Alors que l’économie continue de se redresser, de nombreux acteurs de l’industrie du courrier sont pleinement conscients que le volume de courrier ne l’est pas. Les résultats du service® postal américain à la fin de juillet (10 mois après le début de l’exercice 2017) confirment que le volume total de courrier est en baisse de 3,3 % par rapport à la même période l’an dernier. Le détournement électronique continue de ronger le volume de courrier de première classe®. USPS Marketing Mail® est touché par les expéditeurs qui utilisent plus de technologie pour mieux cibler leurs meilleurs contacts et connecter le courrier physique à une expérience numérique afin d’augmenter le retour sur investissement sans augmenter le volume de courrier.
Une récente mise à jour sur l’état de l’industrie d’Idealliance a noté que « les entreprises de toutes tailles et de tous types se font concurrence pour améliorer leurs capacités actuelles et en créer de nouvelles ». L’une des difficultés pour les entreprises est de trouver le temps et la capacité nécessaires pour faire ces investissements nécessaires. De nombreuses entreprises se retrouvent accablées par des systèmes hérités qui consomment le temps des ressources disponibles, ce qui laisse peu de temps pour se concentrer sur de nouveaux investissements. Pour les fournisseurs de services d’impression (PSP) qui offrent des services de publipostage, bon nombre de ces systèmes hérités se trouvent dans le service de traitement des données (DP).
Le traitement des données est un domaine qui a tendance à être enveloppé dans une « boîte noire » et qui fonctionne toujours comme il y a 10 à 20 ans. Étant donné que de nombreuses entreprises utilisent une terminologie légèrement différente, définissons d’abord ce que l’on entend par traitement des données. Il s’agit du processus métier consistant à prendre en compte les données de votre client, à vérifier qu’elles sont complètes et ce qui est attendu, puis à les transformer, à les analyser, à corriger les adresses (via un service certifié™ CASS) et à les obtenir sous la forme dont elles ont besoin pour l’impression et l’envoi. Il existe également une planification de l’entrée de la distribution et de la présélection USPS®. Le processus se termine par l’envoi du fichier de sortie à la composition du document, qui est souvent un service différent. Pour les tâches qui nécessitent une quantité considérable de DP, l’effacement du fichier de sortie peut prendre des jours, voire plus d’une semaine, pour que les services DP effacent le fichier de sortie.
Afin d’obtenir un fichier client tout au long du processus, les équipes DP ont écrit des scripts personnalisés sous DOS® ou FoxPro® (et de nombreux autres langages de script). Le processus est caractérisé par un file-in/file-out pour chaque étape, des points de contrôle de qualité manuels, des correctifs/corrections et des files d’attente avec d’autres tâches en cours de traitement. Le temps prolongé de traitement des tâches provient généralement de ces étapes manuelles, et plus le travail est important, plus il prend du temps. Lorsque le département DP est occupé, des goulots d’étranglement apparaissent rapidement et les choses ralentissent vraiment. À ce stade, les entreprises doivent abandonner l’investissement dans les nouvelles technologies pour maintenir l’activité.
Non seulement ce processus est lent, mais il y a un coût élevé associé. Les scripts de travail doivent être maintenus et mis à jour, l’erreur humaine doit être corrigée et il y a un investissement de temps considérable pour programmer et configurer de nouveaux clients et tâches. Pour aggraver ces défis, chaque personne DP écrit ses scripts à sa façon, ce qui rend difficile la réutilisation et le partage des tâches au sein de l’équipe. Les entreprises ont également indiqué que de nombreux membres de leur main-d’œuvre du PDD approchent de l’âge de la retraite et qu’il est pratiquement impossible et coûteux qu’une nouvelle personne prenne son travail.
Les PSP leaders du marché (ceux qui sont en croissance réelle) font l’investissement pour éliminer tous les scripts personnalisés, les utilitaires FoxPro, le traitement des fichiers entrants / sortants et les points de contrôle manuels. Cet investissement se traduit par des améliorations spectaculaires du débit et du temps de traitement. Toutes ces étapes peuvent être entièrement automatisées en un seul flux continu où les tâches de routine peuvent automatiquement circuler dans le département DP et dans le département de composition.
Voici quelques exemples d’améliorations réelles apportées aux clients :
• Un travail quotidien de 60 à 75 minutes a été réduit à 3 minutes
• Un travail qui a pris 8 heures à programmer et à exécuter a été réduit à 1 minute
• Un travail quotidien fréquent a été réduit de 20 minutes à 1 minute
Ce ne sont pas des résultats spéciaux et uniques en leur genre, mais plutôt monnaie courante lorsque DP est déplacé vers l’automatisation avec des processus allégés, une expertise de l’industrie et des outils technologiques modernes. Un client a même déclaré qu’il pensait avoir doublé sa capacité de DP sans ajouter de personnes et qu’il n’avait pas encore entièrement automatisé ses opérations.
Ces gains éliminent les goulots d’étranglement dans le PDD qui consomment des ressources et limitent la capacité d’investir dans de nouvelles technologies et des services étendus qui créent la possibilité pour l’entreprise de se développer.
Voici 5 indicateurs que l’automatisation pourrait convenir à votre entreprise :
- Vous avez un service de traitement des données, ils utilisent des scripts personnalisés et il faut des heures ou des jours pour traiter une tâche donnée
- Vous avez refusé des affaires en raison du délai d’exécution (doit être le cas maintenant) ou de la complexité de la manipulation des données de travail (vous n’avez pas les outils pour le faire)
- Il n’y a pas eu d’amélioration significative des gains de temps ou de l’efficacité dans le domaine du PDD depuis longtemps, voire jamais
- Il est difficile de voir ou de comprendre quelles étapes du processus doivent se produire dans DP - c’est une « boîte noire »
- La croissance est entravée par le fait que le PDD est à pleine capacité et nécessite du personnel supplémentaire pour croître
En adoptant une nouvelle approche d’automatisation de vos opérations DP, vous pouvez également obtenir une amélioration de plus de 90% des délais de traitement que ces entreprises leaders ont réalisée. Cet investissement peut devenir un levier clé pour aider votre entreprise à se développer tout en maintenant ou même en réduisant les coûts tout en permettant d’investir dans de nouvelles technologies et offres de services.
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