Quel prestataire choisir pour l'e-facturation ?

Il reste deux ans aux entreprises françaises pour déployer l’e-facturation. Ce processus nécessite un changement significatif et amène son lot de défis à relever au sein des services administratifs et financiers. Selon une enquête Quadient menée en partenariat avec Opinionway (avril 2022), les DAF et les RAF ont notamment besoin d’être rassurés sur la problématique de la cybersécurité, le temps que prend la mise en place d’une solution, le maintien d’une bonne relation clients, la capacité de la solution à s’adapter à leur activité et leur mode de fonctionnement. C’est pourquoi le choix du prestataire est décisif. Son expertise est en effet déterminante pour vous accompagner dans la conduite du changement, transformer efficacement votre comptabilité et entrer dans la nouvelle ère de l’e-invoicing.

Choisissez :

Un prestataire fiable qui prend en charge la complexité réglementaire et technique

Qu’exige la loi ? A partir de quand ? Pour quels types d’entreprises ? Quels critères doit remplir une facture électronique pour être conforme ? Quels logiciels pour la traiter ? Est-ce la plateforme de dématérialisation est agréée par l’Etat ? Quel serveur pour stocker la solution implémentée ? Qu’en est-il de la protection et de la sécurité des données ? Véritable agent du changement, votre prestataire doit être en mesure de répondre à toutes les questions de façon pédagogique et de sensibiliser l’ensemble de vos collaborateurs aux enjeux de la facture électronique. A lui aussi de proposer la solution la plus fiable possible tant sur le plan réglementaire que technique. A lui, enfin, de vous accompagner dans une relation de proximité et de confiance tout au long du processus de prise en main de ces nouveaux outils. 

Un prestataire réactif

Vous souhaitez légitimement que la mise en place d’une solution de facturation électronique n’affecte pas votre capacité de traitement des factures et la qualité de la relation avec vos clients. Une fois la solution mise en place, si vous avez un doute ou êtes confrontés à un dysfonctionnement, vous souhaitez qu’ils soient levés le plus rapidement possible. La réactivité du prestataire que vous aurez choisi est donc essentielle pour un passage fluide et sans accroc à la facturation électronique.

Un prestataire en mesure de proposer une solution sur mesure

TPE, PME ou grandes entreprises n’ont pas le même niveau d’avancement en matière de digitalisation, la même organisation, le même volume de factures à traiter. Votre prestataire doit pouvoir être en mesure de vous proposer la solution la mieux adaptée à vos besoins, vos attentes et au mode de fonctionnement de vos collaborateurs et clients.

Son travail se déroulera en plusieurs étapes :

• Un audit des processus en place pour votre comptabilité clients afin d’identifier les lenteurs et leviers d’amélioration.
• La définition de vos besoins en fonction de la volumétrie de factures, de la configuration des équipes, des spécificités de votre métier et secteur d’activité ou encore des préférences de communication de vos clients.
• La sélection de la solution technique répondant le mieux à votre cahier des charges et un accompagnement attentif le temps de la prise en main par vos collaborateurs.
• Le test avec un client pilote afin de déceler d’éventuelles difficultés de prise en main ou bugs à régler avant la généralisation du processus.
• La mise à disposition par votre prestataire de ressources (wiki, hotline) afin que vos équipes puissent surmonter de manière autonome d’éventuelles difficultés.
• Un suivi régulier du ROI afin d’évaluer la réussite du projet et d’apporter, si besoin, quelques évolutions correctives.

La dématérialisation des factures ouvre la voie à l’utilisation d’outils précieux basés sur l’automatisation, la Big Data ou l’intelligence artificielle. Autant de leviers de croissance pour l’entreprise. L’e-facturation permet par exemple d’automatiser certaines tâches comme la relance de paiement des factures clients. Elle rend ainsi le processus à la fois plus pertinent et efficace. Des emails peuvent être envoyés automatiquement, à la bonne personne, au bon moment, avec le message approprié. Le paiement automatique des factures fournisseurs peut également être mis en place. 

La dématérialisation des factures vous permet aussi d’avoir accès à davantage de données, notamment des informations sur l’historique des paiements ou les ratios d’endettement de vos clients. Réunies sur un tableau de bord unique, elles deviennent alors exploitables pour procéder à des analyses intelligentes afin d’anticiper les risques, de proposer des solutions personnalisées de crédit et de renforcer ainsi la relation clients.

Enfin, en intégrant immédiatement les données (montants, mais aussi délais de paiement) liées aux factures fournisseurs dans le système comptable, l’e-facturation vous offrent un moyen efficace de mieux anticiper les variations de votre trésorerie.

Dématérialisation des factures ne rime pas forcément avec casse-tête et augmentation des moyens budgétaires. En choisissant un partenaire expert pour vous accompagner, un projet de facturation électronique peut être rapidement mené et constituer un levier de croissance pour l’entreprise. Quadient travaille en partenariat avec des centaines de milliers d’entreprises dans le monde. Nos produits et services conçus sur mesure visent à vous faire gagner du temps, à augmenter flexibilité et rentabilité, et à proposer une expérience optimisée à vos clients.