Selon l’étude OpinionWay pour Quadient relative à la maturité digitale des entreprises vs. le e-invoicing que vous pouvez trouver en intégralité ici, vous êtes 33% à redouter un budget trop important et une trop grande mobilisation de vos collaborateurs, le même nombre craint pour la sécurité de ses données.
Des craintes bien légitimes exprimées
Dans le contexte actuel, la question budgétaire est nécessairement une préoccupation pour tous les dirigeants et directeurs financiers. Mais le coût de ce type de projet doit être contrebalancé par les bénéfices pécuniaires escomptés (le fameux retour sur investissement…).
Même constat pour la mobilisation de vos collaborateurs. Bien sûr un projet de cette envergure va prendre du temps à de nombreux salariés, qu’ils soient DAF, responsable financier, responsable du back-office, comptable ou Credit manager. Ils sont déjà si chargés… Mais là encore, une fois le goulot d’étranglement passé, pouvoir facturer en électronique leur fera gagner un temps précieux.
La crainte de la cybersécurité se gère différemment et a été anticipée puisque des normes telles que SecNumCloud ou ISO 9001 ont été créées. Commençons les explications par le référentiel SecNumCloud. De quoi parle-t-on ? Elaboré par l’ANSSI (l’Agence Nationale de la Sécurité des Systèmes d’Information), il demande le suivi d’un certain nombre de règles de sécurité permettant de promouvoir, enrichir et améliorer l’offre de prestataires de confiance à destination des entités publiques et privées souhaitant externaliser l’hébergement de leurs données, applications ou systèmes d’information. Ce suivi est l’assurance d’un haut niveau d’exigence d’un point de vue technique, opérationnel et juridique. Les éditeurs de logiciels Cloud certifiés SecNumCloud garantissent la protection des données et la conformité avec le droit européen. Les solutions offrent une assurance de robustesse de leurs plateformes face aux cyberattaques les plus courantes. La norme ISO 9001 de l’AFNOR, quant à elle, est le sésame du système de management de la qualité. Les entreprises disposant de cette certification ont établi des processus efficaces et ont formé leurs employés afin de systématiser une offre de qualité.
Et si la perspective changeait ?
Certes une telle transformation de vos processus génère des peurs. Et puis, peu de personnes aiment se sentir obligées. Et si c’était le moment de prendre un angle de vue un peu différent ? Un angle qui vous permettrait de voir le verre à moitié plein… Un angle qui transformerait cette obligation en succès et vous placerait comme le « business partner » de votre entreprise…
Pour ce faire, reprenons les avantages de la facturation électronique.
- Gagnez du temps : les documents, les factures sont plus vite accessibles et le sont tout le temps. Vos collaborateurs mettent moins de temps à les retrouver notamment dans les cas de demandes de duplicata.
- Réalisez des économies : au-delà du gain de temps, le bénéfice économique est fortement reconnu. En effet, des étapes sont supprimées (impression, affranchissement, archivage physique) favorisant la baisse des coûts opérationnels. Dans l’étude OpinionWay pour Quadient, vous êtes 40% à le citer. Une facture électronique coûte en effet environ 10€ de moins qu’une facture papier selon la DGFiP.
- Réduisez les délais de traitement : les processus d’émission et de traitement des factures sont plus rapidement exécutés, laissant davantage de temps à des tâches plus valorisantes et moins répétitives. La charge mentale qui peut être disproportionnée dans les métiers de la direction financière diminue grâce à l’amélioration de ces process. C’est que nous disions toute à l’heure : il est vrai que la mise en œuvre du projet de conformité peut prendre du temps, mais les bénéfices ultérieurs compensent cet état de faits ! 57% des responsables financiers que nous avons interrogé avec OpinionWay estiment que la dématérialisation leur apporterait plus de simplicité (traitement des factures et déclaration de la TVA).
- Diminuez les erreurs : le diable se cache dans les détails, les erreurs également. L’automatisation et la dématérialisation réduisent les erreurs, le temps de vérification et peuvent améliorer l’image de professionnalisme de votre service et entreprise. En vous connectant au futur annuaire développé par la DGFiP, la moindre erreur aura des conséquences immédiates sur l’adressage de la facture et vous sera signalée par le motif « rejeté ».
- Améliorez le suivi, le reporting et disposez d’une vision globale du cycle de facturation : la traçabilité et les tableaux de bord offrent de suivre en temps réel vos documents envoyés, de déclencher rapidement l’action adéquate (par exemple, soumettre un avoir suite à une facture approuvée partiellement et re-soumettre une nouvelle facture sur la partie ayant conduit au différend) et de vous fournir les outils d’analyse afin de prendre de meilleures décisions plus argumentées.
- Optez pour un haut niveau de sécurité : en complément de ce que nous avons dit précédemment, il faut savoir que les Plateformes de Dématérialisation Partenaires qui auront été certifiées par la DGFiP auront un haut niveau de sécurité, une des conditions sine qua non pour recevoir l’agrément de l’Administration Fiscale.
- Diminuez les délais de paiement et d’encaissement : sans parler des logiciels d’optimisation du process Order-To-Cash (émission des factures au recouvrement de la créance), le fait déjà de dématérialiser ses factures peut améliorer les délais de paiement en réduisant les phases préparatoires à l’envoi.
Ainsi vous voyez que le passage à la facturation électronique ne présente pas uniquement des inconvénients mais également de sacrées opportunités. Et même si la peur du changement peut un temps vous ralentir, sachez que des partenaires peuvent vous accompagner pour surmonter cet obstacle plus facilement. N’hésitez pas à les contacter.
