Jusqu'à il y a environ cinq ans, les solutions de facturation électronique étaient principalement conçues pour les grandes entreprises. Toutefois, les nouvelles solutions, spécifiquement développées pour les PME (petites et moyennes entreprises), sont en train de gagner des parts de marché. En passant de la facturation physique à la facturation numérique, de nombreuses entreprises bénéficient des avantages découlant d'un processus plus fiable, sécurisé, traçable et rationalisé.
Deux formats de facturation électronique
Le premier format de facturation électronique est le PDF. Le fournisseur qui décide d'envoyer une facture au format PDF dispose de deux solutions : soit il envoie un simple fichier PDF et, dans ce cas, le fournisseur et le client doivent s'assurer que tous les contrôles internes sont en place pour créer un journal d'audit fiable en cas de contrôle fiscal. Soit il utilise une signature électronique qui garantit l'intégrité et l'authenticité du document. Cette méthode PDF est plutôt facile pour l'expéditeur, mais elle implique que le destinataire saisisse manuellement les données de la facture dans son système comptable ou automatise la procédure à l'aide d'une solution de capture de données.
Le second format de facturation électronique est l'échange de données informatisées (EDI). Avec la solution EDI, le client et le fournisseur doivent définir un format de données de facturation spécifique (XML, EDIFACT…). C'est souvent le client qui impose son format à ses fournisseurs, car cette méthode permet aux destinataires d'automatiser l'ensemble de la procédure de facturation. L'EDI est complexe et coûteux du point de vue du fournisseur, car celui-ci doit gérer un format de facturation EDI différent pour chaque client. Lors de la mise en place de l'EDI, le fournisseur et le client doivent également adhérer à la législation spécifique à l'EDI, comme la liste obligatoire des partenaires commerciaux en France.
Authenticité et intégrité de la facturation électronique
L'authenticité et l'intégrité de la facture électronique (qu'elle soit au format PDF ou EDI) peuvent être garanties par une signature électronique. En cas d'utilisation d'une signature électronique, l'expéditeur doit se renseigner pour savoir si la signature électronique requise par son pays est une signature avancée ou qualifiée. Une signature électronique avancée est une signature logicielle tandis qu'une signature électronique qualifiée est une signature matérielle.
En fonction des réglementations locales, certains pays peuvent demander aux parties de conserver la facture sous son format d'origine. Cela signifie que si la facture a été envoyée au format électronique, elle devra être archivée électroniquement pendant toute la durée légale d'archivage.
Différentes méthodes de facturation électronique
Les fichiers PDF et EDI peuvent être envoyés de différentes façons. Tout d'abord par e-mail. Ce mode d'envoi peut sembler le plus simple, mais il peut entraîner des processus de récupération longs et complexes en cas d'archivage électronique incorrect. Pour que le destinataire puisse les gérer correctement, il est conseillé de lui envoyer les factures à une adresse e-mail professionnelle, et non pas à une adresse personnelle.
Deuxièmement, via un portail Web. Dans ce cas de figure, le client demande au fournisseur de saisir manuellement toutes les données de la facture sur un portail Web. Cela représente un surplus de travail pour le fournisseur, qui doit saisir les données à la fois dans son système comptable et sur le portail Web du client. Cette méthode augmente également le risque d'erreur humaine. Cependant, elle permet souvent au fournisseur d'effectuer le suivi de l'approbation et du paiement de ses factures. Le principal avantage est pour le client, qui peut automatiser l'ensemble de sa procédure de facturation (saisie des données, rapprochement de la facture avec la livraison, approbation et paiement).
Des prestataires de service de facturation électronique peuvent également être sollicités. Cette solution implique un prestataire de service tiers, qui met en œuvre et soutient les processus de facturation électronique et l'archivage pour le compte des fournisseurs et/ou des clients. C'est ce tiers qui gère la complexité des différents formats de facturation EDI et l'interopérabilité entre les différents prestataires de service.
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