Dans le secteur de la santé, des facteurs externes tels que les attentes de plus en plus élevées des patients, les directives gouvernementales (telles que la loi HIPAA) et le travail à distance compliquent le traitement des documents.
De nombreux établissements de santé s'appuient sur des processus manuels mobilisant d'importantes ressources en main-d'œuvre pour envoyer aux patients des communications importantes, par exemple des déclarations, des formulaires de consentement, des demandes de divulgation d'informations et des documents d'assurance. Aujourd'hui plus que jamais, les établissements de santé ont recours à l'automatisation du traitement des documents pour gérer et envoyer les communications importantes aux patients.
Les établissements de santé doivent faire preuve de flexibilité pour s'adapter et répondre rapidement aux exigences des patients, de la réglementation et de leur activité. Un logiciel de gestion des documents pour le secteur de la santé automatise l'ensemble de votre flux de communication avec les patients. Il permet d'envoyer des communications importantes par le biais de divers canaux : impression, numérique ou externalisation.
L'automatisation du traitement des documents permet d'améliorer l'expérience des patients, mais aussi de réaliser des gains d'efficacité impossibles à obtenir avec des processus manuels.
Le quotidien des professionnels de santé était déjà compliqué avant la pandémie. Les gestionnaires d’organisations de soins de santé ont été confrontés à plusieurs évolutions structurelles. Par exemple, la réduction des effectifs a entraîné une augmentation de leur charge de travail, en partie en raison de l’augmentation exponentielle des tâches administratives.
Les difficultés les plus couramment citées par les responsables d'hôpitaux et de cliniques sont les suivantes :
- Manque de visibilité sur les processus documentaires
- la satisfaction des nombreux intervenants
- Un changement dans la façon dont l’entreprise fonctionne en mettant davantage l’accent sur le profit et la réduction des coûts en raison de la concurrence accrue et des patients plus exigeants
L'un des défis les plus importants que doit relever le secteur de la santé est l'adoption de nouvelles technologies. La pandémie a mis en évidence l'importance de la numérisation et en particulier celle des processus de traitement des documents.
Selon une étude menée par Forrester Consulting auprès de 450 professionnels seniors de l’informatique et des affaires, depuis l’arrivée de la COVID-19, les décideurs ont changé leur perception des outils numériques liés au traitement des documents. Alors qu’ils avaient toujours perçu la numérisation comme une stratégie opérationnelle essentielle qui leur permettait de réduire les coûts, ils considèrent maintenant les outils numériques comme stratégiques pour la continuité de leur activité.
L’adoption d’un processus de documents numériques par les professionnels de la santé leur permet non seulement de résoudre tous les problèmes commerciaux énumérés ci-dessus, mais offre également une valeur significative à l’ensemble de leur entreprise. Les organisations qui utilisent exclusivement des processus de documents numériques constatent 5 fois plus d’améliorations dans le maintien de la continuité des activités que les entreprises ayant peu ou pas de processus de documents numériques.
Parmi les 5 grands avantages que souligne l'étude de Forrester, on trouve :
- des gains d'efficacité grâce à un traitement plus rapide des documents
- l'amélioration de la productivité des employés et un gain de temps
- l'amélioration de la satisfaction des patients
- l'amélioration de la collaboration des employés et une plus grande facilité d'accès et de partage des documents dans le cadre du télétravail
Sources : Rapport Perspectives de la santé mondiale 2020, Frost et Sullivan; Document de leadership éclairé de Forrester Consulting « How Digital document processes are shifting from best practice to business necessity », août 2020
Un logiciel moderne d'automatisation du traitement des documents pour le secteur de la santé, tel que la plateforme Impress de Quadient, permet d'automatiser l'ensemble du flux de communication avec les patients et vous offre la possibilité d'envoyer des documents importants via différents canaux : impression, numérique ou externalisation.
Imprimer: Consolidez le courrier à partir de votre bureau et envoyez-le à votre installation de production de courrier centralisée de n’importe où
Numérique: Envoyer des communications numériquement via un portail de documents sécurisé et personnalisé
Externaliser : Imprimez, triez, stuff, meter et postez sans quitter votre bureau grâce à une solution de messagerie hybride externalisée
Conçue pour répondre aux besoins des établissements de santé qui souhaitent fonctionner avec d'anciens systèmes et processus, la gamme de solutions matérielles et logicielles de pointe de Quadient offre aux acteurs du secteur de la santé la flexibilité nécessaire pour répondre et s'adapter rapidement aux exigences des patients, de la réglementation et de leur activité.
Les avantages de l'automatisation du traitement des documents dans le secteur de la santé sont évidents, mais comment se lancer dans un tel projet ?
Voici la procédure que nous vous recommandons de suivre :
- Réalisez un audit afin de déterminer vos besoins en matière d'automatisation
Commencez par identifier les documents dont la création est la plus importante, la plus onéreuse et la plus lourde en main-d'œuvre. Ces documents seront généralement ceux qui ont la plus grande incidence sur l'expérience des patients.
Voici des exemples de communications de santé à automatiser :
- les factures/lettres de recouvrement adressées aux patients
- les autorisations et refus des demandes de remboursement
- les dossiers médicaux/de santé et les résultats de laboratoire
- les formulaires de demande de remboursement
- les avis d'impayés/de pénalités de retard
- les confirmations de rendez-vous
- les chèques (factures fournisseur et salaires)
- l'explication des prestations d'assurance-maladie
- Choisissez la bonne technologie
Assurez-vous de choisir une technologie d’automatisation de documents qui offre des options d’intégration étendues afin qu’elle fonctionne avec votre technologie existante. Sélectionnez une plate-forme d’automatisation de documents conviviale et dotée d’une interface utilisateur simple afin que votre équipe puisse la récupérer rapidement et ne revienne pas à l’ancienne façon de faire.
Sélectionnez un partenaire technologique qui s’engage à assurer le succès de ses clients. Examinez les recommandations des analystes, interrogez les fournisseurs potentiels sur leurs notes de satisfaction client et consultez les sites d’avis pour entendre directement les utilisateurs.
- Tenez compte de vos besoins actuels et futurs
Vos besoins présents évolueront avec le temps, alors veillez à prendre en compte vos besoins futurs et à choisir une plateforme capable d'évoluer avec vous.
En passant du papier au traitement automatisé des documents, vous pouvez gagner en efficacité, améliorer la productivité de vos employés et donner aux soignants la possibilité de se concentrer sur les patients et leur guérison. L'automatisation intelligente du traitement des documents réduit le risque d'erreurs qui pourraient avoir un impact sur l'expérience des patients, leur santé et la trésorerie de l'établissement.