Améliorer la performance de votre entreprise

Si le passage à l’e-invoicing à partir de 2024 a d’abord suscité quelques appréhensions de la part de certains directeurs et responsables financiers, la plupart s’accordent désormais sur les avantages attendus, parmi lesquels un gain de temps et donc d’argent. Ainsi, en passant à la facture électronique, les entreprises n’obéissent pas seulement à une obligation légale. La dématérialisation des factures a pris une tournure stratégique dans la mesure où elle peut représenter une source de profit. Une vraie révolution alors que la gestion des factures a toujours été perçue comme un coût ! 

L’édition de factures papier pour les clients est une tâche nécessaire mais peu créatrice de valeur. L’automatisation liée à la dématérialisation des factures réduit le risque d’erreurs de saisie ou d’informations incomplètes. La facture électronique réduit considérablement les coûts liés au papier, aux équipements utilisés et aux frais postaux. Elle permet encore de mettre fin aux tâches manuelles chronophages et répétitives telles que l’impression, la mise sous pli, l’affranchissement, le dépôt à la poste, etc. L’exploitation des données de l’e-invoicing peuvent d’ailleurs permettre d’exploiter les statistiques liées à vos clients pour affiner votre stratégie commerciale. Des logiciels de prédiction du comportement des paiements clients existent pour davantage aider les responsables du recouvrement.

Concernant les factures fournisseurs, l’e-invoicing permet également d’automatiser la réception et le paiement des factures. Tout un chacun connaît le côté fastidieux et répétitif de ces tâches d’identification, d’enregistrement et d’intégration dans les systèmes comptables. Avec l’automatisation du poste fournisseur, le document peut être intégré directement dans votre système comptable afin d’enclencher le paiement et être rapproché du bon de commande. De plus, l’envoi de ces factures par le biais de réseaux sécurisés et selon des protocoles spécifiques, en garantit l’origine et la conformité. La facturation électronique permet ainsi de réduire les délais d’approbation, puis de règlement, et donc d’éviter des pénalités de retard.

De manière générale, l’e-invoicing simplifie l’archivage et la classification des factures entrantes comme sortantes. Elle garantit aussi la traçabilité, favorisant la fluidité des échanges avec les fournisseurs ou clients en cas de litiges. L’e-invoicing est aussi un gage de sécurisation fiscale dans la mesure où la déclaration de TVA est préremplie ; ce qui permet de gagner du temps et de limiter les erreurs et les pénalités en découlant.

De plus, les données comptables compilées en temps réel permettent d’avoir une parfaite visibilité sur les flux financiers entrants et sortants, actuels et à venir. 

La dématérialisation des factures fluidifie les process et optimise les ressources matérielles et humaines allouées à la facturation. Elle permet en effet de réaliser des économies significatives, d’améliorer la productivité du service financier, et donc la performance de l’entreprise. Elle permet aussi aux équipes de dégager du temps pour des missions à plus forte valeur ajoutée comme celles liées à l’analyse financière.

Pour résumer, la facture électronique est donc plus rapide, plus efficace et moins chère. Si ces bénéfices sont immédiatement perceptibles par les services financiers, d’autres seront appréciés à plus long terme. En effet, en dématérialisant leurs factures, les entreprises pourront gérer plus facilement leur trésorerie, améliorer la relation commerciale avec leurs partenaires et diminuer leur empreinte environnementale.

Selon Ernst and Young, la dématérialisation peut diminuer le temps de traitement de 15 à 3 jours et selon l’Administration fiscale, le coût d’une e-facture est inférieur à celui d’un timbre alors que celui d’une facture papier est supérieur à 10 euros.