Certaines choses peuvent se passer d'attention. Si vous partez en vacances une semaine, vous ne demanderez pas à un proche de veiller sur vos plantes. Quelques feuilles brunes à votre retour ? Un peu d’eau et tout rentre dans l’ordre. Mais un logiciel de gestion des documents et communications clients, c’est une toute autre paire de manche. C’est plutôt une bombe à retardement.
Malheureusement, certains éditeurs de logiciels CCM s'absentent définitivement lorsqu’il s’agit d’apporter de la valeur à votre organisation. Au lieu de prendre des vacances sous les tropiques, ils abandonnent purement et simplement un produit ou un service dont votre organisation dépend. Un logiciel non supporté, c’est un logiciel figé. Il n’y a plus de nouvelles fonctionnalités, de correctifs de sécurité, ni de mises à jour régulières.
Dans le pire des cas, l’éditeur vous annonce que le logiciel ne sera bientôt plus supporté, sans offrir de processus de migration clair. Vous vous retrouvez sous pression pour investir massivement dans une migration vers un logiciel supporté. Comme vous le savez, une migration éditique ou CCM est un projet monumental qui consomme un temps précieux et les ressources de votre entreprise. En parallèle, il vous faut continuer à concevoir et envoyer des documents et communications critiques à vos clients.
La solution de facilité est tentante : garder votre solution actuelle. Mais rapidement, vous vous rendez compte des conséquences néfastes de votre inaction – et la réparation des dégâts causés sera bien plus coûteuse et chronophage que l'arrosage de vos plantes.
Le danger des interruptions de service
Chaque seconde d'utilisation d'un logiciel non supporté, vous ouvrez la porte aux cybercriminels qui peuvent exploiter les failles identifiées de votre système. Sans mises à jour régulières, la protection contre les attaques n’est plus assurée dans la mesure où les failles connues ne sont plus corrigées. Un hacker pourrait ainsi facilement cyberattaquer votre organisation.
En plus de cela, un logiciel non supporté devient de moins en moins compatible avec les systèmes d’exploitation plus récents, provoquant des ralentissements qui menacent la disponibilité du système. Ces deux problèmes augmentent le risque d’interruption de service.
Nous savons tous qu’une interruption de service est un désastre. L’exemple de la panne informatique mondiale de juillet 2024 est extrême, mais il illustre bien les conséquences possibles : pertes financières et poursuites judiciaires. Dans le cadre de la gestion des flux documentaies sortants et des communications clients, une panne bloque la création et la livraison des documents et communications essentiels à vos clients, entraînant des retards, des perturbations et beaucoup de frustration. Cela peut gravement nuire à la réputation de votre entreprise et augmenter le taux d’attrition de vos clients.
Votre entreprise a peut-être déjà vécu des interruptions, même avec un logiciel moderne. Mais l'avantage, dans ce cas, c'est que vous avez accès à l'assistance technique de l’éditeur, et votre organisation est protégée par contrat. Les équipes de l'éditeur peuvent vous expliquer ce qui se passe, minimiser les risques et remettre rapidement vos systèmes en état de marche. Avec un logiciel qui n'est plus supporté, il n’y a personne à appeler et votre entreprise est livrée à elle-même.
Un cauchemar en matière de conformité
Le danger ne se limite pas aux interruptions. L’utilisation de logiciels de gestion des flux documentaires sortants obsolètes présente aussi des risques de non-conformité.
Avec l’évolution rapide des réglementations dans différents secteurs, la création et la diffusion des communications se complexifient, avec l’introduction croissante de l’IA, de l’intégration de plateformes, de la personnalisation et de nouveaux canaux numériques. Des changements dans les régulations – comme l’EU Artificial Intelligence Act ou le Media Act 2024 – pourraient rendre vos pratiques non conformes.
Les logiciels CCM modernes intègrent des processus conçus pour prévenir la non-conformité avec des filets de sécurité qui empêchent l’envoi de communications non conformes. Les fonctions comme les blocs de contenu, les circuits d'approbation et les rejets automatisés protègent contre ces risques.
Mais si votre logiciel n’est plus mis à jour, ces fonctionnalités deviennent obsolètes et peu fiables. Ce qui était autrefois une technologie de confiance se transforme en un système lent et truffé de bugs, incapable de gérer vos volumes de données et processus complexes. Et un logiciel défaillant n’offre pas une protection adéquate contre les risques de non-conformité.
Des workflows paralysés par des frictions
Votre équipe pourra peut-être encore créer et livrer des communications avec un logiciel non supporté pendant un certain temps, mais à mesure que les semaines passent, elle subira de plus en plus de frictions dans ses processus.
Sans mises à jour, le logiciel deviendra de plus en plus difficile à intégrer avec les autres technologies que vous utilisez. Les incompatibilités entraîneront des dysfonctionnements, des inefficacités, voire des échecs complets dans vos workflows. Cela affectera la productivité de vos équipes et la qualité de vos communications clients.
Ce manque de fiabilité des outils de l’entreprise risque de démotiver vos collaborateurs. Si vous n’investissez pas dans une migration vers un logiciel supporté qui permet à vos équipes de travailler efficacement, votre entreprise se retrouvera face à un problème encore plus grand : un taux de rotation du personnel élevé.
Que faire si votre logiciel CCM n’est plus supporté ?
Conserver un logiciel non supporté est donc une décision risquée. Quelles sont vos options ?
- Rester avec votre CCM non supporté et espérer ne pas être pris de court (comme CrowdStrike).
- Investir du temps et de l'argent pour migrer vers une nouvelle solution du même éditeur (en espérant que le prochain logiciel soit mieux pris en charge).
Ces options ne sont pas idéales, mais nous avons une troisième solution.
Migrez vers Quadient Inspire – une solution CCM innovante, développée par une entreprise qui se soucie vraiment de ses clients. Vous bénéficierez de :
- Une migration 50 % plus rapide grâce à la technologie IA
- Un processus de migration éprouvé ayant permis de migrer des dizaines de milliers de modèles d'autres solutions CCM
- Une innovation continue avec des mises à jour tous les deux mois
- Un service client de haute qualité, notre solution affiche un taux de renouvellement de 99 % et un taux de recommandation de 98 %.
- Un service client dédié et un support technique régional
Vous voulez éviter que votre CCM non supporté ne devienne une catastrophe pour votre entreprise ? Découvrez comment Inspire Xpress peut vous aider à migrer rapidement.
