Il settore assicurativo ha dovuto affrontare una miriade di difficoltà e sfide legate alla pandemia globale, tra cui nuove normative, un aumento dei pagamenti dei sinistri agli assicurati e nuovi modi di lavorare. Inoltre, le aspettative dei clienti sono aumentate e la concorrenza si è intensificata.
Di conseguenza, molte imprese di assicurazioni stanno ripensando al modo in cui gestiscono e inviano le comunicazioni ai propri clienti, inclusi rinnovi, dichiarazioni, approvazioni, documenti di polizza, avvisi e altro ancora. Uno strumento semplice che potreste non aver ancora considerato o di cui non siete a conoscenza, e che può offrire alla vostra azienda una serie di vantaggi è una piattaforma intelligente di automazione documentale intelligente.
I costi materiali e di opportunità dei processi documentali inefficienti sono spesso sottovalutati. La preparazione e l'elaborazione dei documenti, infatti, rappresenta una spesa operativa non trascurabile. A parte il costo della carta, delle buste, dell'inchiostro e dell'affrancatura, questa attività sottrae molto tempo ai vostri dipendenti: tempo che potrebbe essere senz'altro impiegato in modo più proficuo.
In un processo completamente manuale, i dipendenti devono stampare, ordinare, raggruppare e inserire i documenti nelle buste. Inoltre, devono convalidare le informazioni di contatto per ridurre l'incidenza della posta inesitata. Tutti questi costi ammontano a migliaia di euro, a seconda delle dimensioni della vostra azienda e dei volumi di spedizione.
L'automazione dei processi documentali consente di ottimizzare e semplificare tutti i passaggi necessari per creare, personalizzare e inviare comunicazioni ai clienti. Una piattaforma intelligente di automazione dei documenti consente di gestire tutti i documenti con un'unica soluzione facilmente integrabile, offrendo la flessibilità di inviare documenti in modo sicuro attraverso più canali (fisici o digitali), come e-mail o un portale clienti dedicato.
Con un software intelligente per l'automazione documentale è possibile personalizzare i documenti, raggrupparne diversi per lo stesso destinatario al fine di ridurre i costi di affrancatura o aggiungere messaggi promozionali mirati. Le piattaforme moderne sono anche dotate di processi di approvazione integrati, in modo da poter ricontrollare i documenti da qualsiasi luogo per garantire che siano coerenti e rispettino le linee guida aziendali.
L'automazione può essere applicata a comunicazioni singole o in lotti, che si tratti di riscontri a un sinistro, moduli di assicurazione sulla vita o avvisi di mora e di mancato pagamento dei premi. Potete anche scegliere di appaltare le spedizioni di grandi dimensioni a un fornitore esterno di fiducia e ridurre il processo di invio a pochi clic.
1. Miglioramento dell'esperienza del cliente: l'esperienza del cliente è essenziale per mantenere e accrescere il giro d'affari. Con l'automazione dei documenti, i tempi di lavorazione diminuiscono e gli errori vengono ridotti, con un conseguente apprezzabile aumento della soddisfazione del cliente.
Un altro fattore che accresce notevolmente la soddisfazione della clientela consiste nella personalizzazione e nella distribuzione delle comunicazioni secondo le preferenze dei clienti.
2. Riduzione delle spese operative: la riduzione o la sostituzione delle comunicazioni cartacee consente di risparmiare sui costi di affrancatura e sulle forniture dei materiali di spedizione.
- Aumento della sicurezza e della conformità: l'automazione della consegna dei documenti riduce il rischio di errori umani e garantisce che i documenti giusti vadano al cliente giusto.
- Aumento del coinvolgimento e della produttività dei dipendenti: eliminando attività dispendiose in termini di tempo, i vostri dipendenti possono concentrarsi sulle attività principali dell'azienda.
- Risparmio di tempo: riduzione considerevole del tempo necessario per preparare le comunicazioni in uscita.
Quasi tutti i documenti assicurativi possono essere automatizzati, dalla proposta iniziale all'assunzione dei rischi, fino alla lavorazione delle denunce di sinistro. L'automazione riduce drasticamente il tempo necessario alle imprese del settore assicurativo per creare documenti, riduce gli oneri dovuti agli errori, aumenta i margini di profitto e fornisce una migliore esperienza complessiva al cliente.
Tra i documenti che possono essere automatizzati troviamo:
Assunzione del rischio
La documentazione assuntiva può essere completata in modo rapido e preciso con un software di automazione documentale. I modelli di sottoscrizione possono essere utilizzati per guidare l'assuntore e l'assicurazione proposta. Il software di automazione acquisisce le informazioni sui clienti nel documento di proposta utilizzato per calcolare il premio. I calcoli vengono completati e il documento può essere consegnato al cliente digitalmente per la revisione e la stipula.
Lavorazione delle denunce di sinistro
La lavorazione efficiente delle denunce di sinistro è fondamentale per il successo delle compagnie assicurative, ma spesso si tratta di un processo laborioso e altamente manuale che richiede diversi giorni, dal momento che gli operatori hanno bisogno di dati provenienti da più fonti. Il rischio intrinseco di errore umano può ritardare ulteriormente il processo.
Con un software di automazione documentale, le informazioni relative alla denuncia di sinistro possono essere acquisite elettronicamente, mentre quelle sui clienti, estratte da una base dati, possono essere incluse nei report. Tutte le informazioni richieste possono essere quindi trasmesse al perito in modo che possa valutare la denuncia nel merito.
Emissione delle polizze
Anche l'emissione delle polizze può essere velocizzata grazie all'adozione di un software di automazione documentale. I clienti possono compilare i moduli online, dai quali verrà estratta la documentazione di supporto associata.
Il software utilizzerà le informazioni fornite per creare un documento di polizza con le clausole richieste e i dettagli della copertura. I clienti potranno quindi firmare il documento di polizza utilizzando una firma digitale ed effettuare il pagamento digitalmente. Un processo simile può essere utilizzato per il rinnovo delle polizze in scadenza.
Ora che avete compreso i vantaggi che l'automazione intelligente dei documenti può apportare alla vostra attività, potreste domandarvi come fare per iniziare.
Vi suggeriamo di iniziare concentrandovi sui seguenti passaggi:
- Analizzare lo stato attuale della propria attività
- Analizzare e documentare i processi attualmente in essere
- Delineare i processi che si intende adottare in futuro e definire gli obiettivi
- Individuare ciascun dipendente, passaggio e tecnologia che verranno coinvolti
- Studiare le storie di successo della concorrenza
- Concentrarsi sulla generazione di valore a lungo termine
Non restate indietro! Migliorate l'esperienza dei clienti e il coinvolgimento dei dipendenti, riducete le spese operative e garantite la sicurezza dei documenti assicurativi con una automazione intelligente dei vostri documenti.
Siete pronti ad automatizzare i vostri processi documentali? Le soluzioni di automazione documentale di Quadient, intuitive e facili da usare, aiutano le compagnie assicurative a eliminare i processi manuali e a semplificare le comunicazioni con i clienti.
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