Réforme du e-invoicing : les clés du succès épisode 1

L’étude OpinionWay pour Quadient réalisée du 19 janvier au 5 février 2024 auprès de 364 responsables financiers est identifiante. 2/3 des personnes interrogées se disent confiants quant à la mise en conformité de leurs processus (alors que 2% d’entre eux ont leurs processus conformes à tous les prérequis de la future réforme mais ceci est une autre histoire…). Ils le sont mais ils sentent en parallèle le besoin d’être accompagnés : ils sont 81% à le déclarer. Les plus petites structures (10-99 salariés) semblent plus inquiètes de cette recherche, elles sont 39% à évoquer ce frein à cette mise en conformité. C’est dire le rôle crucial de l’accompagnement.

Il est vrai que la réforme est complexe. Au-delà du manque de visibilité actuel qui peut être un facteur stressant pour certains, cette réforme de la facturation électronique comporte de très nombreuses spécifications telles que des nouvelles mentions sur les factures ou une liste de cas d’usage à la « Prévert ». Alors pour les entreprises peu digitalisées, en plus de franchir ce cap (qui peut s’avérer complexe pour certaines), elles devront faire évoluer leurs factures pour répondre aux exigences de l’Administration Fiscale.

Nous avons déjà parlé à maintes reprises des chantiers qui peuvent être anticipés afin d’être serein lors du passage à la facturation électronique et prendre bien son temps pour repenser et optimiser ses process. Vous pouvez par exemple télécharger gratuitement un document d’audit de cette réforme qui recense l’intégralité des cas d’usage et des mentions obligatoires. Nous n’allons donc pas revenir dessus ici. Nous allons davantage nous attarder sur les types de prestation qui s’offrent à vous.

Opter pour une offre plus ou moins globale de dématérialisation de ses factures fournisseurs et clients

Vos factures clients et vos factures fournisseurs devront être envoyées de manière dématérialisée. Cela, on le sait. Le gouvernement français a choisi de laisser 4 options aux entreprises :

1. Transmettre et recevoir les factures via des Plateformes de Dématérialisation Partenaires (PDP)
2. Transmettre les factures via une PDP et recevoir les factures via le Portail Public de Facturation (PPF)
3. Transmettre et recevoir les factures via le Portail Public de Facturation (PPF)
4. Transmettre les factures directement sur le PPF et recevoir les factures via une PDP

Les entreprises peuvent donc choisir des prestataires et des solutions différentes pour leurs factures clients et leurs factures fournisseurs en fonction notamment de la nature et du volume de leurs flux. Mais elles peuvent bien sûr également faire confiance au même prestataire pour toutes leurs factures. Certains éditeurs sont extrêmement spécialisés et ne proposent qu’un type de flux ou n’adressent qu’un secteur d’activité, d’autres en revanche sont généralistes.

L’état impose certaines fonctionnalités lors du passage au e-invoicing comme la remontée de 4 statuts obligatoires quant au traitement de vos factures (déposée, rejetée, refusée, encaissée). Ces statuts feront donc partie du package de toutes les entreprises homologuées en tant que PDP. 

Si vous souhaitez un suivi un peu plus fin du cycle de vie de votre facture (par exemple, les statuts approuvé ou approuvé partiellement, en litige…), vous serez alors peut-être amené à choisir une brique supplémentaire proposée par un opérateur de dématérialisation.

Accompagner vos clients et vos fournisseurs dans la transition du papier vers le digital

Le calendrier de déploiement est connu de tous mais comme on peut le constater à l’aune de notre sondage OpinionWay pour Quadient (43% des entreprises ont un projet de mise en conformité en cours ou finalisé ce qui signifie donc que… 57% soit commencent à y réfléchir soit ne l’ont pas encore intégré dans leur « agenda de travail »), toutes les sociétés n’iront pas au même rythme. Pendant une période de transition, vous devrez à la fois encore gérer du papier et des formats électroniques. Et je ne parle pas ici des différents formats électroniques que vous aurez à gérer. Ce sont certainement des lapalissades mais leur impact peut avoir de nombreuses conséquences plus ou moins fâcheuses sur les délais de traitement des factures (par extension leur recouvrement) et le temps passé. 

Choisir un prestataire capable de vous accompagner sur la plupart des formats utilisés tout comme le papier, peut alors être un sacré atout. Plus vous aurez de briques (bien sûr adaptées à vos besoins), plus vous serez serein le jour où un cas particulier se présentera.

Profiter de cette réforme pour automatiser davantage ses flux financiers

Selon le dernier rapport du cabinet PwC, Priorités 2024 des Directions Financières, 45% des directions financières pensent investir dans l’IA d’ici 3 ans. Selon 77% des personnes interrogées, l’IA peut permettre l’automatisation des tâches manuelles et répétitives. Or le cycle de vie d’une facture fournisseur est toujours le même : capture ou saisie des données, création d’un lisible et/ou d’un original fiscal, contrôle et rapprochement d’un bon de commande et/ou de livraison, soumission aux approbateurs, export des données dans l’ERP. Toutes ces tâches peuvent être automatisées, c’est autant de temps précieux gagné sur des journées de travail déjà bien remplies. On peut se dire, quitte à dématérialiser ses factures fournisseurs, pourquoi ne pas en profiter pour automatiser les circuits d’approbation et l’intégration des flux dans votre ERP.

Idem pour la maîtrise du risque crédit, au-delà du statut « Encaissé », comment faire pour fluidifier le recouvrement, pour éviter les litiges sur les factures (la réforme risque d’ailleurs de bouleverser et accroître les délais de résolution des litiges). Prévoir quelles factures seront payées et quand soit grâce à l’historique des paiements soit grâce à des entreprises de notation (Altarès ou Coface) est une fonctionnalité clé dans le monde actuel en « permacrise ». Même constat que pour les factures fournisseurs, pourquoi ne pas profiter de la dématérialisation des factures clients pour optimiser son cycle de recouvrement et éviter d’épuiser les équipes en place ?

Le saviez-vous ?

L’offre de dématérialisation des processus financiers de Quadient est l’une des plus complètes du marché. Multi-entités ou établissements mono-factureurs ; TPE, PME, ETI et grandes entreprises ; fluxBtoB, BtoG, BtoC et BtoB international ; formats UBL, CII, Factur-X, XML, CSV, TXT et PDF ; sur tous les canaux : email, portail, PPF, PDP clients* ou courrier, l’offre de Quadient peut tout traiter et générer un reporting global ! 

Même si les entreprises ne cochent pas toutes les cases des prérequis, elles ont l’humilité de demander l’aide d’experts, qu’ils soient éditeurs de logiciels ou experts comptables comme l’a révélé la dernière étude OpinionWay pour Quadient (62% pensent faire appel à un éditeur de logiciel ou prestataire de dématérialisation et 42% à un expert-comptable). Choisir le bon prestataire adapté à ses besoins est bien sûr compliqué mais il sera la clé de la réussite du projet et de sa transformation en bénéfices notables pour l’entreprise.

* Aucune plateforme n’a encore reçu l’accréditation finale valable pour 3 ans