Quand la comptabilité multi-entités devient-elle une nécessité pour une organisation? Les pratiques comptables multi-entités s’appliquent principalement aux entreprises complexes qui opèrent en tant que conglomérat, société mère ou société de portefeuille avec plusieurs filiales. Mais même les entreprises qui fonctionnent comme une seule entité peuvent avoir des bureaux régionaux ou des départements segmentés qui sont traités comme des entités distinctes par le service de comptabilité.
Une entreprise peut également passer rapidement d’une entreprise à entité unique à une entreprise multi-entités grâce à une expansion géographique, des acquisitions ou même une croissance rapide du département. Les entreprises opérant sur des trajectoires de forte croissance devraient déjà réfléchir aux implications du passage à un modèle comptable multi-entités et à la façon dont cela affectera leurs choix de technologie comptable à l’avenir.
Automatisation intelligente pour un traitement plus rapide
Les technologies d’automatisation comptable sont un outil essentiel pour les entreprises multi-entités. Bien que la comptabilité ait toujours été un domaine axé sur les données, l’automatisation a rendu la collecte et le traitement de ces données beaucoup plus faciles à gérer. Sans surprise, l’abandon du papier au profit de la comptabilité numérique et sans papier n’a cessé de s’accélérer, mais certains domaines ont été plus lents à adopter l’automatisation que d’autres.
De nombreuses entreprises s’appuient encore fortement sur la saisie manuelle des données et le traitement manuel pour payer leurs factures fournisseurs. L’automatisation des comptes fournisseurs peut éliminer efficacement la saisie de données AP tout en accélérant les délais de traitement en rationalisant les flux de travail d’approbation et de paiement. Mais toutes les solutions d’automatisation des points d’accès ne sont pas égales. Si votre organisation fonctionne déjà en tant qu’entreprise multi-entités, votre solution d’automatisation des points d’accès doit être à la hauteur de la tâche.
Fonctionnement de l’automatisation des points d’accès multi-entités
Si vous êtes à la recherche d’un logiciel d’automatisation des points d’accès, vérifiez si les solutions que vous envisagez peuvent gérer plusieurs bases de données. En tant que solution d’automatisation des comptes fournisseurs, Beanworks est équipé pour gérer des fichiers de base de données multi-entités, même lorsque ces entités utilisent chacune un logiciel de comptabilité différent. Beanworks est capable d’exporter avec précision toutes les données de transaction AP vers toutes les entités, puis de consolider ces données dans une vue unique. Notre outil de synchronisation s’intègre aux systèmes comptables populaires, notamment Sage, QuickBooks, Intacct, Rent Manager, Northstar et plus encore. Consultez la liste complète de nos intégrations.
Générer des rapports et effectuer des recherches dans toutes vos entités
La centralisation de vos données AP a un double effet : une plus grande visibilité et un contrôle affiné.
Avec Beanworks, les utilisateurs n’ont pas besoin de se connecter et de se déconnecter pour accéder aux données AP de chaque entité, mais peuvent surveiller et prendre des mesures immédiates sur les factures et les paiements directement à partir du tableau de bord centralisé de la solution.
De même, les rapports et la recherche multi-entités sont intégrés à l’expérience. Le rapprochement des comptes et l’analyse des écarts deviennent des tâches beaucoup plus simples lorsque vous pouvez compter sur l’exactitude et l’exhaustivité de vos données AP. Quelle que soit la complexité de votre entreprise, les rapports Beanworks vous permettent d’obtenir une image complète de votre santé financière.
Même au sein d’une vue consolidée, il est important de maintenir les divisions entre les différentes entités d’une entreprise, de sorte que le contrôle de la vue utilisateur est essentiel. Dans Beanworks, les utilisateurs ne verront jamais que les données de transaction de l’entreprise à laquelle ils appartiennent et rien d’autre, tandis que les utilisateurs administratifs ou exécutifs de niveau supérieur peuvent bénéficier d’un meilleur accès en fonction de leurs besoins spécifiques.
Rationalisez les équipes, les départements et les entreprises
Quelle que soit la solution d’automatisation des points d’accès que vous choisissez, regardez l’évolutivité future de votre entreprise et comment vos processus comptables changeront à mesure que vous vous développez. Recherchez des solutions flexibles qui offrent des rapports robustes et des contrôles utilisateur qui peuvent évoluer en même temps que votre entreprise.
