Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung für die Umstellung auf E-Rechnungen
Ab dem 1.1.2025 wird es ernst: Wie das Wachstumschancengesetz vorsieht, müssen dann alle Unternehmen in der Lage sein, elektronische Rechnungen zu empfangen, zu verarbeiten und sicher zu archivieren. Wer sich seiner Pflicht zur Teilnahme am E-Rechnungsverkehr verweigert oder dieser zu spät nachkommt, muss mit Bußgeldern von bis zu 5.000 Euro und möglichen steuerlichen Nachteilen rechnen.
Die Einführung der E-Rechnungspflicht müssen Unternehmensverantwortliche möglichst bald angehen und im Zuge dessen Buchhaltung und IT-Abteilung mit ins Boot holen. Denn schlussendlich sollte der Umstieg auf die elektronische Rechnungsverarbeitung Teil einer ganzheitlichen Digitalisierungsstrategie sein. Nur so ist es möglich, die Vorteile, wie Effizienz- und Produktivitätssteigerungen sowie Kostensenkungen, voll auszuschöpfen.
In fünf Schritten zu einer erfolgreichen Umstellung
Die rechtlichen Anforderungen klären
Stellen Sie sicher, dass Ihre E-Rechnungen den gesetzlichen Anforderungen entsprechen. In Deutschland erfüllen diese Anforderungen die Formate XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1. Die Vorgaben sind in der EU-Richtlinie 2014/55/EU festgelegt – so wird garantiert, dass alle Rechnungen einem einheitlichen strukturierten elektronischen Format entsprechen, was den Austausch und die Verarbeitung erheblich erleichtert. Hierunter fällt auch die Zustimmung des Empfängers zur elektronischen Übermittlung, die Sicherstellung der Echtheit der Rechnung sowie die Unversehrtheit deren Inhalts.
Interne Prozesse anpassen
Die Einführung der E-Rechnung bietet die Chance, bestehende Arbeitsabläufe grundlegend zu überdenken und durch eine Optimierung Effizienzsteigerungen zu erzielen. Dazu müssen diese Abläufe jedoch an die elektronische Rechnungsverarbeitung angepasst werden. Dies betrifft vor allen Dingen die Rechnungserstellung und -versendung, den Rechnungseingang und die -verarbeitung, die Rechnungsprüfung und -freigabe sowie die Verbuchung und Archivierung.
Zudem muss die E-Rechnungslösung der Wahl in die vorhandene IT-Infrastruktur integriert werden, was eine Anpassung oder Erweiterung bestehender ERP- oder Buchhaltungssysteme erfordern könnte. Des Weiteren ist es wichtig, interne Prozesse so anzupassen, dass gesetzliche Anforderungen an E-Rechnungen erfüllt werden. Hierzu gehört unter anderem die Lesbarkeit der Rechnungen sowie die ordnungsgemäße Archivierung über zehn Jahre.
Die technischen Voraussetzungen erfüllen
Um E-Rechnungen senden und empfangen zu können, sind einige technische Voraussetzungen zu erfüllen. Hierzu zählt zunächst die adäquate Software für Rechnungserstellung, -versand und -empfang. Darüber hinaus müssen die elektronischen Schnittstellen für den automatisierten Datenaustausch sowie eine Anbindung an Kundenportale für den Rechnungsaustausch geschaffen werden. Ein System zur Sicherstellung der Unveränderbarkeit der archivierten Rechnungen, ausreichend Speicherplatz für die langfristige Aufbewahrung, Verschlüsselungstechnologien für die sichere Übertragung sowie Methoden zur Sicherstellung der Echtheit und Unversehrtheit der Rechnungen, wie etwa die digitale Signatur, sind ebenfalls wichtige Voraussetzungen für die elektronische Rechnungsverarbeitung.
Die passende Lösung für das E-Invoicing wählen
Folgende Faktoren sind bei der Auswahl einer adäquaten Lösung für die elektronische Rechnungsverarbeitung entscheidend: Zum einen sollte die Software in der Lage sein, Rechnungen automatisch zu erfassen, zu verarbeiten und zu archivieren. Hierzu gehören auch die Erkennung und Extraktion relevanter Daten aus eingehenden Rechnungen. Zum anderen muss die rechtliche Konformität sichergestellt werden. Bedeutet, dass alle gesetzlichen Anforderungen erfüllt werden, was die Sicherstellung der Authentizität, Integrität und Lesbarkeit der Rechnungen über den gesamten Aufbewahrungszeitraum beinhaltet. Entscheidend ist auch, dass die Software strukturierte elektronische Formate, wie ZUGFeRD, XRechnung oder EDI unterstützt, um eine vollständige automatisierte Verarbeitung zu ermöglichen. Für Unternehmen mit Geschäftsverbindungen ins Ausland müssen außerdem weitere Formate und Netzwerke unterstützt werden. Dazu ist es wichtig, eine nahtlose Integration in bestehende ERP- oder Buchhaltungssysteme sicherzustellen, um den Datenaustausch zu erleichtern und die Effizienz zu steigern. Benutzerfreundlichkeit, Flexibilität und Skalierbarkeit sind weitere Faktoren, die eine gute E-Invoicing-Lösung auszeichnen. Denn nur so ist es möglich, einerseits die Akzeptanz bei den Nutzern zu erhöhen und andererseits flexibel auf sich ändernde Anforderungen zu reagieren und mit dem Wachstum des Unternehmens zu skalieren.
Die Mitarbeiter einbeziehen
Um alle gesetzlichen Anforderungen erfüllen zu können, ist es entscheidend, auch alle Beteiligten mit ins Boot zu holen. Schulungen, die über die wichtigsten Fragen zur E-Rechnungspflicht klären, und den Umgang mit der neuen Software erleichtern, sind hierbei essenziell. Während der Umstellungsphase sollte außerdem ein Ansprechpartner benannt werden, der bei Problemen kontaktiert werden kann. Klare Richtlinien und Checklisten sorgen für Transparenz und stellen sicher, dass die neu etablierten Prozesse den Standards entsprechen.
Der Zeit- und Ressourcenaufwand für die Umstellung auf elektronische Rechnungen ist nicht zu unterschätzen. Umso wichtiger ist eine sorgfältige Planung und die Unterstützung eines zuverlässigen Lösungspartners, der sowohl in der Vorbereitungs- als auch in der Pilotphase dabei helfen kann, mögliche Probleme zu identifizieren und zu beheben.
