Quels sont les bénéfices de la dématérialisation RH ?

Factures, bons de commandes, contrats... la digitalisation des documents et des processus envahissent toutes les sphères des entreprises et représentent aujourd’hui l’un de leurs défis majeurs. Les services des ressources humaines ne sont pas en reste car ils génèrent et traitent un grand nombre de documents administratifs. La dématérialisation s’est donc imposée naturellement dans l’esprit de ses dirigeants.

En parallèle, un salarié reçoit une multiple de documents RH tout au long de sa carrière professionnelle avec parfois un besoin de les conserver jusqu’à sa retraite notamment pour les bulletins de paie. Trouver une solution d’archivage efficace tout en lui faisant gagner de l’espace lui semble bénéfique très rapidement.
Forts de ces premiers constats et du rappel de la distinction dématérialisation / digitalisation, nous nous demanderons où en sont les services des ressources humaines quant à la dématérialisation de leurs documents ? Quels sont les enjeux côté employeur et les bénéfices côté salarié ? Comment les entreprises peuvent-elles mener à bien un tel projet de transformation sans entamer l’engagement et l’adhésion de leurs collaborateurs ?

Comme toute fonction, la digitalisation de la fonction RH n’échappe pas à la distinction processus / documents :

• Dématérialisation des processus : on parle alors de digitalisation du traitement et de la gestion de tâches. Les échanges entre les différents acteurs RH se réalisent grâce à des plateformes collaboratives et le partage de workflows de validation.
• Dématérialisation des documents : il s’agit de transformer les documents papier des salariés comme les bulletins de paie ou les contrats de travail et ceux de l’entreprise tels que le Règlement intérieur en documents électroniques.

La digitalisation de la fonction RH permet par exemple d’automatiser la diffusion des bulletins de salaire, d’optimiser la gestion des documents RH de l’entrée des salariés dans la société jusqu’à leur sortie en les regroupent dans des espaces dédiés et sécurisés. Ces documents peuvent également être signés électroniquement pour éviter tout échange papier.

Les impacts de la Loi Travail

La loi El Khomri dite Loi Travail, publiée en août 2016, et rentrée en vigueur au 01/01/2017 a profondément modifié la législation du travail. Désormais, sauf opposition du salarié, l’employeur peut diffuser les bulletins de paie sous forme électronique, dans des conditions garantissant l’intégrité du document, sa disponibilité pendant 50 ans ou jusqu’aux 70 ans du salarié et la confidentialité des données. Le législateur a voulu en effet que le bulletin de salaire électronique devienne la norme en lieu et place du format papier, comme c’était déjà le cas dans la plupart des autres pays européens.

Avant la Loi Travail, le nombre de bulletins de salaires dématérialisés était de 15% en France. Sur la même période, il était de 95 % en Allemagne, 73% en Grande-Bretagne, 57% en Italie et 54 % en Belgique (Rapport public « Pour une clarification du bulletin de paie » de Jean-Christophe Sciberras, d’après une étude Solvay et de l’Association nationale des DRH (ANDRH) sur les facteurs de réussite et de freins de la dématérialisation).

Dans une étude IFOP de juin 2017 réalisée pour Neopost, plus d'1/4 des salariés ont déclaré avoir déjà perdu des bulletins de paie et être préoccupés par l’archivage de ses bulletins de paie. 80% d’entre eux se disaient alors prêts à les recevoir au format électronique. Depuis la mise en application de cette disposition législative, 73% des salariés à qui l’on propose de dématérialiser leurs bulletins de salaires en voient l’intérêt et l’acceptent. En complément, de nombreuses entreprises réfléchissent encore à dématérialiser leurs bulletins de paie dans les mois à venir.

Une enquête de la société d’études Markess réalisée à la veille du salon RH Solutions de 2018 confirme également cet engouement : avec un chiffre d’affaires de 2,6 milliards d’euros environ à l’occasion de l’exercice 2017, le marché des logiciels et des services IT destinés aux responsables RH connaît et connaîtra un taux de croissance de 7% environ dans les 2 prochaines années (ce taux est plus élevé que sur les autres segments IT car plus que tout autre secteur, la solution SaaS semble incontournable).

La dématérialisation RH est davantage marquée sur des secteurs d’activité concernés par d’importants turn-over comme l’intérim. La dématérialisation complète du dossier salarié y est plus avancée car elle répond particulièrement aux besoins de ces entreprises de pouvoir traiter rapidement et de manière sécurisée un volume important de documents, à tous les stades du parcours du salarié.

Quels enjeux pour les entreprises ?

La dématérialisation des bulletins de paie représente un enjeu majeur car elle est bien souvent la première étape à la dématérialisation d’autres documents RH. Elle apporte en outre des réponses concrètes susceptibles de convaincre les entreprises :

• Elle réduit les coûts d’envoi et d’archivage. En effet, le remplacement du média papier par des envois électroniques, et l’automatisation du dispatch fait gagner un temps considérable aux gestionnaires RH chaque mois. Elle fait économiser de plus les frais d’affranchissement associés lorsque les bulletins de paie ne sont pas remis en mains propres.
• Elle diminue le temps passé à réaliser des tâches chronophages et à faible valeur ajoutée telles que la préparation du courrier, la recherche de documents et duplicatas… les collaborateurs RH peuvent alors se concentrer sur leurs missions nécessitant leur expertise. Imaginons un salarié qui resterait 6 ans dans son entreprise, cela génère plus de 70 bulletins de salaire sans compter les avenants potentiels, les notes de frais et relevés d’heures pour certains. On comprend alors très vite l’intérêt des entreprises à dématérialiser leurs processus RH.
• Elle modernise la communication des entreprises avec leurs salariés. Cela contribue alors à la valorisation de la marque employeur grâce notamment à des services innovants tels que les portails web personnels et sécurisés
• Elle peut s’adapter au rythme de chacun. La dématérialisation des bulletins de paie est toujours réversible. Si certains collaborateurs ne sont pas prêts tout de suite à les recevoir par voie électronique, ils peuvent continuer à l’avoir en format papier puis changer d’avis par la suite ou vice-versa.
• Elle sécurise et simplifie les échanges de documents. En effet, les plateformes en ligne offrent toutes les garanties en termes de conformité juridique, sécurité, confidentialité des données, traçabilité et pérennité permettant à tous les interlocuteurs d’être rassurés.

La dématérialisation des bulletins de paie est bien souvent la première étape d’une digitalisation plus complète de la fonction RH. Il est donc primordial qu’elle soit réussie.

Quels bénéfices pour les salariés ?

Les salariés ont de nombreux avantages à accepter ou à intégrer des entreprises ayant digitalisé tout ou partie de leur fonction RH. En effet, ils peuvent :

• gagner du temps en évitant par exemple de trop nombreux allers-retours lors de la signature du contrat ou l’envoi de pièces justificatives (état civil, diplômes…). Dans cet exemple, grâce à la signature électronique, les deux parties signent et récupèrent le contrat au format électronique instantanément.
• accéder à leurs espaces personnels 24h/24 et 7j/7. Ce portail centralise tous leurs documents dans un espace sécurisé. Accessible depuis le CPA (Compte Personnel d’Activité), il n’est pas lié à une entreprise et permet de regrouper en un seul espace tous les documents RH émis pendant la carrière professionnelle.
• s’assurer d’un archivage sécurisé de leurs documents RH, protégés des pertes et des sinistres. Grâce à l’archivage chez un tiers de confiance archiveur pendant la durée légale de 50 ans, le salarié est sûr et certain de toujours retrouver ses documents RH ultérieurement. Cet espace personnel sécurisé s’avérera par exemple très utile au moment de la retraite lorsqu’il lui faudra produire des bulletins pour valider des trimestres.
• y voir son intérêt lors notamment de démarches administratives. Ce service innovant est source de satisfaction et renforce l’« expérience salarié ». Elle permet également de partager ces documents en ligne si besoin.

Comment mener à bien un tel projet ?

Comme la digitalisation complète du dossier salarié ne se fait pas du jour au lendemain, il faut savoir faire preuve de souplesse et réaliser progressivement la transition vers l’électronique. Le déploiement n’en sera que plus réussi si ces clés sont respectées. Un partenaire qui vous proposerait de passer du jour au lendemain à la dématérialisation des documents RH de l’ensemble de vos salariés manquerait de pertinence et devrait éveiller des soupçons en vous. Un bon partenaire de la dématérialisation RH :

• L’envisage de manière globale et évolutive. La solution proposée doit s’adapter aux besoins/documents d’aujourd’hui mais aussi permettre à votre entreprise de se projeter dans de futurs usages et somme toute vous permettre de disposer d’une vision à long terme. Elle doit bien évaluer l’appétence de vos collaborateurs au changement et à la dématérialisation ainsi que le rythme qu’ils sont prêts à adopter.
• Vous propose un outil au service de vos problématiques RH comme par exemple une gestion multi sociétés, des règles de confidentialité en fonction des utilisateurs, de règles de cloisonnement et de compatibilité avec vos SIRH. La solution ne doit pas apporter de complexité mais de l’efficacité : l’outil au service de l’organisation et non le contraire
• Vous offre une solution unique permettant de gérer les préférences de réception des salariés de manière transparente : diffuser les documents au format dématérialisé et courrier tout en permettant les allers-retours. En moyenne, nous sommes aujourd’hui sur la répartition suivante 70-80% dématérialisation / 30-20% papier. Le 100% format électronique demeure encore une utopie à ce jour. Une gestion papier efficace est donc un point important à prendre en compte.
• Garantit l’intégrité des bulletins de paie et la confidentialité des données personnelles, même en dehors de l’espace personnel et sécurisé du salarié comme la Loi le stipule.
• Pour finir, veille à la compatibilité avec le CPA (Compte Personnel d’Activité).

Comme toute conduite de changement, ce projet doit s’appuyer sur des experts et comme tout projet RH, il doit associer les représentants du personnel et les collaborateurs en amont afin de disposer de solides relais en interne. Sans cela, le déploiement et l’adhésion seront approximatifs et sources de mécontentement. Avec ces clés, il devient une vraie proposition de valeur pour l’entreprise et ses salariés sur le long-terme.