Dans tous les secteurs, les entreprises et les institutions s’éloignent des processus manuels obsolètes et chronophages pour se tourner vers l’automatisation et la numérisation. Pour certains, les pressions externes, telles que la nécessité de satisfaire aux exigences réglementaires, incitent à cela; pour d’autres, les résultats des examens internes sont soumis à des gains d’efficacité et à des objectifs permettant de réaliser des économies de temps et d’argent.
Souvent, ces examens négligent les communications externes, bien qu’elles couvrent une gamme de canaux qui peuvent être coûteux et longs à gérer. Dans le domaine de la santé, l’ampleur de la tâche est monumentale et le contenu des communications est souvent extrêmement sensible.
Gestion du courrier sortant : les raisons de passer au numérique
Grâce à la numérisation, la gestion du courrier sortant peut être centralisée et certains aspects automatisés pour plus de cohérence, d’efficacité et de sécurité. Les meilleures pratiques peuvent offrir une gamme d’avantages, y compris ces quatre principaux avantages pour les soins de santé:
- Centralisation – souvent, un éventail de ministères émettent des communications, ce qui peut entraîner un dédoublement des efforts; même un chevauchement dans les messages. Avec un logiciel de communication sortant basé sur le Web pour les canaux imprimés et électroniques, une vue unique de l’état et du contenu est obtenue, avec tout le personnel autorisé en mesure de visualiser
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Sécurité – il est essentiel de protéger la confidentialité des patients et de respecter les règles de protection des données. Souvent, les envois imprimés comprennent un certain nombre de feuilles et chaque patient doit recevoir les bonnes pages. Les insérateurs de dossiers intelligents peuvent répondre aux instructions du logiciel de gestion des sorties pour s’assurer que les bons documents sont envoyés aux bonnes personnes et fournir une piste d’audit le montrant.
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Réduction des erreurs – lorsque des sources de données primaires distinctes sont utilisées pour remplir des champs tels que les coordonnées du patient, des erreurs peuvent en résulter. Un seul outil de gestion des communications donne plus de contrôle sur le processus pour plus de précision et de cohérence
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Économies de temps et d’argent – la numérisation peut réduire le temps consacré à la préparation et à l’émission des communications. De plus, il peut permettre de réaliser des économies indispensables. Lorsque le courrier électronique peut être utilisé à la place du courrier postal, il peut en résulter d’importantes économies d’impression et d’affranchissement. Lorsque l’impression est la bonne voie à suivre, le regroupement de documents pour le même destinataire peut réduire les frais de port évitables.
L’efficacité et la précision sont des impératifs de communication, pas plus que dans les soins de santé. Chaque message doit être correct et atteindre les destinataires prévus. Lorsque les envois se comptent par centaines ou par milliers, il est difficile de s’assurer que les bons documents vont dans les bonnes enveloppes et sont envoyés aux bonnes personnes.
La précision à l’échelle est nécessaire. En ajoutant des codes-barres aux documents imprimés et en les suivant depuis le moment où ils sont générés jusqu’au moment où le courrier sort, les processus deviennent plus sécurisés et plus transparents. Les outils numérisés de gestion des communications sortantes peuvent fonctionner ensemble pour l’efficacité et la sécurité et aider à préparer les soins de santé à un avenir numérique.
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