S’il est bien un métier où le juridique a fait irruption, c’est bien celui de DAF. Pourquoi ? Parce que la facture est un document central dans l’entreprise en lien avec la perception de la TVA. En France, le manque à gagner en termes de perception de TVA se monte à environ 9,5 milliards d’euros selon le rapport 2023 sur l'écart de la TVA. Le législateur a donc décider de remédier à cet écart en votant la loi dite du « e-invoicing ». Le DAF aujourd’hui se doit notamment de maîtriser cette législation et doit se tenir au courant régulièrement de toutes les évolutions de celle-ci.
Comment vos processus financiers vont-ils être impactés ? Quelles transformations seront nécessaires ? Comment accompagner ces transformations auprès de vos collaborateurs devant s’adapter ? Comment susciter l’adhésion des équipes et transformer cette contrainte réglementaire en succès ?
La réforme de la facturation électronique est une réforme en profondeur de tous vos processus financiers, on vous explique pourquoi…
Rappel du contexte
Vous avez dû lire à de nombreuses reprises des informations concernant la future législation du e-invoicing, nous allons donc rappeler les grands éléments de celle-ci sans nous y attarder.
2 dates sont à retenir :
- 1er septembre 2026 : les grandes entreprises et les ETI devront être en mesure d’envoyer des factures électroniques et toutes les entreprises devront pouvoir traiter une facture électronique reçue. Imaginons que l’un de vos clients soit un grand groupe du CAC40, même en tant que PME, vous aurez l’obligation de traiter sa facture électronique à partir de cette date !
- 1er septembre 2027 : les PME et micro-entreprises devront pouvoir envoyer des factures électroniques
Ce calendrier (en tenant compte des délais de démarrage du projet, de vote des budgets, de choix de l’expert qui vous accompagnera et d’implémentation) montre à quel point ce projet doit être pris au sérieux très rapidement.
La réforme exige 6 prérequis (certains d’entre eux peuvent être démarrés dès à présent) :
1. Diagnostiquer la qualité de ses données et mettre à jour ses bases (clients, fournisseurs et articles)
2. Identifier les cas d’usage propres à votre entreprise (acompte, affacturage, facture déjà payée…) parmi les 36 recensés par l’Administration Fiscale et s’assurer que la solution de facturation choisie fonctionne bien le jour J
3. Faire en sorte que vos factures comportent bien les 34 mentions obligatoires dont 4 nouvelles ou veiller à les ajouter dans votre (futur) outil
4. Pouvoir suivre les 14 statuts de traitement de la facture (dont 4 qui vont être obligatoires : facture déposée sur une plateforme, rejetée pour un motif technique, refusée pour une raison métier, encaissée)
5. Fournir un e-reporting tous les 10 jours à l’Administration Fiscale sur toutes les transactions BtoC et BtoB à l’international
6. Transmettre vos factures dans un des 3 formats électroniques conformes à la réglementation européenne (UBL, du CII ou du Factur-X). Ceci signifie donc qu’une facture PDF ne sera bientôt plus considérée comme une facture électronique.
Peu d’entreprises sont réellement conformes à tous ces prérequis. Selon l‘étude OpinionWay menée pour Quadient en début d’année, seules 2% des entreprises déclaraient avoir leurs processus financiers conformes à ce réglementation…
Pour finir, vous aurez le choix du prestataire pour vos factures entrantes et sortantes (ce prestataire pourra même être différent pour ces 2 flux) sachant que le plus important pour vous est d’adresser vos besoins d’automatisation de vos processus financiers, tout en vous assurant de la conformité réglementaire. Vous pourrez être vite égaré par les terminologies utilisées, PDP, OD, OD+PDP, etc….finalement ce qui vous importe est de trouver un prestataire capable de vous accompagner sur l’ensemble de vos enjeux, et pour ce faire, pourquoi ne pas chercher le combo gagnant, à savoir une plateforme adressant l’ensemble de l’automatisation des processus de votre fonction finance, avec une labellisation Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP), qui vous assurera la transmission de vos factures au SI de l’Administration Fiscale et aux autres PDP.
Une transformation partielle impossible
La facturation électronique doit être intégrée aux processus existants du crédit-à-encaissement et celui de la commande au paiement. Ce n’est pas toujours le cas mais cette fois-ci cette réforme ne laisse aucun compromis dans l’adaptation de vos processus financiers. En effet, elle exige une transformation totale à toutes les entreprises qui n’utilisent pas déjà l’un des 3 formats prérequis. S’il vous arrive encore d’envoyer des factures papier au réparateur de la climatisation ou des factures PDF en pièce jointe d’un mail, sachez que ces procédés seront bientôt jugés non conformes. Tout votre écosystème (clients, fournisseurs, sous-traitants, partenaires…) doit peu à peu se conformer à ces exigences réglementaires.
Pour en faire un succès, il est nécessaire de développer une stratégie de transformation globale avec des objectifs, des échéanciers et des indicateurs de réussite clairs. Cette transformation initiée par le législateur est également l’occasion pour tous les DAF de réviser leurs processus, les aplanir, déterminer ceux qui pourraient être optimisés, comment ils pourraient l’être, identifier les processus clés, ceux qu’il ne faut absolument pas toucher… C’est une chance unique de mettre à plat vos processus et de les « interroger » ! Une chose est sûre, ce n’est pas une transformation mineure…
Les défis de l’intégration IT
Là encore, le défi est titanesque. Il est essentiel d’assurer un échange de données transparent entre vos systèmes informatiques et les plateformes gouvernementales. Sur le papier, certaines transformations peuvent paraître simples mais une fois implémentées dans vos systèmes d’information, ce processus ne fonctionne pas ou prend davantage de temps à être effectué. Vous aviez prévu de vous conformer à la future loi du e-reporting et de transmettre les données de transaction BtoB internationales à l’Administration Fiscale tous les 10 jours mais voilà, le fichier fourni par le contact de votre filiale ne s’implémente pas bien dans vos systèmes car le taux de TVA est différent de ceux reconnus par le logiciel. Vous interrogez l’équipe informatique qui n’arrive pas à trouver une solution satisfaisante. Vous vous démenez mais vous n’obtenez pas la solution de ce problème. Au début l’Administration Fiscale fera preuve de tolérance mais elle ne le fera « ad Vita aeternam »... Une solution devra donc être rapidement trouvée avec toutes les parties prenantes.
Qui plus est, cette intégration devra être sans couture, fluide et ne pas faire perdre de temps à vos équipes déjà bien surchargées et devant s’adapter à ces nouveaux modes de travail.
La conduite de changement : un projet à ne pas négliger
Vous pouvez décider de vous concentrer sur la transformation de vos processus et leur implémentation informatique mais ce projet d’automatisation de vos flux financiers ne peut pas se faire sans l’adhésion de vos équipes. Or, bien sûr, tout changement dans les habitudes de travail implique de la peur. Comment lever ces peurs légitimes ? La conduite de changement est un projet à part entière. Il nécessite notamment beaucoup de communication et des formations aux moments opportuns. Ce point est d’ailleurs un des critères qui peut vous aider à la sélection de l’entreprise qui vous accompagnera dans la transformation de vos processus. En effet, certains éditeurs ont une offre poussée sur le sujet (c’est le cas de Quadient par exemple) et d’autres l’intègrent moins.
La mise en place de la facturation électronique peut être une aubaine, à condition d’impliquer et de rassurer toutes les parties prenantes et créer des espaces collaboratifs entre les différents départements impliqués dans cette transformation.
Les avantages de l’automatisation
Les spécialistes s’accordent à dire que la facturation électronique est une opportunité pour les entreprises mais pourquoi le disent-ils ? 6 points ont retenu notre attention :
- Cycles de paiement plus rapides grâce notamment à des circuits d’approbation plus fluides sans oublier la réduction des litiges
- Économies importantes sur les coûts, la main-d’œuvre, le papier et les frais de port avec la suppression du papier
- Amélioration de l’efficacité en réduisant les saisies manuelles, les erreurs et les retards de paiement
- Amélioration des relations avec vos fournisseurs et vos clients grâce à des voies de communication facilitées
- Réduction de l’empreinte carbone en vue d’une meilleure durabilité environnementale
- In fine, intégration des technologies d’avenir telles que l’IA et éviter de se laisser distancés.
En fin de compte, les réglementations en matière de facturation électronique sont une rare occasion de mettre à plat les processus financiers de l’entreprise et poussent véritablement les services financiers à subir une transformation importante. Les défis que vous devrez relevez sont nombreux mais ô combien passionnants. Une fois vos processus actuels évalués, il vous faudra comprendre les exigences réglementaires en matière de facturation électronique. Vous pouvez bien sûr vous faire accompagner par un expert de ce sujet dont le rôle est justement de vous expliquer les subtilités de cette réglementation et de s’assurer avec vous que toutes vos factures pourront être conformes, que vous saurez traiter électroniquement les factures fournisseurs et que vous transmettrez les données exigées par la loi à l’Administration Fiscale.
