Quel prestataire choisir pour l'e-facturation ?

Avec 2026 approchant rapidement, les entreprises françaises ont un peu moins de 2 ans pour adopter le processus de facturation électronique sachant qu'un tel projet prend en moyenne un an et demi. Ce grand changement, qui représente un défi majeur pour les services administratifs et financiers, concerne toutes les entreprises, des petites entreprises aux moyennes entreprises, et même les entreprises de taille intermédiaire. En effet, le passage des factures papier au format électronique requiert une transformation importante de la gestion des factures et une nouvelle façon d'aborder le processus de facturation.

Selon une enquête menée en avril 2022 par Quadient et Opinionway, les directions financières, les experts-comptables, et les acteurs clés des entreprises ont besoin d'assurances. Ils s'inquiètent des enjeux liés à la cybersécurité, du temps nécessaire pour la mise à jour et l'implémentation d'une solution de facturation, du maintien de bonnes relations avec les clients, et de la capacité de la solution de gestion à s'adapter à leur activité et leur mode de fonctionnement.

Le choix du prestataire de service, ou l'opérateur de dématérialisation, est donc crucial. Son expertise est déterminante pour vous accompagner dans la conduite du changement, pour transformer efficacement votre production comptable, et pour entrer dans la nouvelle ère de la facturation électronique.

1. Un prestataire fiable qui maîtrise la complexité réglementaire et technique : la mise en place d'une plateforme de dématérialisation pour gérer le flux de facturation nécessite une compréhension approfondie de la réglementation en vigueur, ainsi qu'une maîtrise technique solide. La plateforme publique de facturation ou une plateforme privée, le logiciel de facturation à utiliser, le format électronique des factures, les données obligatoires, les mentions obligatoires, l'archivage électronique des factures, la protection et la sécurité des données de facturation, toutes ces questions sont à prendre en compte.
2. Un prestataire réactif : les délais de réponse de votre prestataire sont un facteur clé pour assurer un passage fluide à la facturation électronique. Dans l'éventualité où vous êtes confrontés à un problème ou avez des doutes, la réactivité du prestataire à fournir une solution ou une mise à jour est cruciale.
3. Un prestataire qui propose une solution sur mesure : chaque entreprise, qu'elle soit une petite, moyenne ou grande, a ses propres besoins spécifiques en matière de facturation. La solution de gestion doit être personnalisée pour s'adapter au mieux à la structure et aux besoins de votre entreprise.

Son travail se déroulera en plusieurs étapes :

• Un audit des processus en place pour votre comptabilité clients afin d’identifier les lenteurs et leviers d’amélioration.
• La définition de vos besoins en fonction de la volumétrie de factures, de la configuration des équipes, des spécificités de votre métier et secteur d’activité ou encore des préférences de communication de vos clients.
• La sélection de la solution technique répondant le mieux à votre cahier des charges et un accompagnement attentif le temps de la prise en main par vos collaborateurs.
• Le test avec un client pilote afin de déceler d’éventuelles difficultés de prise en main ou bugs à régler avant la généralisation du processus.
• La mise à disposition par votre prestataire de ressources (wiki, hotline) afin que vos équipes puissent surmonter de manière autonome d’éventuelles difficultés.
• Un suivi régulier du ROI afin d’évaluer la réussite du projet et d’apporter, si besoin, quelques évolutions correctives.

Le prestataire que vous choisirez pour mener ce projet de facturation doit pouvoir offrir une solution complète. De l'audit initial de votre processus de facturation existant à l'implémentation de la solution de facturation électronique, en passant par le test avec un client pilote, la mise à disposition de ressources pour l'autonomie de vos équipes, et le suivi régulier du retour sur investissement (ROI), chaque étape est importante.

Une solution de facturation électronique efficace doit permettre l'émission de factures, leur transmission en temps réel, la réception de factures, et la gestion des délais de paiement. La solution doit également être compatible avec le format structuré ou le format mixte. Elle doit faciliter le traitement des factures entrantes et sortantes, l'archivage électronique des factures, et la gestion des factures fournisseurs et clients. De plus, elle doit vous aider à respecter les obligations légales en matière de facturation et à maintenir un audit fiable.

La dématérialisation des factures ouvre la voie à l’utilisation d’outils précieux basés sur l’automatisation, la Big Data ou l’intelligence artificielle. Autant de leviers de croissance pour l’entreprise. L’e-facturation permet par exemple d’automatiser certaines tâches comme la relance de paiement des factures clients. Elle rend ainsi le processus à la fois plus pertinent et efficace. Des emails peuvent être envoyés automatiquement, à la bonne personne, au bon moment, avec le message approprié. Le paiement automatique des factures fournisseurs peut également être mis en place. 

La dématérialisation des factures vous permet aussi d’avoir accès à davantage de données, notamment des informations sur l’historique des paiements ou les ratios d’endettement de vos clients. Réunies sur un tableau de bord unique, elles deviennent alors exploitables pour procéder à des analyses intelligentes afin d’anticiper les risques, de proposer des solutions personnalisées de crédit et de renforcer ainsi la relation clients.

Enfin, en intégrant immédiatement les données (montants, mais aussi délais de paiement) liées aux factures fournisseurs dans le système comptable, l’e-facturation vous offrent un moyen efficace de mieux anticiper les variations de votre trésorerie.

Dématérialisation des factures ne rime pas forcément avec casse-tête et augmentation des moyens budgétaires. En choisissant un partenaire expert pour vous accompagner, un projet de facturation électronique peut être rapidement mené et constituer un levier de croissance pour l’entreprise. Quadient travaille en partenariat avec des centaines de milliers d’entreprises dans le monde. Nos produits et services conçus sur mesure visent à vous faire gagner du temps, à augmenter flexibilité et rentabilité, et à proposer une expérience optimisée à vos clients.