L’étude OpinionWay pour Quadient réalisée du 19 janvier au 5 février 2024 auprès de 364 responsables financiers est édifiante. 2/3 des entreprises interrogées se disent confiantes quant à la mise en conformité de leurs processus de facturation avec cette réforme (alors que 2% d’entre eux ont leurs processus conformes avec tous les prérequis de la nouvelle obligation de facturation électronique mais ceci est une autre histoire…). Ils le sont mais ils sentent en parallèle le besoin d’être accompagnés : ils sont 81% à le déclarer. Les plus petites structures (10-99 salariés) semblent plus inquiètes de cette recherche, elles sont 39% à évoquer ce frein à cette mise en conformité de leurs factures électroniques. C’est dire le rôle crucial de l'expertise en matière de facturation électronique et de l’accompagnement du partenaire qui aura été choisi.
Il est vrai que la réforme et sa mise en œuvre est complexe. Au-delà du manque de visibilité actuel qui peut être un facteur stressant pour certains, cette obligation légale de facturation électronique comporte de très nombreuses spécifications telles que des nouvelles mentions sur les factures ou une liste de cas d’usage à la « Prévert ». Alors pour les entreprises peu digitalisées, en plus de franchir ce cap (qui peut s’avérer complexe pour certaines), elles devront faire évoluer leurs factures, rendre en partie leur traitement automatique pour répondre aux obligations de l’Administration Fiscale et effectuer la transmission des données qui sera exigée (sous une forme électronique).
Nous avons déjà parlé à maintes reprises des chantiers qui peuvent être anticipés afin d’être serein lors du passage de ses factures au format électronique et prendre bien son temps pour repenser et optimiser ses processus en matière de facturation. Vous pouvez par exemple télécharger gratuitement le document d’audit de cette réforme qui recense l’intégralité des cas d’usage et des mentions obligatoires qui devront être générées par votre logiciel de facturation. Nous n’allons donc pas revenir dessus ici. Nous allons davantage nous attarder sur les types de prestation en matière de facturation électronique qui s’offrent à vous.
Opter pour une offre plus ou moins globale de dématérialisation de ses factures fournisseurs et clients
Vos factures clients et vos factures fournisseurs devront être envoyées de manière dématérialisée. Cela, on le sait. Le gouvernement français a choisi de passer par des opérateurs privés tout ne les ceritfiant pour une durée de 3 ans renouvelables. Nous parlons ici des Plateformes de Dématérialisation Partenaire ou PDP*.
Les entreprises peuvent donc choisir des prestataires et des solutions différentes pour leurs factures clients et leurs factures fournisseurs en fonction notamment de la nature et du volume de leurs flux de facturation. Mais elles peuvent bien sûr également faire confiance à la même solution de facturation et au même prestataire pour toutes leurs factures électroniques. Certains éditeurs sont extrêmement spécialisés et ne proposent qu’un type de flux ou n’adressent qu’un secteur d’activité, d’autres en revanche sont généralistes.
L’état impose certaines fonctionnalités lors du passage à la facturation électronique comme la remontée de 4 statuts obligatoires quant au traitement de vos factures (déposée, rejetée, refusée, encaissée). Ces statuts feront donc partie du package de toutes les entreprises homologuées en tant que plateforme de dématérialisation.
Si vous souhaitez un suivi un peu plus fin du cycle de vie de votre facture (par exemple, les statuts approuvé ou approuvé partiellement, en litige…), vous serez alors peut-être amené à choisir une brique supplémentaire proposée par un opérateur de dématérialisation.
Accompagner vos clients et vos fournisseurs dans la transition du papier vers le digital
Le calendrier de mise en application de la facturation électronique est connu de tous mais comme on peut le constater à l’aune de notre sondage OpinionWay pour Quadient (43% des entreprises ont un projet de mise en conformité en cours ou finalisé ce qui signifie donc que… 57% soit commencent à y réfléchir soit ne l’ont pas encore intégré dans leur « agenda de travail »), toutes les sociétés n’iront pas au même rythme. Pendant une période de transition, vous devrez à la fois encore gérer des factures traditionnelles et des factures au format numérique. Et je ne parle pas ici des différents formats électroniques que vous aurez à gérer. Ce sont certainement des lapalissades mais l'impact de cette multitude peut avoir de nombreuses conséquences plus ou moins fâcheuses sur les délais de traitement des factures (par extension leur recouvrement) et le temps passé.
Choisir un prestataire capable de vous accompagner sur la plupart des formats utilisés tout comme le papier, peut alors être un sacré atout. Plus vous aurez de briques (bien sûr adaptées à vos besoins), plus vous serez serein le jour où un cas particulier se présentera.
Profiter de cette réforme de la facturation électronique pour automatiser davantage vos flux financiers
Selon le rapport du cabinet PwC, Priorités 2024 des Directions Financières, 45% des directions financières pensent investir dans l’IA d’ici 3 ans. Selon 77% des personnes interrogées, l’IA peut permettre l’automatisation des processus ainsi que la suppression des tâches manuelles et répétitives de la comptabilité fournisseur. Or le cycle de vie d’une facture fournisseur (et la charge administrative qui en découle) sont toujours les mêmes : capture ou saisie des données, création d’un lisible et/ou d’un original fiscal, contrôle et rapprochement d’un bon de commande et/ou de livraison, soumission aux approbateurs, export des données dans l’ERP. Toutes ces tâches peuvent être automatisées, c’est autant de temps précieux gagné sur des journées de travail déjà bien remplies. On peut se dire, quitte à dématérialiser ses factures fournisseurs, pourquoi ne pas en profiter pour une solution d'automatisation des workflows et d’intégration des flux de factures dans votre ERP.
Idem pour la maîtrise du risque crédit, au-delà du statut « Encaissé », comment faire pour fluidifier le recouvrement, pour éviter les litiges sur les factures (la réforme risque d’ailleurs de bouleverser et accroître les délais de résolution des litiges) et limiter les retards de paiement ? Prévoir quelles factures seront payées et quand soit grâce à l’historique des paiements soit grâce à des entreprises de notation (comme Altarès ou Coface) est une fonctionnalité clé dans le monde actuel en « permacrise ». Même constat que pour les factures fournisseurs, pourquoi ne pas profiter des nouvelles obligations en matière de dématérialisation des factures clients pour voir ses délais de paiement améliorés et éviter d’épuiser les équipes en place ?
Le saviez-vous ?
L’offre de facturation électronique et d'automatisation du traitement des données financières de Quadient est l’une des plus complètes du marché. Multi-entités ou établissements mono-factureurs ; TPE, PME, ETI et grandes entreprises ; flux BtoB, BtoG, BtoC et BtoB international ; différents formats de factures UBL, CII, Factur-X, XML, CSV, TXT et pour finir le format PDF ; sur tous les canaux : email, portail, PPF, PDP clients* ou courrier, l’offre de Quadient peut tout traiter et générer un reporting global !
Même si les entreprises ne cochent pas toutes les cases des prérequis, elles ont l’humilité de demander l’aide d’experts, qu’ils soient éditeurs de logiciels ou experts - comptables comme l’a révélé la dernière étude OpinionWay pour Quadient (62% pensent faire appel à un éditeur de logiciel ou prestataire de dématérialisation et 42% à un à cabinet d'expertise comptable). Choisir le bon prestataire adapté à ses besoins est bien sûr compliqué mais il sera la clé de la réussite du projet et de sa transformation en bénéfices notables pour l’entreprise.
* Aucune plateforme n’a encore reçu l’accréditation finale valable pour 3 ans car les tests d'interopérabilité doivent être menés
