Au fil de l’année, le volume de courriers qu'une entreprise doit expédier peut fluctuer de manière considérable. Cette fluctuation peut s'expliquer par des facteurs saisonniers, un recrutement ou une évolution soudaine de l’activité. Quelle que soit la raison, les entreprises ont besoin de pouvoir modifier rapidement leurs processus afin de garantir le bon envoi de leurs correspondances en temps et en heure.
Gérer un volume important de courriers sortants est simple... en apparence
Si le volume de courrier sortant restait le même tout au long de l'année, les entreprises n'auraient aucune difficulté à mettre en place un processus manuel suffisant pour gérer son traitement. Quelques employés, voire un seul, seraient chargés de gérer le courrier et de veiller à ce que chaque envoi soit correctement acheminé vers son destinataire. Aussi facile à mettre en pratique qu'elle puisse sembler, cette approche (largement adoptée par les petites entreprises) s'avère inefficace pour plusieurs raisons :
1) Tout d'abord, les volumes de courriers évoluent sans cesse.. Un incident pourrait se produire - telle qu'une fuite de données - ou les ventes pourraient subitement augmenter et influer sur le nombre de factures à envoyer, nécessitant ainsi une communication quasi immédiate auprès des clients.
2) Gérer le traitement du courrier en s'appuyant uniquement sur un processus manuel est synonyme d'une mauvaise utilisation des ressources humaines. Ensuite demander à quelques collaborateurs de gérer l’ensemble de la fonction en s'appuyant sur des processus manuels n'est pas un bon moyen d'utiliser ses ressources. Dans cette configuration, les collaborateurs ne peuvent pas se montrer flexibles, et ne peuvent jamais se focaliser sur des activités de développement commercial telles que le service client.
Externaliser la gestion du courrier sortant apporte une plus grande flexibilité et permet d’optimiser les coûts
Face à une augmentation soudaine du volume de courrier sortant à distribuer, l'entreprise qui aura adopté des outils de gestion documentaire basés sur le cloud pourra facilement se montrer réactive. De tels outils permettent aux entreprises de charger des lots de courriers – pouvant contenir un seul document comme des milliers – sur une plateforme unique, où ils peuvent être traités et diffusés via le site du fournisseur.En d'autres termes, vos collaborateurs n’ont ainsi plus à affranchir, mettre sous pli ou poster ces courriers, ni à les envoyer par e-mail : l'ensemble de ces tâches sont externalisées.. En quelques clics seulement, vous aurez la possibilité d'envoyer vos lots de courrier, quelle que soit sa taille, sera envoyé au bon destinataire, en utilisant le canal le plus efficace. En plus de permettre aux entreprises de gérer facilement les fluctuations du volume de courrier à traiter, cette solution présente l'avantage de libérer des ressources humaines (autrement mobilisées pour l'envoi de courrier) au profit d'activités plus productives et bénéfiques.
