Trois améliorations sur lesquelles un professionnel des comptes clients peut se concentrer pour gérer toute incertitude économique qui s’étend jusqu’en 2022.
Le ministère des Comptes débiteurs a connu deux années turbulentes, c’est le moins qu’on puisse dire. Il n’est pas facile d’être l’équipe chargée de s’assurer que le paiement des biens et des services est reçu à un moment où les clients font de leur mieux pour s’accrocher à l’argent.
Mais pouvez-vous les blâmer? Eh bien, si vous êtes un professionnel des comptes clients qui voit les paiements devenir de plus en plus en retard, il peut être difficile de ne pas le faire. Cependant, l’impact de la pandémie est encore très réel. Une étude récente au Royaume-Uni a révélé que sur 500 entreprises cherchant des plans de remboursement, 83% avaient demandé encore plus de temps pour rembourser les prêts Covid d’urgence.
83% des entreprises britanniques ont demandé plus de temps pour rembourser les prêts Covid
Il y a aussi les nouvelles de la variante Omicron. À l’heure actuelle, on sait peu de choses sur l’impact de la nouvelle souche de COVID-19. Cependant, les experts suggèrent que si la situation devait empirer, les gouvernements pourraient être contraints d’imposer des restrictions plus strictes qui nuiraient à la demande de biens et de services. Cela pourrait entraîner une forte baisse de l’activité économique, semblable à la première phase de la pandémie. Il y a aussi l’inquiétude de ce qui va suivre et les problèmes que d’autres variantes potentielles pourraient causer. L’impact sur les équipes AR ? Les ventes de l’entreprise pourraient diminuer et, encore une fois, il deviendrait difficile de recouvrer les factures.
Bref, nous ne sommes pas encore sortis du bois. La liquidité continuera d’être un problème pour de nombreuses organisations et les équipes des comptes clients doivent se préparer pour une autre année difficile. Explorons trois améliorations sur lesquelles un professionnel des comptes clients peut se concentrer pour atténuer les risques et mieux contrôler les flux de trésorerie.
Devenez un expert en rapports sur le vieillissement
L’examen quotidien des rapports sur le vieillissement aide les professionnels de la RA à voir où se trouvent les soldes et les maintient proches de tout ce qui se passe avec les paiements des clients.
Ils fournissent également un aperçu de l’emplacement de votre argent sous forme agrégée, ainsi que de l’écart en pourcentage entre les seaux vieillissants. Ils montrent les clients qui ont des soldes croissants et ceux qui ont plusieurs factures impayées, ce qui est utile car cela peut indiquer un problème. Ils aident également à mettre en évidence les soldes non comptabilisés où une seule facture peut avoir été manquée.
Trancher et couper en dés un rapport sur le vieillissement est une tâche essentielle pour segmenter les clients en stratégies de risque. Cependant, la gestion manuelle peut prendre beaucoup de temps. En adoptant cette approche, les professionnels de la RA doivent télécharger les données vieillissantes de leur logiciel de comptabilité ou de leur ERP et passer du temps à les analyser pour identifier les tendances. Une fois cela terminé, le rapport de vieillissement peut ensuite être partagé avec ceux qui ont besoin de le voir, généralement au format Excel.
Le découpage et le découpage d’un rapport sur le vieillissement sont essentiels pour segmenter les clients en stratégies de risque
Ce processus est non seulement long et long, mais il n’est pas non plus en temps réel, ce qui signifie que les données capturées ne sont souvent pas complètement à jour. Heureusement, les plates-formes de RA capturent désormais des rapports de vieillissement en temps réel, fournissant un état actuel et en direct des créances. Cela permet aux équipes comptables de se concentrer sur les activités de collecte de revenus de base.
Mesurez l’efficacité de vos collections
Connaissez-vous votre indice d’efficacité des collections ou VOTRE IEC? Il s’agit d’un calcul de la capacité de votre entreprise à récupérer les comptes clients des clients. En d’autres termes, l’ICE compare le montant qui a été recouvré au cours d’une période donnée au nombre de créances disponibles pour le recouvrement.
Étant donné que ce calcul est le pourcentage de factures payées au cours d’une période donnée, 100% est le score parfait, 80% ou plus indique un processus de recouvrement très efficace, tandis que 50% ou moins est considéré comme faible. Le calculateur de l’indice d’efficacité des collections de YayPay peut être utilisé pour déterminer instantanément ce nombre.
Pour l’améliorer, les équipes doivent examiner plusieurs domaines de leur processus de comptes clients, notamment :
- Politique de crédit - C’est ainsi qu’une entreprise détermine la solvabilité, ainsi que les termes et conditions pour faire des ventes. Les entreprises devraient être en mesure de comprendre l’admissibilité d’un client à obtenir des fonds en fonction de la santé de leur propre entreprise. Cela peut être découvert en achetant des rapports de vieillissement auprès de fournisseurs tiers et en vérifiant les références (par exemple, les références bancaires).
- Recouvrement - Un processus clair et efficace d’envoi et de suivi des factures est essentiel. Si les clients sont contactés en retard, cela entraînera des retards de paiement. L’automatisation des recouvrements garantit que ce processus est systématique, fournissant un processus cohérent pour les clients qui permet de traiter et de payer les factures à temps.
- Gestion des données - L’erreur humaine peut avoir un impact important sur la rapidité avec laquelle les paiements sont collectés. Des retards peuvent être causés si les détails du client sont incorrects, tels que l’argent dû ou même les coordonnées. Aujourd’hui, les équipes de RA utilisent des plateformes pour centraliser les données et s’assurer qu’elles sont toujours à jour, ce qui leur permet de se concentrer sur la collecte d’espèces.
- Options de paiement - Les clients d’aujourd’hui veulent vous payer de la même manière qu’ils paient pour tout le reste - en ligne. Grâce à l’automatisation de la RA, vous pouvez offrir aux clients toutes les options de paiement qu’ils veulent et dont ils ont besoin, ce qui améliore leur expérience et vous aide à être payé plus rapidement.
Un score CEI de 80 % ou plus indique un processus de recouvrement très efficace. Connaissez-vous le vôtre ?
Diversifiez votre approche
Tous les clients sont différents. Et cela signifie que vous devez personnaliser l’approche que vous utilisez avec eux si vous voulez que vos comptes clients soient efficaces.
Collections
Les flux de travail doivent être personnalisés par type de client. Cela peut signifier augmenter les points de contact et accélérer l’escalade pour les comptes à risque. D’autre part, les clients qui paient à temps peuvent recevoir un service de « gant blanc » avec des rappels amicaux et un appel téléphonique personnel avant que les factures ne soient en souffrance. L’utilisation de la même approche « taille unique » pour les clients n’aidera pas à résoudre les problèmes de comportement de paiement. Même si la régularité des suivis est accrue, rien ne garantit que les collections s’amélioreront.
Notre kit de modèle d’e-mail AR ultime contient plus de 20 e-mails conviviaux pour chaque point de contact AR. Grâce à cela, vous pouvez optimiser votre flux de travail de recouvrement en vous assurant que vos clients reçoivent des communications engageantes et informatives à chaque étape du processus. Cela permet d’encourager un comportement de paiement positif.
Si vous souhaitez en savoir plus sur les communications efficaces avec les clients, vous pouvez lire nos huit meilleures pratiques ici.
Paiements
Si une approche de recouvrement sur mesure n’incite pas vos clients à payer à temps, ils peuvent être confrontés à des problèmes de trésorerie. Dans ce cas, vous pouvez avoir un client en souffrance qui vous informe qu’il a besoin d’une prolongation pour régler sa facture.
Pour gérer cela, vous pouvez changer votre approche en offrant au client un plan de paiement pour son solde impayé. Des études montrent que 78% des clients sont plus susceptibles de vous apporter des affaires répétées après une expérience positive avec les plans de paiement. Qui a dit que ce n’était pas payant d’être gentil ?
Une autre méthode efficace consiste à offrir un escompte de paiement anticipé. Par exemple, vous pouvez offrir une réduction de 2/10, net/30, ce qui signifie que les clients reçoivent une réduction de 2% s’ils paient dans les 10 jours au lieu de 30. Lorsqu’une entreprise peut se le permettre, offrir un paiement anticipé est important et peut être très utile pour augmenter les flux de trésorerie.
La RA haute performance est à l’horizon
Peu importe ce qui se passe en dehors de votre entreprise, la mise en œuvre des améliorations ci-dessus renforcera votre département AR et placera votre équipe dans une position plus forte pour gérer toute incertitude économique qui s’étend jusqu’en 2022.
Si vous souhaitez automatiser ces tâches de comptes clients afin d’accroître l’efficacité de votre équipe, contactez-nous dès aujourd’hui.
