Les entreprises qui émettent des factures sont rapidement en mesure de ramener de l’argent dans l’entreprise plus rapidement. Cependant, de nombreuses factures de stockage à envoyer en une seule fois, souvent une fois par mois. Si les processus de facturation étaient plus efficaces, ils ne ressentiraient peut-être pas le besoin de réserver du temps de cette façon; au lieu de cela, ils pourraient facturer le travail dès qu’il est terminé, ce qui réduirait le temps d’attente de l’entreprise pour les paiements.
Les processus manuels sont souvent à l’origine de la facturation différée. La recherche d’informations – les détails du client ainsi que la confirmation des produits / services livrés – la compilation des factures, l’impression de documents, l’adressage des enveloppes, l’assurance que les documents corrects vont dans les bonnes enveloppes, l’ajout d’affranchissement et le fait d’aller au bureau de poste, peut être une grande partie de la journée.
Même lorsque les clients ont choisi de se passer de papier et de recevoir leurs factures par voie électronique, cela reste une perte de temps. Souvent, les e-mails sont traités de manière totalement séparée des factures envoyées par courrier physique, avec des e-mails individuels créés pour chaque client et des factures jointes.
Accélérer la distribution des factures
Grâce à l’automatisation, les entreprises peuvent réduire le temps nécessaire à la préparation et à l’émission des factures. Cela peut être réalisé avec des équipements et des logiciels spécialisés dans la maison, mais l’externalisation est une option Les documents sont préparés à l’aide d’un portail en ligne, puis le travail physique d’impression de documents, de remplissage d’enveloppes, d’adressage, d’ajout d’affranchissement et d’affichage est géré par une installation de production de courrier externalisée.
De plus, s’assurer que chaque facture est envoyée au client de la manière qu’il préfère – que ce soit par voie électronique ou par copie papier par la poste – est aussi simple que de sélectionner l’option appropriée via le portail Web.
Les documents émis sont également archivés en toute sécurité pour une récupération facile et une gestion efficace des enregistrements.
Vous pouvez envoyer des dizaines, voire des centaines, de factures; Peut-être envoyez-vous des milliers, quelle que soit la taille de votre activité de facturation, cette méthode de distribution évolutive et automatisée aide votre entreprise à :
- Améliorer les flux de trésorerie en permettant aux paiements d’être introduits plus rapidement dans l’entreprise
- Satisfaire les préférences des clients pour la réception des factures par voie électronique ou par la poste
- Réduisez le temps consacré au temps passé par le personnel à la préparation manuelle et banale des factures afin qu’il puisse utiliser ses précieuses compétences d’autres façons au profit de l’entreprise
- Améliorez l’efficacité en supprimant les problèmes qui peuvent retarder la sortie des factures, tels que les problèmes d’impression et les absences du personnel responsable de l’envoi du courrier
- Accroître la sécurité grâce à l’inclusion d’identificateurs uniques sur le courrier
- Stockez efficacement les documents archivés.
Découvrez comment Quadient peut vous aider à distribuer votre courrier sortant pour une facturation plus efficace.
