Aujourd'hui, les entreprises doivent non seulement faire face à un flux croissant d'informations, mais elles doivent aussi gérer celles-ci sur plusieurs canaux et sous de multiples formats. Or, celles qui n'ont pas la capacité de le faire efficacement risquent de perdre du temps et de l'argent sur des tâches ingrates, allant de la saisie répétitive de données sur plusieurs logiciels aux tâches non automatisées (telles que l'ajout de pièces jointes ou la fusion de documents), en passant par la nécessité pour plusieurs personnes d'intervenir sur un seul document avant son envoi. Cela signifie que les organisations risquent de gaspiller un temps qu'elles pourraient employer à développer plus efficacement leurs activités.
La gestion de niveaux croissants de courrier entrant et sortant est un problème souvent ignoré par les entreprises, surtout les petites. Plus les entreprises grandissent, plus leur réseau de liens commerciaux se développe, augmentant ainsi fortement le volume de correspondance qu’elles reçoivent et envoient. Les entreprises qui continuent de recourir aux mêmes méthodes de tri du courrier que celles qu’elles utilisaient à leurs débuts commenceront à voir leurs boîtes de réception croître beaucoup plus rapidement que leur capacité à les gérer. De plus, comme les documents deviennent de plus en plus complexes, les problèmes se multiplient. Les entreprises doivent désormais se charger de la gestion des données sur les données. Par exemple, lorsqu’elles reçoivent une facture, elles doivent non seulement gérer le document lui-même, mais également toutes les informations qui le concernent, telles que son expéditeur, son destinataire, la date de son envoi et tous les enregistrements relatifs à la Gestion de la relation client (GRC) qui ont été créés pour effectuer le suivi des interactions. Toutes ces informations supplémentaires doivent être gérées.
Le besoin de technologie dans la gestion documentaire
Pour parvenir à gérer ce flux de documents toujours plus complexe, les entreprises doivent intégrer de nouvelles technologies à leurs systèmes actuels de gestion de l’information. Dans les systèmes de traitement centralisés qui automatisent le flux des communications clients, les informations importantes sont immédiatement envoyées à la bonne personne, tandis que toute information non pertinente est éliminée. Cette approche permet aux décideurs de disposer de toutes les données dont ils ont besoin pour prendre des décisions éclairées. En outre, de tels systèmes peuvent marquer les documents avec un parcours de traçabilité permanent. Autrement dit, un document peut être récupéré à l’aide d’un moteur de recherche avancé et être marqué électroniquement de façon à indiquer auprès de qui il a été récupéré, l’action qui était nécessaire et à qui il a ensuite été envoyé. Tout cela peut aider les entreprises à économiser de l’argent et à améliorer leur efficacité et leur rentabilité.
Le problème est que beaucoup de petites entreprises sont encore réticentes à intégrer les nouvelles technologies dans leur processus de gestion des informations. Que ce soit en raison du coût des outils ou de leur complexité, un grand nombre de petites entreprises préfèrent s'en tenir aux méthodes traditionnelles. Or, s'ils n'ont pas la possibilité de filtrer immédiatement les informations non pertinentes, les décideurs se retrouvent submergés de données inutiles. En effet, ces entreprises doivent comprendre que la technologie peut les aider et les aidera à chaque étape de leur croissance et qu'elles ne peuvent plus en ignorer l'importance dans le monde des affaires d'aujourd'hui. D'ailleurs, Gartner avait prédit que d'ici 2020, chaque société serait une « entreprise technologique », soulignant ainsi l'énorme influence que la technologie avait et continuerait d'avoir.[1]
En fin de compte, la surconsommation d'informations risque de ralentir et de rendre inefficace la prise de décision. Quand elles doivent traiter de nombreux documents nécessitant souvent une intervention manuelle, les entreprises sont confrontées à un problème de taille : l'erreur humaine, dont les répercussions peuvent être considérables, non seulement pour la réputation des entreprises, mais aussi pour leur résultat net. Pour beaucoup, la solution consiste à centraliser et automatiser les opérations manuelles, dans le but de réduire le risque d'erreur humaine et de faciliter le reporting et la gestion de ces tâches. Ainsi, les entreprises peuvent avoir l'esprit tranquille, sachant que chaque document envoyé, quel que soit le moyen employé, sera correct.
