Pour la plupart des entreprises, l’automatisation peut permettre de réaliser des économies de temps et d’argent, voire d’augmenter la satisfaction client grâce à une expérience client améliorée. Pour cette raison, les entreprises de toutes tailles explorent comment la transformation des processus grâce à des solutions numériques peut donner des résultats impressionnants.
Pourtant, malgré cette tendance générale à l’automatisation, les entreprises, grandes et petites, peuvent encore se débloquer et se retrouver parfois à répondre à un besoin immédiat avec une solution manuelle et à encourir des coûts évitables.
Dans un exemple récent, il a été révélé que la Royal Bank of Scotland (RBS) engageait des coûts de personnel élevés lorsque des entrepreneurs étaient déployés pour insérer la correspondance des clients dans des enveloppes. Les travailleurs, qui, selon la banque, ont été embauchés pour des emplois plus qualifiés au départ, mais ont été recrutés pour un soutien de secrétariat à court terme, auraient été payés près de 400 £ par jour.
Bien que l’histoire ait fait les gros titres, il est douteux que RBS soit le seul dans ce cas. Même les plus grandes organisations peuvent avoir du mal à coordonner et à gérer les ressources lorsqu’elles traitent des processus de courrier manuel, en particulier ceux qui pourraient autrement être automatisés.
Plier des documents et les insérer dans des enveloppes est une activité particulièrement chronophage. Cela peut compromettre l’envoi du courrier à temps et peut entraîner l’embauche de personnel, qui pourrait être mieux utilisé ailleurs, pour répondre à un besoin lorsque la charge de travail augmente.
Lorsque vous travaillez manuellement, les processus de courrier sortant peuvent être longs
Qu’il s’agisse d’une augmentation soudaine et inattendue de la demande ou d’une augmentation progressive au fil du temps, persévérer avec des méthodes de travail manuelles peut signifier un coût élevé du temps du personnel, à moins qu’une stratégie de changement ne soit introduite.
Une telle stratégie impliquera inévitablement d’examiner des solutions automatisées pour les tâches manuelles et le bourrage d’enveloppes en est un excellent exemple. Au lieu que le personnel plie physiquement et insère des envois dans des enveloppes, cette activité peut être effectuée par un insérateur de dossiers. La machine qui permet de gagner du temps plie la correspondance, l’insère dans des enveloppes et ferme les enveloppes prêtes à être affranchies. De cette façon, les envois peuvent être préparés pour l’envoi beaucoup plus rapidement que s’ils avaient été préparés à la main, pour une meilleure gestion globale du courrier sortant.
Il peut également contribuer de manière significative à améliorer la précision et la sécurité du courrier en travaillant en conjonction avec un logiciel de gestion du courrier sortant et des codes-barres intelligents pour s’assurer que chaque personne reçoit les bons documents.
L’externalisation d’activités non essentielles peut permettre de réaliser des économies de temps et d’argent
Au-delà de l’insérateur de dossiers, une autre option consiste pour les entreprises à envisager d’externaliser la préparation du courrier. Avec cela, les documents créés de la manière habituelle sont téléchargés sur un portail Web. Une fois que le mode de livraison a été choisi – par exemple par la poste ou par e-mail – une installation de production s’occupe du reste – impression, remplissage d’enveloppes, application de l’affranchissement et de l’envoi. Tout est préparé et livré au bureau de poste sans qu’aucun membre de votre personnel ne quitte son bureau.
C’est un autre moyen efficace de gagner du temps et d’augmenter la productivité en détournant les efforts des activités de publipostage vers le service aux clients et la génération de revenus.
Des économies de temps et d’argent peuvent être réalisées en automatisant les tâches manuelles dans les processus de gestion du courrier sortant. Pour certaines entreprises, il peut même être judicieux d’externaliser une partie de cette activité. Pour les entreprises de toutes tailles, l’automatisation peut aider à garantir des moyens plus efficaces et évolutifs de gérer le courrier sortant.
