L'e-facturation (ou facturation électronique) est un moyen efficace pour les entreprises d'établir et de distribuer rapidement et de manière professionnelle leurs factures en vue de raccourcir les délais de recouvrement et de bénéficier d'une trésorerie positive. Au sein de l'Union européenne, les entités adjudicatrices du secteur public devront être capables avant le 18 avril 2019 de recevoir et de traiter les factures électroniques1. Cette initiative dont la portée est considérable a vocation à encadrer la facturation du secteur public en Europe2 par le biais d'une norme commune et de simplifier l'envoi de factures dans les différents pays.
Cette évolution marque la fin de la facturation manuelle sur papier qui est désormais dépassée et qui peut être contraignante pour le personnel, notamment dans des sociétés qui sont déjà soumises à un rythme effréné. L'automatisation et l'e-facturation peuvent permettre la réduction des frais généraux et, parallèlement, l'amélioration de l'expérience utilisateur.
Les PME qui facturent le secteur public peuvent tirer parti des avantages majeurs que peut procurer l'e-facturation dans le cadre de leurs interactions B2B. Qui plus est, si les entreprises travaillent avec des fournisseurs qui passent des marchés avec le secteur public, il se peut que ces derniers soient sur le point d'adopter un système de facturation électronique et souhaitent le généraliser à l'ensemble de leurs transactions. Cela pourrait être l'occasion de revoir vos processus de facturation en vue de leur digitalisation.
Temps passé à traiter des processus de facturation complexes
Établir et émettre manuellement des factures implique souvent la réalisation chronophage d'un certain nombre de tâches. Dématérialiser l'intégralité du processus ne doit pas se limiter au simple envoi par e-mail de factures qui ont été établies manuellement, mais plutôt rationaliser la création et la distribution des factures. Cette évolution permet ainsi de libérer beaucoup de temps qui pourrait être consacré à des activités à plus forte valeur ajoutée.
En adoptant un système d'e-facturation approprié, les entreprises peuvent :
- économiser du temps et de l'argent pour se consacrer davantage au développement de leur activité ;
- répondre aux préférences/exigences de leurs clients sur le mode d'envoi de leurs factures : courrier postal ou e-mail ;
- réduire les coûts et l'espace consacrés à l'archivage des factures papier ;
- faciliter et accélérer la recherche de factures sans avoir à parcourir des classeurs entiers de factures ;
- assurer le contrôle et suivi des factures ;
- avoir accès à un registre de factures numériques unique et centralisé ;
- personnaliser les factures, en ajoutant des couleurs et logos.
Remplacer les tâches manuelles par des processus numériques est un moyen efficace pour les entreprises de rationaliser leurs opérations et de réduire leurs coûts. Pourquoi ne pas commencer par la facturation qui, bien qu'essentielle, est une activité répétitive et chronophage ? La directive européenne relative à la facturation électronique indique clairement une tendance des entreprises à adopter des méthodes numériques plus efficaces pour développer leur activité, ce qui générera, à long terme, des bénéfices pour l'ensemble des parties prenantes.
1https://ec.europa.eu/cefdigital/wiki/display/CEFDIGITAL/Key+eInvoicing+dates+and+events
2https://ec.europa.eu/cefdigital/wiki/display/CEFDIGITAL/European+legislation+on+eInvoicing
