De nombreuses études le confirment : la transformation numérique est un impératif. Les données sont formelles. Pour rester en phase avec l'époque et répondre à l'évolution des exigences des « clients connectés », les organisations doivent se repenser.
Conséquence des nouvelles technologies, les consommateurs sont désormais en quête d'une expérience connectée, immédiate et simple. Ils souhaitent que les marques et prestataires appliquent ces principes à toutes leurs interactions avec les clients.
Pour les entreprises, la notion de transformation ne date pas d'hier, son importance est mise en avant depuis de nombreuses années et cet engouement fait les choux gras des cabinets de recherche et de consulting.
En matière d'interactions, les « clients connectés » ne sont pas plus indulgents avec les PME.
Les PME sont un pilier de l'économie et contribuent plus que toute autre entité à l'emploi et à la croissance. Par exemple, le cabinet Deloitte nous apprend qu'aux États-Unis, les sociétés de moins de 500 employés, qui sont au nombre de 30 millions, génèrent 99,9 % de l'activité professionnelle. De la même façon, en Allemagne, plus grande économie d'Europe, plus de 18 millions de personnes travaillent pour des PME.
Le discours donne – à tort – une place prépondérante aux grandes entreprises, mais la transformation numérique est tout aussi cruciale pour les PME.
Les données étayent ce constat. Les PME qui sont le plus tournées vers le numérique sont trois fois plus susceptibles d'augmenter leur chiffre d'affaires, deux fois plus rentables et trois fois plus enclines à concevoir de nouveaux produits et services. De plus, près de 90 % des PME déclarent que les outils numériques ont permis d'encourager l'innovation en leur sein, en particulier en cas d'implantation dans un nouveau marché et lors de la communication avec les clients.
Pourtant, d'après une étude menée par Deloitte, la majorité (64 %) des petites et moyennes entreprises se trouvent encore au début ou au milieu de leur transformation numérique.
Quels sont les freins ?
Si les PME partagent certains de leurs obstacles avec les multinationales, comme les technologies héritées et l'évolution des réglementations, elles rencontrent aussi des défis propres à leur petite taille.
Pour une PME, disposer d'un panel d'experts en informatique est un luxe. À ce frein s'ajoutent les préjugés fréquents autour des coûts et de la complexité supposés des solutions de transformation numérique. Le point positif, c'est que les petites entreprises profitent d'une infrastructure informatique simplifiée. C'est là un atout important comparé aux multinationales, car moins de systèmes devront être intégrés aux workflows de communication. En outre, dans les PME, les messages sont scrutés par un nombre restreint de personnes avant leur envoi et pouvoir échanger en temps réel avec les clients est rarement une nécessité : deux autres avantages de poids.
Les petites et moyennes entreprises sont bien souvent détenues et dirigées par leur fondateur, qui met un point d'honneur à chapeauter tous les aspects de l'activité pour assurer l'intégrité de son enseigne. Si cet investissement est parfaitement justifié, il peut parfois conduire à un certain immobilisme en matière de processus.
Face à la crise que nous traversons, la transformation numérique apparaît plus que jamais nécessaire. À bien des égards, le passage au télétravail fut un défi de taille pour les professionnels, notamment pour les PME, qui durent du jour au lendemain repenser l'intégralité de leur fonctionnement. Exit les réunions hebdomadaires entre cadres pour regrouper et envoyer factures et autres relevés à destination des clients, il a fallu s'adapter en devant compter avec des ressources informatiques limitées.
De nombreux experts tablent sur une implantation durable du télétravail. Selon Gartner, 75 % des directeurs financiers prévoient de conserver ce mode de travail pour au moins 5 % des effectifs autrefois présents sur site une fois que tout rentrera dans l'ordre. Quel que soit votre choix pour l'avenir (télétravail permanent, approche hybride ou retour complet des effectifs), une chose est claire : pour renouer avec la croissance, les entreprises doivent plus que jamais se concentrer sur leur cœur de métier, ce qui implique d'optimiser les processus, de réduire les tâches manuelles chronophages et de gagner au maximum en agilité et en efficacité.
La bonne nouvelle, c'est que depuis le début de la crise, les solutions basées dans le cloud ont aussi connu de grandes avancées. Les PME ont à leur disposition des logiciels peu coûteux qui leur permettront de tirer le meilleur parti de la transformation numérique.
Avec l'apparition de nouveaux outils SaaS comme Quadient Impress, la transformation numérique n'est plus réservée aux multinationales qui affolent les compteurs. Les PME aux ressources informatiques modestes peuvent maintenant entamer leur transformation en un temps record et ainsi automatiser les processus clés de leur activité, devenir plus agiles, gagner en efficacité et améliorer l'expérience client.
Avec l'aide de Quadient et de ses solutions à implémentation rapide, qui sont plébiscitées par les utilisateurs métier pour leur simplicité informatique, de nombreuses PME peuvent garantir la cohérence de leurs communications client essentielles, préparer et distribuer le courrier depuis un ordinateur (même en télétravail !), ou encore expédier et suivre les factures et les relevés dans un portail sécurisé dédié. En cette période de crise, Quadient aide les entreprises du monde entier à rester en contact avec leurs clients.
Pour le fabricant spécialisé Groov-Pin, client de Quadient, le passage au télétravail en raison du COVID-19 a rapidement mis en lumière l'inadéquation du processus d'envoi des factures physiques et numériques : en raison d'un système ERP obsolète, Groov-Pin devait envoyer individuellement chaque e-mail à son destinataire. Il faut dire que cette mission était auparavant réalisée par un employé de longue date qui venait de quitter l'entreprise.
C'est dans ce contexte qu'Ed Fox, expert-comptable chez Groov-Pin, a pris connaissance de la solution de courrier hybride de Quadient. Très rapidement, il lui est apparu que ce service serait une vraie valeur ajoutée pour la distribution des factures sortantes. Comme il le souligne, l'implémentation fut simple et rapide. L'automatisation du traitement des e-mails fut achevée en un jour et la mise en place de règles métier pour gérer au mieux les comptes clés – une tâche plus complexe – prit moins d'une semaine : « Ce fut un plaisir de coopérer avec l'expert en implémentation de Quadient, il nous a aidés à donner vie à notre concept dans un délai très réduit. La solution de courrier hybride de Quadient a totalement transformé l'envoi des factures. Ce gain de temps permet à nos employés de se concentrer sur des tâches plus rémunératrices. »
Qu'est-ce que propose Quadient Impress ?
Quadient Impress est une plateforme basée dans le cloud, à la fois conviviale et évolutive, qui permet aux PME d'automatiser l'intégralité de son workflow de communication client. Elle vous offre la souplesse nécessaire pour envoyer des documents transactionnels via n'importe quelle combinaison de canaux – distribution imprimée, numérique ou traitement à distance – et permet de vous adapter rapidement à tout client, environnement ou régulation en vigueur.
Remisez les processus manuels inefficaces
Impress Automate aide les PME à automatiser les processus manuels liés à la création, la distribution et à l'envoi des factures, des relevés, des avis et des lettres. Cet outil centralise la préparation et la distribution des documents sortants pour vous offrir un contrôle total sur votre processus de communication client.
Proposez une distribution numérique grâce à un portail sécurisé et personnalisé
Impress Portal simplifie l'envoi des communications client sensibles grâce à un portail web personnalisé, dédié et sécurisé.
Regroupez vos communications client essentielles
Impress Dispatch rassemble les communications ponctuelles issues de plusieurs bureaux. C'est une solution idéale pour les organisations qui ont recours à une main-d'œuvre sur site et à distance. Les utilisateurs n'ont qu'à préparer les documents ponctuels sortants sans quitter leur bureau et à les envoyer directement vers un centre de production de courrier centralisé ou vers un portail documentaire sécurisé.
Préparez et envoyez le courrier sans quitter votre bureau
La solution exclusive et hybride de traitement à distance du courrier proposée par Quadient vous permet d'imprimer, de trier, de mettre sous pli, d'affranchir et de déposer votre courrier au bureau de poste sans quitter votre bureau. Grâce à elle, vous pouvez gérer la préparation et la diffusion de vos communications professionnelles depuis votre ordinateur en quelques clics.
Tous les utilisateurs reçoivent une formation pratique exhaustive dès les prémices pour garantir une prise en main totale en quelques jours. Notre architecture extensible vous offre la liberté de configurer votre solution avec divers applications et services intégrés. Quadient Impress est une plateforme qui évolue à votre rythme pour votre permettre de relever les défis d'aujourd'hui tout en étant préparé à ce que vous réserve l'avenir.
Quadient est là pour vous aider, que vous entamiez votre transformation numérique ou que vous cherchiez à approfondir votre stratégie existante.
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