La facture est le document central des entreprises belges comme partout : il faut savoir que plus d’un milliard de factures sont échangées chaque année en Belgique. D’une part, l’Europe cherche à faire de la facture électronique un standard, d’autre part le gouvernement belge a tout intérêt à lutter contre la fraude fiscale. En effet, selon une récente étude du Fonds Monétaire International, il y aurait un écart de 11 milliards d’euros entre la recette fiscale et ce qui pourrait être perçu en réalité. On comprend alors les enjeux colossaux de cette réforme !
La volonté de se diriger vers la facturation électronique n’est pas nouvelle en Europe, la première réglementation va bientôt fêter ses 10 ans… En effet, la directive européenne qui a « intronisé » la e-facturation est la 2014/55/UE et elle date du 16 avril 2014. Elle concernait uniquement les échanges avec les gouvernements (B2G). Une fois entérinée, chaque pays devait la transposer dans son droit et définir un calendrier de déploiement. La Belgique a décidé la généralisation de la facture électronique en B2G à partir de 2022. Ce déploiement, toujours en cours, a été entrepris étape par étape selon la taille des marchés publics :
• 1er novembre 2022 : obligatoire pour les marchés publics dont le montant est supérieur ou égal à 214 000 €.
• 1er mai 2023 : obligatoire pour les marchés publics de 30 000 € ou plus.
• 1er mars 2024 : obligatoire pour les contrats de moins de 30 000 € et supérieurs à 3 000 €*.
*Les budgets de moins de 3 000 € sont pour le moment exemptés, mais chaque gouvernement pourra ultérieurement décider de l’application de l’obligation pour ce poste de dépense et mettre en place une date d’échéance.
L’Europe planche sur une généralisation du e-invoicing et du e-reporting (transmission des données de facturation aux administrations fiscales avant collecte de la TVA) pour les échanges B2B intra-communautaires. Il s’agit de la directive VIDA (TVA « à l’ère digital »). L’objectif de cette directive est de faire de la facture électronique une norme ! La transposition de cette future directive va bientôt être effective en Belgique. La e-facturation va devenir en effet obligatoire pour toutes les entreprises dès le 1er janvier 2026 (décision prise par le ministre des Finances, Vincent Van Peteghem, le 2 octobre 2023). Il reste quelques étapes pour valider cette décision que vous pouvez retrouver ici. Sachez que juste après Noël, le ministre des Finances a déposé le projet à la Chambre des Représentants ce qui constitue une nouvelle étape et selon Me Aurélie Soldai, avocate spécialiste de la TVA, le projet devrait être rapidement entériné.
Il semble rester beaucoup de temps avant le début de l’obligation de la facturation électronique mais c’est un leurre. Compte tenu du temps pour mener ce type de projet, tout va arriver très vite. Faisons un rapide tour des principaux termes afin de bien s’entendre dessus. Une facture électronique est reconnue conforme lorsqu’elle est créée dans un logiciel de facturation qui automatise son traitement. De plus, une facture électronique possède 3 caractéristiques socles : authenticité, lisibilité et intégrité de son contenu.
Dans le cadre de la réglementation du e-invoicing (échanges B2G et futurs échanges B2B), la facture devra pouvoir être traitée avec le réseau d’accès PEPPOL car il a été choisi par le gouvernement belge comme nous le verrons un peu plus loin.
En revanche, il faut savoir qu’une facture PDF issue d’un scan ne sera plus valide. Seule une facture PDF générée automatiquement par votre logiciel comptable ou ERP, transformée dans un format structuré et compatible avec PEPPOL, pourra être valide.
La future réglementation prévoit 2 nouvelles mentions obligatoires pour toutes les factures :
- Equivalence de la date d’émission d’une facture et de la date de livraison du produit ou du service vendu (fin des facturations regroupées en fin de mois).
- L’IBAN (identifiant bancaire unique) du fournisseur.
On parle beaucoup de PEPPOL mais qu’est-ce que c’est ?
C’est le modèle qui a été choisi pour la dématérialisation des factures. On parle aussi de modèle à 4 coins. PEPPOL (pour Pan-European Public Procurement On-Line) est un projet européen de standardisation d'échange de données électroniques de facturation qui a été lancé dès 2008. C’est à la fois un réseau de transmission avec des critères en termes de niveau de service (SLA) et une norme (PEPPOL BIS) conforme à la norme européenne EN16931 (modèle de données sémantiques pour les factures électroniques). PEPPOL BIS BILLING 3.0 est la dernière version de la norme PEPPOL.
Les éditeurs de logiciel doivent se certifier « Access Point PEPPOL » avec un minimum de niveau de service (SLA) s’ils veulent proposer des services de facturation électronique. Le partenaire peut être différent entre le client et le fournisseur tant que celui-ci est connecté au réseau et propose un format de facture compatible avec une prise en charge PEPPOL. Ceci dit, ces partenaires n’ont pas le droit de se facturer des frais de service.
De plus, il faut savoir que les émetteurs sont responsables de la justesse technique des documents soumis au réseau PEPPOL. La vérification et la validation automatique de vos documents sortants est donc une étape essentielle. Assurez-vous que le prestataire choisi le propose.
Que se passe-t-il si une facture incorrecte a été validée ? Le prestataire de services du destinataire va la rejeter et envoyer un message retour à l’expéditeur. Savoir traiter ce type de messages est donc également un incontournable !
Concernant le B2G, la plateforme Mercurius centralise les achats des entités publiques (comme Chorus Pro en France) en Belgique et est connectée à PEPPOL pour pouvoir recevoir les factures électroniques. Concrètement lorsque vous souhaitez émettre et vous faire régler une prestation ou la livraison d’un bien, soit votre fournisseur est connecté à Mercurius via PEPPOL et tout se fait automatiquement, soit vous saisissez vos factures directement sur Mercurius.
Quels bénéfices tirer de la dématérialisation de ses factures ?
Tout d’abord et comme nous l’avons vu précédemment, la digitalisation de ce flux central en entreprise va bientôt être rendu obligatoire. Afin d’avoir le temps de choisir le bon partenaire, il est pertinent de commencer dès aujourd’hui sa réflexion quant au passage à la facture électronique et de bien définir le périmètre de ce projet.
Nous pourrions en citer plus mais nous allons nous limiter aux 5 avantages majeurs de la facturation électronique.
- Gain de temps
Le ratio du temps de traitement entre une facture papier et une facture électronique est de 1 pour 15. Une personne à temps plein traite donc 15 fois plus de factures électroniques dans le même laps de temps. Ces chiffres ont été révélés par l’Étude Ernst & Young - Worldwide electronic invoicing survey.
- Economies
Une facture client papier coûte environ 7€ alors qu’il faut compter environ 0,30€ pour sa version électronique. D’autre part, le coût de traitement d’une facture électronique fournisseur est 3 fois moins important (environ 4€ contre 14-20€ pour la version papier). Des économies sont par exemple réalisées sur les consommables, l’affranchissement et l’archivage.
- Fluidification et sécurisation des échanges
Un traitement plus rapide, moins d’accrocs et des litiges résolus plus vite (s’il y en a) sont le lot quotidien de la facturation électronique. De plus, si le partenaire choisi est certifié (ISO 27001 ou SOC II type II), l’infrastructure et les données clients sont alors sécurisées. La facture est un document très sensible, il est donc essentiel d’avoir la garantie de sa sécurisation.
- Meilleure relation avec ses partenaires
75% des entreprises qui dématérialisent leurs factures constatent une amélioration de la relation client / fournisseur grâce notamment à une meilleure traçabilité, la remontée des statuts de traitement et l’accessibilité du service 24h/24 sans avoir à attendre l’ouverture des bureaux.
- Respect de l’écologie
Le bilan carbone des factures électroniques est de loin bien supérieur à celui des factures papier (63% selon l’Étude AIS - Assessing the Carbon Footprint of Paper vs. Electronic Invoicing). De plus, les entreprises qui facturent électroniquement consomment 70 kg de papier consommé en moins.
Vous êtes désormais équipé et paré aux questions de vos collaborateurs, questions qui seront inévitables au moment du projet. Car comme toute transformation, la conduite du changement pourra être épineuse. Mal menée, elle pourra susciter la levée de nombreux boucliers qui pourront ralentir le projet. Et ce alors qu’elle offre de nombreuses opportunités pour votre business. C’est là notamment que le choix du bon prestataire est crucial !
