Gérer des volumes importants de documents opérationnels et réglementaires est aujourd’hui devenu un véritable casse-tête pour les organisations. Il leur faut en effet s’assurer que ces documents sont facilement accessibles, mais d'un autre côté faire en sorte qu'ils respectent des réglementations sans cesse changeantes. Inspire Digital Vault est la solution de l'éditeur français Quadient à cette problématique. Notre solution SaaS (Software-as-a-Service) pour l’archivage de documents a été conçue pour répondre à ces défis, en simplifiant la gestion et la conformité des documents pour les entreprises de toutes tailles.
Une solution optimisée pour la gestion des documents réglementaires
Inspire Digital Vault est avant tout pensée pour répondre aux exigences strictes de la gestion documentaire réglementaire. Elle offre un environnement sécurisé, en cloud natif, pour archiver des documents critiques – tels que des contrats, des états financiers ou des lettres de notification – tout en respectant les standards internationaux comme le RGPD, les normes ISO 9001, 27001, et la future norme ISO 14641 (attendue pour la fin de l'année 2024).
Ce qui distingue Inspire Digital Vault des systèmes d’archivage traditionnels, c’est son intégration fluide avec les plateformes de gestion des documents et communications clients (CCM). Contrairement à d’autres solutions CCM, Inspire Digital Vault offre un archivage avec des métadonnées essentielles, comme les dates d’expiration, les avis de renouvellement, et les délais de conformité. Ces données permettent de maintenir les documents à jour et de minimiser les risques de non-conformité. Avec des notifications automatisées et des processus simplifiés, votre organisation est certaine que sa gestion documentaire est bien conforme aux réglementations en vigueur.
La flexibilité d'un modèle SaaS
L’un des avantages majeurs d’Inspire Digital Vault est sa configuration en mode SaaS. Contrairement aux solutions sur site qui nécessitent une infrastructure coûteuse et des ressources informatiques dédiées, Inspire Digital Vault est directment hébergé dans le cloud, pour une flexibilité, évolutivité et efficacité exceptionnelles.
Les avantages du SaaS incluent :
- Accessibilité : les équipes peuvent accéder aux documents en toute sécurité, de n’importe où, via un navigateur web, améliorant ainsi le télétravail et la collaboration.
- Évolutivité : aue vous soyez une petite entreprise ou une grande organisation, la plateforme s’adapte à la croissance de vos besoins en stockage documentaire, sans les limites du matériel.
- Tarification prévisible : avec un modèle d’abonnement transparent, les entreprises peuvent prévoir les coûts sans mauvaises surprises.
- SLA Cloud Quadient étendu : Inspire Digital Vault est pris en charge par Quadient Cloud, offrant une disponibilité et une fiabilité garanties, avec une performance optimale.
Une intégration parfaite à vos systèmes existants
Inspire Digital Vault a été conçu pour s'intégrer facilement aux infrastructures logicielles déjà en place. Ses API sécurisées permettent la synchronisation avec les anciens systèmes d'archivage et les solutions de gestion de contenu modernes, concentrant ainsi l'ensemble de la gestion des documents sur une même plateforme. Inspire Digital Vault libère ainsi beaucoup de temps aux équipes informatiques qui se retrouvent déchargées de nombreuses contraintes.
Pour les utilisateurs de la plateforme Evolve de Quadient, l’intégration est encore plus simple. Inspire Digital Vault agit comme une extension naturelle d’Evolve et vous offre une expérience complète de la création à l’archivage des documents.
Cas d’usage concrets
Voici quelques exemples concrets de la valeur ajoutée d'Inspire Digital Vault :
- Création et archivage à la demande : un agent utilise la plateforme Evolve pour édtier une lettre destinée à un client. Une fois approuvé, le document est automatiquement archivé dans Inspire Digital Vault, et le client reçoit un lien sécurisé pour y accéder. Ce processus automatise la gestion documentaire et la communication client, pour une meilleure l’efficacité.
- Génération de relevés mensuels : une organisation génère des relevés mensuels pour tous ses clients et les stocke dans Inspire Digital Vault, permettant un accès facile aux documents via le web ou par mail. La solution garantit un archivage sécurisé, conforme et permet aux clients de consulter facilement leurs documents.
Expérience utilisateur simplifiée et conformité sécuritaire
Inspire Digital Vault offre une interface intuitive, qui permet aux utilisateurs de rechercher, récupérer et gérer les documents sans difficultés. Accessible via un navigateur web, il n’y a aucun besoin d’installation logicielle complexe ou de support informatique. C’est la solution idéale pour les organisation qui souhaitent simplifier leur gestion documentaire sans surcharger les équipes IT.
La sécurité est l'une des plus grandes forces d'Inspire Digital Vault et la solution intègre ainsi les standards les plus élevés de l’industrie et inclut le chiffrement des données, le contrôle d’accès basé sur les rôles et les pistes d’audit, assurant la protection sécurisée de vos documents et le respect des réglementations sur la protection des données.
Une solution évolutive pour les organisations de toute taille
Que vous soyez une entreprise de taille intermédiaire à la recherche d'une solution moderne de gestion documentaire ou une grande organisation avec des exigences réglementaires complexes, Inspire Digital Vault s’adapte à vos besoins. Son modèle d'abonnement rend la solution accessible à tous, sans les investissements initiaux élevés des solutions traditionnelles sur site. Inspire Digital Vault démocratise l’accès aux technologies d’archivage les plus avancées et vous permet d'adopter rapidement une solution complète d’archivage documentaire.
Inspire Digital Vault représente une nouvelle ère pour l’archivage documentaire dans le cloud, avec une solution innovante qui répond aux besoins des entreprises modernes. De la conformité réglementaire à l’intégration fluide et à une tarification flexible, Inspire Digital Vault est un logiciel essentiel pour les entreprises qui souhaitent optimiser leur archivage documentaire. Avec Inspire Digital Vault, votre organisation peut enfin gérer, stocker et accéder à ses documents plus efficacement que jamais, tout en restant conforme aux réglementations du secteur.
