La Stroke Association, une organisation caritative au Royaume-Uni, joue un rôle essentiel en soutenant les personnes qui reconstruisent leur vie après avoir été touchées par un AVC. L'association finance des recherches et mène des actions de soutien aux survivants d’AVC.
En 2023, la Stroke Association a décidé d'adopter la solution Quadient Impress Distribute pour l’envoi de ses courriers. Ce service d’impression et d’envoi a permis à l'association de gagner un temps précieux, temps désormais réinvesti dans ses activités principales.
Le défi : optimiser l’envoi des courriers, moyen important de maintenir le lien avec les survivants d’AVC
Une équipe dédiée de 500 professionnels est au cœur de l’engagement de l’association. Cette équipe permet à celle-ci d’organiser des visites auprès des survivants d’AVC, leur apportant du soutien et des informations essentielles à leur rétablissement. En complément de ces visites, la Stroke Association envoie des lettres et documents personnalisés, tels que des guides et des brochures.
Craig Allen, responsable logistique et approvisionnements au sein de l’association, explique : « Notre but est de rencontrer et d’accompagner tous les survivants d’AVC. Nous recherchons constamment des solutions pour atteindre cet objectif, mais nous étions freinés par des systèmes chronophages. Auparavant, notre système de courrier était géré manuellement via une boîte mail collective, où chacun téléchargeait ses lettres et pièces jointes. »
L’équipe qui centralisait ces documents imprimait et postait les lettres pour le compte des bénévoles de la Stroke Association, il s’agissait d’une activité manuelle et chronophage. Un autre bénévole, travaillant trois jours par semaine au bureau, rassemblait les pages imprimées et les insérait dans des enveloppes pour envoi.
« Nous n’avons qu’un petit local pour la préparation, » ajoute Craig. « Alors, nous avons cherché une solution pour gérer les lettres. Je savais que ce type d’automatisation existait. » Transformer le processus d’envoi de courrier pouvait aider l’Association à être aussi efficace et performante que possible pour mener à bien sa mission. Dans cette optique, Craig reconnaît les avantages que la technologie a apporté à ses processus de travail. « C’est une étape importante pour nous aider, en tant que petite équipe, à répondre à toutes les demandes de l’organisation, » explique Craig.
La solution : Quadient Impress Distribute
Quadient a suggéré l’adoption de son logiciel Impress Distribute, une solution de livraison de documents multi-canaux basée sur le cloud, pour répondre aux besoins de la Stroke Association. Craig commente : « J’étais enthousiaste. Je me suis dit, que ça allait résoudre beaucoup de nos problèmes. »
L’association importe maintenant ses documents dans le logiciel de Quadient qui s’occupe de les imprimer, les trier, les insérer dans des enveloppes, les affranchir et les transférer au système postal. « Le portail est très facile à utiliser et la formation n’a duré que quelques heures - nos employés l’ont très rapidement adopté » ajoute Craig. « Dans quelques temps, nous réfléchirons à ajouter nos guides et brochures au processus - nous allons voir si nos coordinateurs seniors voudraient l’utiliser pour travailler depuis chez eux. »
Résultat : du temps économisé et réinvesti ailleurs
Au cours des six premières semaines, la Stroke Association a émis plus de 100 envois par jour via Impress Distribute. Craig estime que la nouvelle approche a économisé deux jours complets de travail d’un employé - une réduction significative des besoins de main-d’œuvre que l’association caritative peut réaffecter à d’autres opérations.
« Le coût est toujours un facteur déterminant, mais il s’agissait davantage de la qualité de l’expérience globale, » dit Craig. « Cela nous fait gagner du temps, mais nous pensons également réaliser des économies. » Impress Distribute aide aussi à la précision des envois de l’association caritative, comme l’explique Craig : « Le logiciel nous avertit lorsqu’il y a un problème, comme une adresse mal positionnée. Vous pouvez mettre à jour la lettre avant qu’elle ne soit imprimée. »
Avec Impress Distribute, la Stroke Association peut se concentrer sur le soutien essentiel qu’elle fournit aux survivants d’AVC, plutôt que sur la gestion des courriers. Alors que l’association maximise l’utilisation de la solution d’impression à distance, elle est également désireuse d’explorer les rapports qu’elle offre pour obtenir une meilleure compréhension des volumes et fréquences de ses envois.
