Tutte le PMI saranno d'accordo nel dire che la semplificazione delle operazioni per ridurre i costi è uno dei loro tre obiettivi principali. La cosa non sorprende perché questa è un'aspirazione comune alle aziende di qualsiasi dimensione, da sempre.
Tuttavia, negli ultimi anni, i business che hanno centrato quest'obiettivo ci sono riusciti tramite una digitalizzazione dei propri processi.
Per quanto riguarda la comunicazione, ad esempio, alcune aziende hanno aumentato il numero di canali che utilizzano, aggiungendo alla posta fisica le e-mail, i social network e gli SMS. Questi ultimi tre, peraltro, sono spesso meno cari e più convenienti tanto per le aziende quanto per i clienti. La digitalizzazione, insomma, consente di ridurre le spese e migliorare l'esperienza dei clienti.
In generale si può affermare che ogni singola PMI, fino ad ora, ha avuto il proprio ritmo di digitalizzazione: se le operazioni manuali erano fruttuose, non c'era motivo di abbandonarle e dal punto di vista legislativo non c'era alcun obbligo di passare alla digitalizzazione. Ma la situazione sta cambiando.
L'UE ritiene che la digitalizzazione possa avvantaggiare il settore pubblico.
Nella maggior parte dei paesi europei, la fatturazione è un processo ancora prevalentemente manuale e cartaceo; ma questo approccio obsoleto e inefficiente è estenuante, in particolare nel settore pubblico, dove i tempi tendono ad allungarsi all'infinito. Per tentare di risolvere il problema, l'UE sta promuovendo l'uso della fatturazione elettronica nell'ambito degli appalti pubblici, per automatizzare una buona parte del processo. Ad esempio, con la direttiva 2014/55/EU, l'Unione Europea ha attribuito alle fatture elettroniche lo stesso status di quelle cartacee e ha voluto creare un formato e un'impaginazione standard per semplificare gli scambi internazionali.
Alcuni Stati membri hanno agito subito, adottando la fatturazione elettronica nel settore pubblico. In Francia, ad esempio, le più grandi società possono emettere ormai solo fatture elettroniche, mentre le aziende più piccole hanno ancora tempo fino al 2020 per prepararsi a questa transizione. In Austria e in Danimarca, la fatturazione business-to-government (B2G) è completamente elettronica già da diversi anni.
Perché le PMI dovrebbero informarsi sulle normative inerenti la fatturazione elettronica?
Molte PMI non emettono fatture per il governo o il settore pubblico e non si sentono pertanto toccate dalla nuova legislazione. Tuttavia, se i loro fornitori hanno a che fare con il governo, significa che probabilmente emettono solo fatture elettroniche, costringendo così le PMI a munirsi della tecnologia necessaria per elaborarle. Inoltre, l'UE desidera introdurre nuove normative relative alla fatturazione ed è solo una questione di tempo prima che la digitalizzazione venga applicata anche ad altri ambiti, come le comunicazioni, per raggiungere l'obiettivo finale di un'area geografica completamente digitalizzata.
Le PMI costrette a reagire di fronte alle nuove leggi potrebbero farsi prendere dal panico. Potrebbero avere l'impressione di essere obbligate ad agire frettolosamente e finire per scegliere strumenti non adatti alle loro esigenze. Spesso ci si dimentica dell'importanza dell'integrazione e del potenziale conflitto tra i processi, uno scenario che può facilmente diventare costoso e complesso, annullando tutti i benefici apportati dagli strumenti digitali.
Le PMI devono scegliere proattivamente degli strumenti in grado di migliorare i loro processi. Perché non cominciare proprio dalle comunicazioni? Esistono delle soluzioni basate sul web che automatizzano la creazione e l'invio della corrispondenza, lasciando così alle PMI molto più tempo per focalizzarsi sui clienti e riducendo al contempo i costi e il margine d'errore. La digitalizzazione offre solo dei vantaggi.
