La facturation électronique est un processus de facturation complet qui permet de créer, transmettre, et recevoir des factures sous un format électronique standardisé, comme le fichier XML ou Factur-X (un format mixte combinant un fichier PDF et des données structurées). Ce processus garantit la traçabilité des documents, le respect des normes en vigueur et une gestion électronique optimisée des cycles de facturation.
 

L’obligation de facturation électronique s’appliquera en plusieurs étapes :

• 1er septembre 2026 : obligation pour les grandes entreprises et entreprises de taille intermédiaire de recevoir et d’émettre des factures électroniques.
• 1er septembre 2027 : extension de l’obligation aux moyennes entreprises, TPE, microentreprises et cabinets comptables. Cette réforme est une suite logique à la dématérialisation dans le secteur public initiée en 2020.

Toutes les entreprises assujetties à la TVA qui exercent en France, indépendamment de leur taille (grandes entreprises, TPE, PME) ou de leur secteur d'activité, sont concernées. Les entreprises en franchise en base de TVA ou effectuant des opérations B2C ne sont pas soumises au e-invoicing mais devront transmettre certaines données via le e-reporting.

• Factur-X : un format mixte (PDF + XML).
• UBL : fichier de données structurées.
• CII : format XML utilisé pour la dématérialisation. Les factures simples au format PDF seront tolérées jusqu’au 31 décembre 2027, mais devront ensuite être converties en formats conformes grâce à un logiciel de facturation ou une plateforme de dématérialisation partenaire (PDP).

Les entreprises doivent se tourner vers une PDP factures électroniques accréditée par l’administration fiscale. Ces plateformes assurent la transmission des factures aux clients et à l’État. Les critères à considérer incluent :

• Interopérabilité avec les outils existants.
• Fonctionnalités de facturation, comme le suivi des statuts de paiement ou l’archivage des factures.
• Intégration avec des logiciels de gestion et outils de dématérialisation.

La facturation électronique simplifie la gestion des cycles procure-to-pay et order-to-cash en apportant :

• Une réduction des coûts de gestion grâce à l’automatisation.
• Une amélioration des délais de paiement grâce à des workflows de validation.
• Une meilleure traçabilité des documents et un archivage sécurisé.
• Un remplissage automatique des déclarations de TVA, facilitant la gestion des finances.

Pour les TPE et PME, l’adoption d’une solution de facturation électronique représente une opportunité pour automatiser leurs processus de traitement comptable et réduire les coûts de gestion. Les cabinets d'expertise comptable jouent un rôle central dans l’accompagnement de ces structures en proposant des solutions adaptées à leurs besoins.

Les mentions obligatoires incluent :

• Le numéro SIREN ou l’identification du client.
• L’adresse de livraison si différente.
• Le type d’opération (prestations de services, vente de biens ou les deux).
• Les informations relatives à la TVA, notamment pour les entreprises ayant opté pour le paiement sur les débits.

L’administration fiscale prévoit des pénalités pour non-respect des obligations :

• 15 € par facture non conforme (plafond annuel de 15 000 €).
• 250 € par transaction non reportée. Une tolérance est appliquée lors de la première infraction.

Voici les étapes clés pour se préparer :

1. Réalisez un état des lieux de vos outils de gestion et de votre cycle de facturation.
2. Investissez dans un logiciel de facturation compatible avec les standards électroniques (UBL, CII, Factur-X).
3. Choisissez une PDP factures électroniques ou une solution de gestion adaptée à vos volumes de factures fournisseurs et clients.
4. Formez vos équipes sur les obligations de facturation électronique et e-reporting.

La conservation des factures électroniques doit se faire sous un format dématérialisé pendant au moins 6 ans pour être conforme aux obligations d’archivage. Les factures papier ou PDF simples ne seront plus acceptées à partir de 2028.

Les factures internationales (B2B et B2C) ne sont pas soumises au e-invoicing mais relèvent du e-reporting. Les données de ces transactions doivent être transmises à l’administration par une PDP compatible avec les normes européennes, comme PEPPOL.

Les meilleurs logiciels de gestion et outils de dématérialisation offrent des fonctionnalités clés :

• Conversion de formats comme le PDF en Factur-X.
• Gestion commerciale intégrée.
• Archivage des documents et suivi des cycles de gestion. Des solutions comme Quadient proposent des écosystèmes d’outils adaptés à toutes les tailles d’entreprises.