creazione e gestione dei documenti presenta numerosi vantaggi, il più evidente dei quali è che può far risparmiare tempo e fatica. L'automazione delle attività ripetitive aiuta anche a:
- migliorare la precisione e l'omogeneità
- consentire al personale di dedicarsi ad attività di maggiore importanza
- garantire la conformità ai requisiti normativi
Per prosperare in un contesto di business in continua evoluzione, le PMI devono adattarsi e soddisfare le aspettative dei consumatori per mantenere con essi delle buone relazioni.
Le comunicazioni personalizzate, dotate di contenuti mirati, coinvolgenti e distribuite tramite il canale preferito del cliente, consentono di offrire un'esperienza migliore. Tuttavia, molte PMI sono limitate da flussi di lavoro inefficienti e da processi manuali ripetitivi relativi alla preparazione, all'elaborazione e alla consegna dei documenti dei clienti. Pertanto, queste comunicazioni non sono adeguatamente
modernizzate per le esigenze odierne, hanno costi operativi elevati e sono esposte al rischio di errori imbarazzanti e costosi, oltre che a potenziali problemi di sicurezza.
L'utilizzo di strumenti digitali, come i software di automazione documentale, consente alle piccole e medie imprese di accelerare la propria evoluzione digitale e ottimizzare i flussi di lavoro. La modernizzazione delle operazioni e dei processi interni facilita inoltre la distribuzione multicanale dei documenti, aumenta l'efficienza operativa e offre una migliore esperienza cliente.
L'implementazione dell'automazione dei documenti fornisce un approccio disciplinato alla gestione dei processi che governano le comunicazioni in uscita. Tra i vantaggi più evidenti vi sono:
- Miglioramento dell'efficienza operativa
Il vostro personale preleva manualmente i documenti ad hoc, come ad esempio le fatture a saldo zero? Dedicate tempo prezioso a controllare due o tre volte le buste per assicurarvi che contengano i materiali giusti?
Le soluzioni intelligenti di automazione documentale consentono l'impostazione di regole aziendali in base a criteri specifici, per garantire che nella busta ci sia sempre il documento giusto.
- Aumento della produttività e del morale dei dipendenti
Le aziende che si affidano al lavoro manuale per preparare, elaborare e spedire i documenti potrebbero trascurare l'impatto che questa attività può avere sul morale e sulla produttività dei dipendenti.
Con l'andare del tempo, infatti, le attività manuali ripetitive finiscono per influire negativamente sul comportamento e sulle prestazioni della forza lavoro. Un recente studio ha messo in luce le seguenti osservazioni:
- I dipendenti si distraevano e si sentivano poco coinvolti, il che comportava inevitabilmente il verificarsi di errori che potevano essere evitati.
- I dipendenti si preoccupavano soprattutto di portare a termine le monotone attività manuali piuttosto che di garantirne l'accuratezza, perfino quando non avevano limiti di tempo e avevano l'opportunità di rivedere il lavoro svolto.
AIM Consulting Associates, "How Automation Impacts Document Workflow: A Pilot Study", 2020
I dipendenti che si dedicano esclusivamente a compiti ripetitivi come stampare, smistare e imbustare la posta, con il passare del tempo perdono entusiasmo e vanno incontro a una diminuzione della loro produttività. Le aziende che adottano sistemi di automazione documentale consentono ai loro dipendenti di occuparsi di progetti dal valore aggiunto e dalla redditività più elevati, che aumentano il loro livello di responsabilizzazione e motivazione.
- Tutela della sicurezza e riduzione del rischi di mancata conformità
La sicurezza dei documenti è fondamentale. Le aziende non possono più accettare come mero errore umano una gestione carente dei documenti da parte dei dipendenti. A parte le potenziali ripercussioni legali in alcuni settori, i clienti insoddisfatti probabilmente sceglieranno di rivolgersi a qualcun altro per le loro esigenze.
Per la fidelizzazione e l'accrescimento della clientela è fondamentale che le aziende possano garantire la massima sicurezza nella gestione di tutti i documenti. Indipendentemente dal fatto che i documenti siano generati in sede o presso un fornitore terzo, le aziende devono garantire l'esistenza di protocolli atti a preservare l'integrità dei documenti in tutti i canali di consegna.
- Offerta dell'esperienza cliente più soddisfacente
Oggi, le aspettative dei clienti sono più alte che mai. Le aziende che generano comunicazioni in uscita omogenee e personalizzate e le distribuiscono attraverso i canali preferiti dai loro clienti sono in grado di offrire un'esperienza complessivamente migliore. Questo, a sua volta, farà sì che lascino il segno nella mente dei loro clienti e si distinguano nettamente dalla concorrenza.
Indipendentemente dal metodo di consegna, la migrazione da "Gentile cliente" a "Gentile Sig. Rossi" è un passaggio marginale, anche se importante. La messaggistica mirata crea un dialogo, aiuta a costruire relazioni a lungo termine con i clienti e rafforza la vostra comprensione delle loro esigenze.
Le soluzioni di automazione documentale consentono di aggiungere messaggi mirati, personalizzati e di consegnare i documenti attraverso i canali cartacei o digitali preferiti dai clienti.
L'automazione dei processi di comunicazione in uscita offre un'ampia gamma di vantaggi, che possono preparare meglio la vostra azienda ad affrontare le sfide del futuro.
I settori che possono trarre vantaggio dall'automazione dei documenti includono:
- Contabilità
- Servizi alle imprese
- Servizi finanziari
- Settore sanitario
- Settore Assicurativo
- Servizi legali
- Servizi di pubblica utilità locali
- Produzione
- gestioni immobiliari
- Fornitori di servizi di stampa
- Servizi professionali
Ora che avete compreso i vantaggi che l'automazione dei documenti può apportare alla vostra piccola o media impresa, potreste domandarvi come fare per iniziare.
Un buon primo passo consiste nel determinare in che fase si trova la vostra azienda relativamente al processo di elaborazione della posta in uscita. Consultate la nostra scheda di valutazione della comunicazione con i clienti per scoprire il punteggio ottenuto dalla vostra PMI in queste priorità aziendali fondamentali.
Un modello di maturità può aiutarvi a identificare le caratteristiche di un processo di comunicazione outbound ottimizzato e dove la vostra azienda potrebbe essere in difetto. Vi aiuterà a stabilire l'attuale posizionamento dell'azienda, oltre a fornire linee guida chiare per portarla al livello successivo.
Il modello di maturità della comunicazione con i clienti di Quadient può aiutare le PMI a sviluppare una roadmap per migliorare e ottimizzare la propria strategia di comunicazione con la clientela.
Il nostro modello di maturità delle comunicazioni con i clienti evidenzia le caratteristiche generali associate a ogni fase di sviluppo. Le fasi vanno dalla preparazione e distribuzione manuale dei documenti, fino all'impiego di una soluzione automatizzata che si integri facilmente con l'infrastruttura interna.
Utilizzando questo modello, un'organizzazione è in grado di passare dalla mera gestione amministrativa dei documenti a un sistema che ottimizza le risorse interne e che è capace di fornire un'esperienza cliente senza sbavature.
Il grafico seguente fornisce una panoramica del modello di maturità e del suo impatto incrementale sul business man mano che si progredisce. In generale, il modello di maturità vi aiuterà a:
- Effettuare una mappatura delle capacità attuali dell'azienda rispetto a un insieme di best practices, definite per ciascun livello di maturità consecutivo
- Creare una tabella di marcia, delineando con chiarezza i risultati attesi in ogni fase
- Visualizzare i passaggi successivi e stabilire gli obiettivi per rimanere sul target prefissato
Leggete il nostro white paper: Customer communication assessment guide: Update and upgrade outbound document processes per scoprire come creare una roadmap per trasformare il vostro processo di gestione dei documenti in outbound.
È un fatto assodato che la gestione efficace delle comunicazioni di natura transazionale riduca i costi, migliori la redditività e crei una forza lavoro produttiva, efficiente e più coinvolta. Cosa ancora più importante, grazie all'automazione delle comunicazioni con la clientela, le PMI acquisiscono la flessibilità necessaria per adattarsi, emergere ed evolversi in un futuro dai contorni incerti. L'automazione intelligente dei documenti può snellire e ottimizzare i processi esistenti per darvi un vantaggio competitivo nel panorama di business odierno.
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