Parce que l’une des missions du service financier consiste à émettre les factures et réceptionner les paiements, il joue aussi un rôle essentiel en matière de relations clients, même s’il est méconnu, y compris par les principaux intéressés. En effet, seulement 24% des responsables administratifs et financiers pensent que la facturation électronique peut contribuer à améliorer la relation avec les clients et fournisseurs*. Au-delà de la relation strictement commerciale, la facturation est pourtant un point de contact essentiel qui constitue l’une des pierres d’une expérience client réussie en limitant les litiges. Elle peut participer pleinement à l’installation d’un partenariat de qualité ou, au contraire, donner une image catastrophique de l’entreprise en cas de défaillances multiples dues à des outils obsolètes.
En cela, la dématérialisation des factures et la digitalisation des données peuvent être d’une aide précieuse pour :
1. Fluidifier la relation
La dématérialisation des factures favorise la mise en place d’un processus de facturation transparent, sécurisé et fiable. La facture électronique impose d’abord une rigueur dans l’émission, la transmission et le suivi qui réduit les risques d’imprécision et de malentendu, tout comme l’automatisation de ce process. De plus, l’intégration et l’archivage des factures clients dans le système d’information améliorent leur traçabilité et permettent une communication efficace, notamment en cas de litige.
2. Respecter les délais de paiement
La digitalisation des process de facturation, combinée à une solution automatisée de recouvrement, peut permettre à chacune des parties de recevoir une notification concernant les dates de règlement, ainsi que l’envoi par le système d’une relance si la date est dépassée. Un process performant qui limite les tensions et permet aux comptables de se libérer de cette tâche.
3. Privilégier les solutions amiables
La plateforme de gestion de la facturation client couplée à l’analyse de l’historique des paiements, peut permettre d’alerter l’entreprise sur une éventuelle difficulté de trésorerie du client. Elle peut alors proposer un échelonnement des paiements et l’intégrer dans le système informatique, évitant ainsi une procédure contentieuse qui altèrerait la relation client.
4. Personnaliser la relation client
La dématérialisation des factures et la digitalisation du process qui en découle, se traduisent notamment par la mise en place d’outils collaboratifs. Le DAF peut alors analyser l’utilisation de ces outils par les clients et avoir ainsi accès à un certain nombre de données sur leur situation financière et leur comportement. Ces informations précieuses permettront au DAF d’adapter ses actions de communication. Il diffusera les messages adéquats aux bons clients et au moment le plus opportun.
5. Accroître la satisfaction client
Mieux encore, l’étude des données de facturation clients permet aux DAF et RAF de porter une plus grande attention aux comptes qui en ont le plus besoin. Ils pourront par exemple proposer des solutions personnalisées (plans ou modalités de paiement par exemple) répondant mieux aux attentes des clients qui connaissent des difficultés ; ou encore se concentrer sur les grands comptes.
6. Diffuser une meilleure image de l’entreprise sur le marché
Si la facture électronique sera progressivement rendue obligatoire pour toutes les entreprises soumises à la TVA à partir du 1er juillet 2024, l’adopter dès maintenant c’est diffuser auprès des clients une image innovante et positive de l’entreprise tout en préparant l’avenir.
7. Contribuer à la transition digitale des clients
Une entreprise peut saisir l’opportunité de la dématérialisation des factures pour entraîner, voire accompagner ses clients dans ce changement grâce, par exemple, à des outils pédagogiques (webinars, formation, etc.). Les collaborateurs de la direction administrative et financière d’un client, sollicités par le service comptable de son fournisseur, n'auront peut-être pas les mêmes réserves que si ce projet était présenté par leur direction. Un vrai plus pour la mise en place de la facturation électronique et la simplification de votre relation comptable.
La facture électronique permet au responsable financier de conjuguer rigueur, fermeté et agilité dans la communication avec ses clients et de favoriser l’instauration d’une relation de confiance durable.
* Source : Sondage OpinionWay pour Quadient “Observatoire sur la e-facturation en France” - 2022
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