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La pandémie de COVID-19 a forcé de nombreuses équipes de comptes fournisseurs à changer complètement leur façon de travailler. Dans un sondage réalisé en avril auprès de 465 professionnels de la finance de moyennes et grandes entreprises, 39 % ont déclaré être passés aux paiements électroniques. De plus, 26 % ont déclaré qu’ils envisageaient de faire le changement.
L’une des raisons de cette transformation est que de nombreuses entreprises ont dû s’adapter au travail à distance, ce qui signifie que les processus manuels sur papier ne sont plus réalisables. Une autre est qu’il y a eu une augmentation spectaculaire de la fraude pendant la pandémie; en septembre, la Federal Trade Commission des États-Unis a indiqué qu’elle avait reçu 200 000 plaintes pour fraudes et escroqueries jusqu’à ce mois-là en 2020. Enfin, de nombreuses entreprises cherchent à réduire leurs coûts et à trouver des moyens plus efficaces de faire les choses alors que nous sommes confrontés à l’incertitude économique.
Si vous pouvez vous identifier à l’une de ces priorités et que votre entreprise utilise Microsoft Dynamics GP, vous avez de la chance. Beanworks s’intègre désormais à Microsoft Dynamics GP et a simplifié l’ensemble du processus AP, le rendant plus efficace, plus sûr et plus facile à utiliser à distance.
Ce que Beanworks et Microsoft Dynamics GP peuvent faire pour votre entreprise
La nouvelle intégration élimine les tâches de saisie de données fastidieuses et achemine automatiquement les documents AP pour approbation. Cela inclut les factures, les bons de commande, les paiements et les dépenses, ce qui signifie qu’il n’est pas nécessaire de procéder à des suivis d’approbation. Avec Microsoft Dynamics GP, Beanworks synchronise également sans effort les informations de facturation et de paiement.
Vous bénéficiez d’une gestion à 360° des dettes de votre entreprise, avec une piste d’audit numérique de chaque document AP et de l’historique des approbations. Votre équipe aura un meilleur contrôle, réduisant ainsi les risques d’erreur, de manipulation et de fraude. Il n’est pas nécessaire de transférer manuellement des données basées sur des fichiers. Le logiciel permet également les paiements à distance ou au bureau, l’approbation des factures, les demandes d’achat et les notes de frais.
Lorsque l’AP est automatisé - y compris les paiements par chèque, ACH / EFT, virement bancaire ou carte de crédit virtuelle - l’un des grands avantages est l’argent que vous économisez. Le point d’accès automatisé peut faire passer le coût par facture d’environ 15 $ à 2 à 3 $ par facture. En effet, ces tâches, lorsqu’elles sont effectuées manuellement, peuvent nécessiter beaucoup de main-d’œuvre et impliquer de longs processus papier.
Et ce n’est pas la seule tâche où le temps et l’argent peuvent être économisés grâce à l’intégration entre Beanworks et Microsoft Dynamics GP. Désormais, les factures sont reçues par voie électronique ou numérisées par lots; les informations d’en-tête sont ensuite capturées automatiquement et vérifiées avec une précision de 99%. Les factures peuvent également être immédiatement mises en correspondance avec les bons de commande.
Pourquoi vous devriez automatiser vos processus AP maintenant
La pandémie et ses conséquences ont peut-être accéléré la tendance à l’automatisation des PA, mais il existe de nombreuses autres raisons impérieuses de le faire. Dans une étude récente menée auprès de professionnels de l’AP, 51 % ont déclaré que la saisie manuelle des données et les procédures inefficaces étaient les plus grands obstacles auxquels ils étaient confrontés. En deuxième place se trouvait l’acheminement manuel des factures, avec l’émission de factures perdues ou manquantes en troisième.
L’automatisation de vos processus de bons de commande, de facturation, de paiement et de dépenses peut éliminer la saisie de données et rendre tous vos processus plus efficaces, tout en réduisant les risques et les coûts. Comme le travail à distance est là pour rester pour beaucoup d’entre nous, il est logique de s’éloigner des méthodes papier au profit de systèmes auxquels vous pouvez accéder de n’importe où.
Si tout cela vous plaît mais que votre entreprise n’utilise pas Microsoft Dynamics GP, sachez que Beanworks fonctionne également de manière transparente avec de nombreux autres programmes - Microsoft Dynamics GP n’est que la dernière intégration à être publiée.
Beanworks se synchronise également avec Intuit QuickBooks, Oracle NetSuite,Sage et gestionnaire de loyer. Ces intégrations sont idéales pour les organisations du marché intermédiaire avec des équipes AP traitant au moins 100 factures par mois.
Prêt à automatiser ? Découvrez ce que Beanworks peut faire pour votre entreprise.
