Vous avez lu quelque part que toutes les entreprises allaient devoir savoir traiter une facture électronique reçue d’un de leurs prestataires dès le 1er septembre 2026 ? Certes, l’Administration ne laisse plus le choix aux entreprises. C’est une occasion sans précédent de moderniser vos processus comptables pour répondre à l’accumulation des enjeux dont vous faites l’objet. Quels sont les avantages à automatiser la gestion de vos comptes fournisseurs ? Comment déployer ce type de projet ?
La comptabilité fournisseurs au cœur de nombreux enjeux
Les services financiers des entreprises sont plus que jamais sollicités par les directions pour optimiser la génération de cash, ce qui les confrontent à des enjeux sans précédent. La comptabilité fournisseurs n’échappe pas à la règle.
Le service doit veiller à :
- Optimiser la gestion des flux de trésorerie sortants
- Contrôler et maîtriser ses coûts de fonctionnement
- Être conforme à la réglementation en vigueur
- Eviter les risques qui se dressent sur son chemin comme les fraudes
- Piloter son activité le plus finement possible
Comment répondre à ces enjeux sans augmenter la charge mentale de ses collaborateurs plus que nécessaire ? Peuvent-ils continuer à effectuer leurs tâches manuellement et artisanalement ou peuvent-ils être aidés ? Si oui, comment ?
Le process de la comptabilité fournisseurs, un processus long et fastidieux surtout lorsqu’il est manuel…
A chaque facture entrante, bon de commande reçu ou note de frais transmise, ce sont toujours les mêmes tâches à effectuer de telle sorte que ces dépenses soient correctement comptabilisées dans les systèmes. Nous n’allons pas tous les citer mais allons en donner quelques-uns :
- Saisie de la facture
- Contrôle des données de celle-ci afin d’en vérifier la conformité (identité du fournisseur, intégrité des mentions obligatoires – il y en aura 36 avec la réforme du e-invoicing…) et rapprochement avec le bon de commande et/ou bon de livraison
- Intégration dans un workflow de validation afin qu’elle soit validée ou rejetée
- Imputation comptable/analytique pour ventiler les opérations dans les comptes appropriés et enregistrement comptable
- Mise en paiement de la facture dans le respect du délai légal ou contractuel
- Archivage de la facture
- Mise en place de reportings et d’analyses ad hoc pour piloter l’activité
Ces tâches, réalisées manuellement, prennent beaucoup de temps ; peuvent être sources d’erreurs, de doublons, de litiges et même de fraudes, générer des demandes de paiement de pénalités ou des paiements en double ; ne permettent pas la moindre anticipation ; ne vont bientôt plus être conformes aux lois françaises ; entraînent beaucoup de frustration et augmentent la charge de travail. Bref aujourd’hui, il est temps d’opter pour des solutions intelligentes qui optimisent ce processus en automatisant ces tâches chronophages sans réelle valeur ajoutée.
La réforme de la facture électronique est un sujet qui vous intéresse ? N’hésitez pas à regarder nos experts des thématiques d’automatisation financière dans les replays de nos conférences.
Pourquoi adopter une approche digitalisée ?
52% des DAF considèrent la digitalisation du cycle fournisseur comme prioritaire en 2024 selon la société Markess et 45% d’entre eux envisagent d’investir dans l’IA d’ici 3 ans selon une étude PwC / DFCG. Dans une étude que nous avons mené avec OpinionWay en début d’année, nous nous sommes aperçus que seulement 2% des entreprises étaient conformes avec l’ensemble des prérequis de la future réforme du e-invoicing. Les chantiers de digitalisation du cycle de facturation constituent donc des priorités pour bon nombre d’entreprises, qu’elles en aient conscience ou pas, qu’elles aient ou non démarré leur réflexion ou leur projet…
Nous n’allons pas revenir sur le détail de l’aspect réglementaire mais si ce sujet vous intéresse et vous interroge, n’hésitez pas à consulter nos nombreuses publications dont celle-ci.
Avantages
L’automatisation des tâches de la comptabilité fournisseurs améliore votre efficacité opérationnelle car elle simplifie ce processus et raccourcit les délais de traitement (jusqu’à 9 fois moins de temps). Par exemple, au lieu de vérifier à plusieurs reprises que votre lot de factures mensuelles a bien été dispatché aux bons approbateurs, vous déterminez l’ensemble des workflows en amont dans la solution logicielle qui dispatchera ensuite les factures automatiquement une fois les données capturées dans l’outil. Les lignes des factures pourront même être imputées sur plusieurs centres de coûts si nécessaire.
La digitalisation augmente le niveau de sécurité en vérifiant la conformité des factures. Cela sera d’autant plus important une fois la réforme du e-invoicing déployée que la facture pourrait être rejetée par le Portail Public de Facturation si elle n’est pas conforme (entraînant l’annulation du flux et l’obligation de le refaire intégralement). Ce contrôle en amont sera donc crucial. De plus, elle permet le rapprochement des factures aux bons de commande et/ou livraison de manière automatique éloignant un peu plus le risque de fraude et de fausses factures.
L’automatisation a de nombreux autres bénéfices que nous vous rappelons dans notre conférence et qui vous la rendront indispensable à vos yeux. Nous allons en citer un dernier car il est clé pour la santé financière de votre société : la diminution des pénalités de retard grâce à l’accélération de la gestion de la facturation fournisseur. Comme nous l’avons déjà évoqué, le rôle de la comptabilité fournisseur est d’optimiser le paiement des factures : ni trop tôt ni trop tard. Si vous la payez trop tôt et que vous n’avez pas encore reçu le paiement du client, vous augmentez votre BFR, Besoin en Fonds de Roulement. Trop tard, vous vous exposez à devoir payer un montant plus élevé à cause de pénalités décidées par votre fournisseur. En multipliant les paiements en retard, vous écornez la relation avec vos fournisseurs ce qui n’est jamais souhaitable et vous pouvez vous faire épingler par la DGCCRF qui publiera le nom de votre entreprise.
Comment déployer ce projet de transformation digitale ?
Il existe de nombreuses méthodes pour mener à bien ce type de projets digitaux. Nous allons vous détailler celui qui sera le plus utile dans les prochaines années, à savoir celui de la mise en conformité avec le e-invoicing :
1. Audit et mise à plat des processus existants
2. Identification des partenaires commerciaux
3. Inventaire des circuits de validation
4. Choix du type de dématérialisation et de la solution
5. Tests et expérimentation sur un flux restreint
6. Communication et formation
Audit et mise à plat des processus existants
A force de traiter vos comptes fournisseurs de la même manière depuis des années, des détails sur vos processus passent désormais inaperçus. Cette réforme est donc l’occasion de l’audit de tous vos flux et process. En étudiant la liste des prérequis de la réforme, vous pourrez alors voir où porter vos efforts. L’équipe projet et ses sponsors pourront identifier les freins internes potentiels auxquels il faudra apporter des réponses et largement communiquer afin d’améliorer l’adhésion des équipes.
Identification des partenaires commerciaux
Dans ce contexte de changement où vos partenaires n’iront pas nécessairement au même rythme que vous, il est important de bien les lister et de déterminer la nature de votre relation commerciale (certains interviennent en sous-traitants, d’autres demandent un paiement à l’achat…). Toutes ces situations sont en réalité des cas d’usage qu’il faudra traiter différemment dans la gestion et la déclaration auprès du PPF.
Inventaire des circuits de validation
Le but d’une solution logicielle qui automatise votre poste fournisseur est de configurer un certain nombre de workflows de validation vous permettant par la suite de dispatcher les factures sur tel ou tel workflow. Cet inventaire et la réponse aux questions suivantes représentent la pierre angulaire de ce type de projet :
- Quels sont les canaux de réception et d’émission des factures ?
- Est-ce que certaines factures nécessitent une double validation ? Pourquoi ?
- Existe-t-il un circuit de bon de commande ?
- Comment sont gérés les litiges sur les factures ?
- …
Choix du type de dématérialisation et de la solution
Les étapes précédentes vous ont permis d’affiner votre projet de dématérialisation. En y ajoutant une connaissance approfondie de la réforme (ou en demandant les conseils d’experts), vous devriez pouvoir arriver à déterminer la meilleure solution pour votre structure.
Budget, moyens humains pendant et après le projet, attentes en matière de sécurité, choix du format structuré qui sera utilisé, niveau d’accompagnement… seront autant de facteurs à prendre en compte pour faire le choix du bon partenaire de dématérialisation.
Tests et expérimentation
Le déploiement technique d’un projet de dématérialisation se décompose généralement en 5 grandes étapes :
- Conception du cahier des charges
- Consolidation du cahier des charges
- Définition du planning du projet
- Vérification du bon fonctionnement de la solution sur un petit flux de factures ou des factures particulières (recette)
- Signature du PV de recette
Communication et formation
Le projet de conduite du changement est un projet à part entière qui nécessite beaucoup de communication et d’écoute des doutes et peurs des collaborateurs. Plus la solution choisie sera simple, plus la formation des utilisateurs sera facilitée. En tout état de cause, la formation doit être prise très au sérieux par le partenaire que vous aurez choisi.
Il faut savoir que certains aspects de l’automatisation de vos comptes fournisseurs relèvent de l’obligation de la réforme du e-invoicing (par exemple la remontée des statuts de traitement des factures depuis votre solution logicielle) et que d’autres peuvent vous aider dans votre gestion quotidienne (c’est le cas de l’automatisation des workflows de validation). Certaines briques peuvent vous être utiles et d’autres moins. L’important, comme toujours, est de se sentir bien accompagné.
Si vous souhaitez en savoir plus sur les solutions d’automatisation du poste fournisseur, n’hésitez pas à contacter nos experts ou à nous demander une démo.
