La croissance d'une entreprise ne dépend pas seulement de l'importance de son carnet de commandes ou de ses marges, mais aussi de sa capacité à bâtir une trésorerie solide. Ce cash flow disponible est indispensable pour honorer les dépenses courantes (salaires, charges, etc.) et engager des dépenses d'investissements ou de recherche et développement. Or, les factures impayées ou payées avec du retard fragilisent la trésorerie. La dématérialisation des factures électroniques et la mise en place de processus automatisés sont des outils précieux pour optimiser la trésorerie de l'entreprise et limiter les délais de paiement. Un atout notable, identifié pourtant par seulement 19% des services administratifs et financiers selon un récent sondage*.
Passer d'un processus papier à une facturation dématérialisée de vos clients permet en effet d'agir à plusieurs niveaux au bénéfice de la trésorerie et à l'optimisation de son cash flow :
- Grâce à la récupération automatique des informations, directement de l’ERP, l’édition de factures client électronique est plus rapide qu’une saisie manuelle. Leur envoi est immédiat, ce qui réduit le délai de réception et par extension le DSO (délai moyen de paiement).
- La gestion des recouvrements est la clé d’une trésorerie saine. Or les processus de recouvrement traditionnels sont non seulement fastidieux, mais ils ont souvent un impact négatif sur l’expérience client. La facturation électronique alliée à une plateforme de gestion automatisée permet la mise en place de systèmes automatisés de relance de paiement en cas d’impayé. Grâce à l’envoi de rappels quelques jours avant, puis à la date butoir prévue par le contrat avec le client, la communication est optimisée, les délais de paiement sont réduits et le retour sur investissement, garanti.
- Les informations de facturation, intégrées à vos systèmes ERP, CRM, de comptabilité et de facturation existants, sont rendues facilement disponibles et analysables. En combinant données clients et analyses, vous pourrez établir un état des lieux en temps réel. En optimisant le cycle Order-to-Cash, vous maîtrisez ainsi le besoin en fonds de roulement.
- L’analyse avancée des comptes clients et de l’historique des paiements permet aussi d’évaluer le risque de crédit d’un débiteur, d’anticiper le comportement des payeurs et de faire ainsi des projections de trésorerie précises.
- L’ensemble des données, compilées sous forme de reporting, peuvent enfin être partagées avec les collaborateurs des différents services afin de favoriser leur engagement autour de la culture cash dans l’entreprise.
La dématérialisation des factures clients est le parfait projet pilote pour engager une transformation digitale plus globale des services financiers et s'appuyer ainsi sur des outils intelligents d'analyse et d'automatisation en mesure d'optimiser le pilotage de votre trésorerie. Les gains ne se feront pas attendre, aussi bien sur le plan financier qu'en matière d'organisation, de relation commerciale ou d'image.
Selon le baromètre ARC/Ifop (2017) relatif au recouvrement de créances et aux délais de paiement, le retard dans le règlement des factures est la première cause de défaillance des entreprises. Or, la facturation électronique, en automatisant l'enregistrement, l'intégration, l'approbation et le règlement de vos factures fournisseurs, limite les mauvaises surprises de trésorerie, doublées d'éventuelles pénalités de retard.
Améliorer la relation client avec la facturation électronique
Les solutions digitales telles que la facturation électronique aident également à améliorer la relation client. En effet, le processus de traitement des factures électroniques permet un suivi en temps réel, ce qui permet une transparence totale avec vos clients. Le poste client bénéficie de cette clarté, réduisant ainsi le risque de retard de paiement.
Le rôle crucial du recouvrement amiable
La phase de recouvrement amiable est essentielle dans le cycle de vie client. Lorsque les délais de paiement ne sont pas respectés, un processus de recouvrement amiable est initié pour récupérer les créances impayées. Un logiciel de recouvrement est souvent utilisé pour faciliter ce processus, contribuant ainsi à la santé globale de la gestion de trésorerie.
La culture cash au sein des entreprises de taille intermédiaires
La culture cash est vitale pour toutes les entreprises, notamment pour les entreprises de taille intermédiaire. La gestion des stocks, le traitement des commandes, et le paiement des factures sont tous des aspects de cette culture cash. Le cash management, y compris le recouvrement de créances, joue un rôle crucial dans l'amélioration du cash flow de l'entreprise.
L'importance de l'expérience client dans le secteur d'activité
La satisfaction du client et l'expérience client sont essentielles pour toute entreprise, peu importe le secteur d'activité. Des relations commerciales saines sont construites sur une gestion efficace des litiges clients, une gestion adéquate des délais de paiement, et un processus de recouvrement des factures qui respecte le client. Une stratégie de recouvrement amiable est ainsi essentielle pour maintenir une bonne relation commerciale.
L'automatisation des relances pour une meilleure gestion du poste client
L'automatisation des relances joue un rôle crucial dans le cash management. Lorsqu'un délai de paiement n'est pas respecté, des relances automatisées permettent de rappeler au client son obligation de paiement de manière efficace et professionnelle. Cette approche améliore la gestion du poste client, contribuant ainsi à une gestion de trésorerie plus saine.
Conclusion
La dématérialisation des factures clients est le parfait projet pilote pour engager une transformation digitale plus globale des services financiers et s'appuyer ainsi sur des outils intelligents d'analyse et d'automatisation en mesure d'optimiser le pilotage de votre trésorerie. Les gains ne se feront pas attendre, aussi bien sur le plan financier qu'en matière d'organisation, de relation commerciale ou d'image.
* Source : Sondage OpinionWay pour Quadient “Observatoire sur la e-facturation en France” - 2022
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