Avec les récentes avancées de l’intelligence artificielle, les agents immobiliers se tournent vers la technologie pour accélérer leurs processus et se décharger des tâches manuelles. Ils découvrent des moyens d'automatiser leurs tâches quotidiennes afin de pouvoir consacrer plus de temps à la prospection de biens et à la croissance de leur agence ou entreprise. Alors que 70% des professionnels déclarent actuellement avoir du mal à identifier des biens à vendre ou louer, les technologies qui permettent de gagner du temps deviennent une priorité.
Les agents immobiliers peuvent tirer profit de l'automatisation de leurs divers documents pour rationaliser leurs opérations et améliorer leur efficacité. Dans cet article, nous dressons une liste des 8 documents que les agents immobiliers devraient automatiser au plus vite pour optimiser leur temps.
1. Le bail de location
C'est l'un des documents les plus importants de la panoplie des agents immobiliers, le bail de location définit la relation entre le propriétaire et le locataire et doit absolument être conservé. L'automatisation des baux permet de gagner du temps et d'assurer la cohérence du processus de location.
Les gestionnaires immobiliers peuvent utiliser des logiciels ou des modèles pour générer rapidement des contrats de location en remplissant les détails nécessaires pour chaque locataire. L'automatisation des contrats de location élimine la nécessité de préparer et de rédiger manuellement les documents.
Avantages :
- Simplification du stockage et de la récupération
- Garantir la bonne réception des documents par les destinataires
- Notifier les clients lorsque les documents sont prêts
2. Les dossiers de candidature
Les dossiers de candidature contiennent généralement des informations relatives au locataire ainsi que son consentement à la vérification de son profil. Il est important de conserver cette autorisation en cas de litige. Ce dossier est important à conserver notamment pour prouver l'absence de discrimination, fournir des informations utiles pour les démarches de recouvrement et obtenir des informations de base sur le locataire. L'automatisation des dossiers de candidature permet aux agents immobiliers de collecter et de traiter les candidatures de manière efficace. Des formulaires en ligne peuvent ainsi permettre de recueillir des informations sur le locataire, vérifier ses antécédents et rationaliser le processus d'examen des candidatures.
Avantages :
- Plus de collecte manuelle des dossiers papier - saisie instantanée des données
- Cohérence et standardisation du processus pour tous les locataires
- Amélioration de la précision des données
3. Demandes de travaux d'entretien
L'automatisation des demandes d'entretien permet aux locataires de soumettre des demandes de réparation ou d'entretien en ligne. Les agents immobiliers peuvent utiliser un système pour suivre et hiérarchiser les demandes, les attribuer au personnel d'entretien et communiquer les mises à jour aux locataires et propriétaires.
Avantages :
- Assurer la réception des demandes importantes des locataires
- Suivre la validation des demandes par les propriétaires
- Notifier instantanément les locataires de l'évolution de leur demande
- Simplifier et rationaliser l'archivage et la récupération des documents
4. État des lieux de sortie et d'entrée
Qu'il s'agisse d'un document consignant les défauts du bien, d'une vidéo ou de photos de l'état du bien avant l'installation du locataire, l’état des lieux est essentiel lorsque le locataire déménage. Les agents immobiliers peuvent automatiser les vérifications lors de l'état des lieux d'entrée et de sortie afin de garantir un processus standardisé de contrôle de la propriété, qui peut également être partagé avec le locataire ou le propriétaire, si nécessaire.
Avantages :
- Processus standardisés qui réduisent le temps de préparation
- Réduction du risque d'égarement ou de perte
5. Avis aux locataires
Les notifications automatisées aux locataires peuvent être envoyées pour diverses raisons, telles que les rappels de loyer, les renouvellements de bail, les avis de résiliation ou d'expulsion, ou les mises à jour du loyer ou du règlement. Les agents immobiliers peuvent utiliser le mail ou un logiciel d'automatisation et de livraison pour envoyer efficacement ces notifications. En outre, en cas de modification de la réglementation, des politiques ou des conditions de location, les agents immobiliers peuvent apporter les modifications nécessaires au modèle ou au logiciel, de sorte que tous les accords futurs reflètent les informations mises à jour. Cela permet de réduire le temps et les efforts nécessaires à la mise à jour manuelle de chaque contrat.
Avantages :
- Des modèles standardisés qui accélèrent la préparation des futurs contrats.
- Distribution et signature efficaces
- Élimination de la nécessité d'un stockage physique ou d'une récupération.
6. Factures et quittances de loyer
L'automatisation de vos factures vous permet d'enregistrer les paiements aux propriétaires et, d'une manière générale, de suivre toutes les entrées et sorties d'argent de votre entreprise. L'automatisation de la production et de la distribution des quittances de loyer peut simplifier le processus de recouvrement des loyers. Les agents immobiliers peuvent utiliser un logiciel de comptabilité ou de gestion immobilière pour générer et envoyer automatiquement les factures aux locataires.
Avantages :
- Distribution et paiement efficaces
- Réduction de la charge administrative
- Simplification de la récupération des documents à des fins de référence ultérieure ou à des fins financières/juridiques.
7. Rapports financiers
Les rapports financiers tels que les comptes de résultat, les bilans, les rapports de dépenses ou d'autres documents relatifs aux coûts des biens immobiliers peuvent être automatisés pour aider les agents immobiliers à se conformer aux réglementations et à maintenir une documentation appropriée. L'automatisation de ces documents peut aider les agents immobiliers à suivre les revenus et les dépenses, à analyser la rentabilité et à générer des rapports pour les propriétaires ou les parties prenantes.
Avantages :
- Suivi clair des revenus et des dépenses
- Création d'une piste d'audit claire
- Respecter les normes de conformité et les accords de niveau de service
8. Documents de mise en conformité
Les agents immobiliers sont confrontés à différents documents de mise en conformité et à différentes réglementations en fonction de leur juridiction, de leur emplacement et du type de propriété. L'automatisation des documents de conformité, tels que les certificats d'assurance ou les autorisations et agréments, permet de s'assurer que les exigences légales sont respectées. Les agents immobiliers peuvent conserver une collection de ces documents et les générer en fonction des besoins.
Les agents immobiliers peuvent être tenus de soumettre des rapports de conformité aux organismes de réglementation ou aux propriétaires. Ces rapports peuvent inclure des rapports financiers, des rapports d'occupation, des dossiers d'entretien et de réparation, ou d'autres documents visant à garantir le respect des accords contractuels ou des obligations légales.
Avantages :
- S'assurer que les accords couvrent les aspects juridiques essentiels
- Créer une piste d'audit claire
- Réduire le risque de litiges ou de problèmes de non-conformité
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