L’automatisation est un moyen utile d’optimiser la gestion du courrier professionnel, et l’un des moyens les plus efficaces d’introduire l’automatisation consiste à adopter une approche multicanal des communications. En mettant en œuvre une solution qui permet à votre entreprise de gérer les communications de manière centralisée, quels que soient le format et le canal, il est possible de réaliser toute une série d’économies de temps et d’argent. De plus, d’autres impacts commerciaux positifs liés à l’engagement et à la sécurité des clients peuvent également être ressentis. Ici, nous examinons les cinq principaux « incontournables » de la façon dont l’optimisation du courrier améliorera votre entreprise:
1. Contrôlez la livraison de documents physiques et numériques en un seul flux
Cela semble évident, mais la gestion séparée des communications physiques et numériques peut entraîner de nombreux problèmes. Par exemple, les clients peuvent recevoir des informations contradictoires par e-mail et par la poste ou recevoir des doublons des mêmes informations par e-mail et par courrier en même temps, les laissant confus ou dépassés. La gestion centralisée des communications offre aux entreprises une plate-forme pour des interactions cohérentes et soigneusement planifiées avec les clients, les employés et les fournisseurs.
2. Gagnez du temps en localisant et en envoyant des documents clients
En adoptant une approche centralisée et automatisée, les entreprises peuvent se débarrasser des processus ad hoc et fragmentaires qui impliquent de devoir rassembler des documents qui pourraient potentiellement être obsolètes ou dans plusieurs formats différents. Les entreprises peuvent s’assurer que, si tous les documents sortants sont conservés en un seul endroit, toutes les communications les impliquant seront rapides, cohérentes et précises.
3. Apportez une sécurité supplémentaire aux documents envoyés numériquement
S’assurer que les informations des clients ne sont pas compromises est devenu l’une des priorités les plus importantes pour les entreprises aujourd’hui. Les violations de données et les cyberattaques cibleront le maillon le plus faible, ce qui signifie que tout système et processus disparates pour l’envoi de communications pourrait constituer un risque pour la sécurité. Garder tout ensemble et géré via un portail Web signifie que les efforts peuvent être concentrés sur la sécurisation d’un environnement unique. De plus, la traçabilité des documents peut limiter davantage les préoccupations concernant l’envoi, le partage et la réception de documents.
4. Personnalisez entièrement les communications avec les clients
Avec un logiciel qui automatise la création et l’envoi de documents, les entreprises peuvent également effectuer l’enrichissement et la personnalisation des documents. Cela permet des campagnes de communication et de marketing d’entreprise hautement ciblées et personnalisées qui ont plus d’impact, contribuant ainsi à améliorer la satisfaction et l’engagement des clients.
5. Éliminer la dépendance excessive à l’égard de la livraison physique du courrier
Certaines choses seront toujours mieux envoyées et reçues en tant que supports physiques, mais, dans la mesure du possible, l’utilisation de canaux numériques peut permettre des interactions plus rapides et aider à réduire à la fois l’utilisation du papier et les coûts du courrier. La gestion centralisée des communications offre la possibilité de basculer entre le canal choisi, et une politique d’envoi via les canaux numériques par défaut pourrait même être adoptée.
