Revision of E-Rechnungspflicht ab dem 1. Januar 2025 from Thu, 19.12.2024 - 10:31

E-Rechnungspflicht ab dem 1. Januar 2025

Seit Ende März 2024 ist es beschlossene Sache: Im Rahmen des Wachstumschancengesetzes wird der Empfang von E-Rechnungen ab dem 1. Januar 2025 verpflichtend für Abrechnungen im Geschäftsverkehr. Angesichts des Umsetzungsaufwands hat der Gesetzgeber jedoch Übergangregelungen für die Rechnungsstellung von B2B-Umsätzen bis 2027, abhängig vom Jahresumsatz vorgesehen: Unternehmen, die im Jahr 2026 einen Umsatz von höchstens 800.000 Euro erzielt haben, dürfen auch 2027 weiterhin Papierrechnungen für ihre B2B-Umsätze verwenden. Zudem bleibt es ihnen gestattet, elektronische Rechnungen in anderen Formaten, wie beispielsweise PDF-Dateien, zu übermitteln, sofern der Empfänger dem zustimmt. Für Unternehmen, deren Umsatz im Jahr 2026 die 800.000-Euro-Grenze überschritten hat, besteht noch die Möglichkeit, Rechnungen mittels elektronischem Datenaustausch (EDI-Verfahren) zu übermitteln. Diese Option gilt für Umsätze aus den Jahren 2026 und 2027, auch wenn die erforderlichen Informationen nicht in ein Format extrahiert werden, das der europäischen Norm (CEN-Norm EN 16931) entspricht oder mit dieser kompatibel ist.

Unternehmen sollten das Thema dennoch nicht auf die lange Bank schieben. Denn die E-Rechnungspflicht stellt einen bedeutenden Schritt in Richtung Digitalisierung des Rechnungswesens dar und wird die Art und Weise, wie Unternehmen Rechnungen ausstellen und verarbeiten, grundlegend verändern.

Die organisatorische Vorbereitung

Informationsbeschaffung und Strategieentwicklung
Informieren Sie sich rechtzeitig über die gesetzlichen Anforderungen und Fristen. Planen Sie den Umstieg auf E-Rechnungen ganzheitlich und entwickeln Sie eine umfassende Strategie für die Digitalisierung des Rechnungswesens. Dazu empfiehlt es sich, einen detaillierten Zeitplan mit klar definierten Meilensteinen und Verantwortlichkeiten zu erstellen.
Hier finden Sie alle wichtigen Links zum Thema E-Invoicing.
Teameinbindung
Beziehen Sie Ihr Team von Anfang an ein und betonen Sie die Vorteile der Umstellung auf E-Rechnungen im täglichen Betrieb. Bieten Sie Schulungen und Workshops an, um die Mitarbeiter mit den veränderten Geschäftsprozessen vertraut zu machen.
Kommunikation mit Partnern
Informieren Sie Ihre Lieferanten und Kunden frühzeitig über die geplante Umstellung und klären Sie, welche E-Rechnungsformate unterstützt werden. Bieten Sie Ihren Partnern darüber hinaus Anreize, wie beispielsweise verbesserte Zahlungskonditionen, um deren eigenen Umstieg voranzutreiben.

Technische Vorbereitung

Wählen Sie eine E-Rechnungssoftware, die zu den individuellen Anforderungen Ihres Betriebs passt und mit den bestehenden Systemen kompatibel ist. Hierbei ist es wichtig darauf zu achten, dass die Software sowohl den Empfang als auch den Versand von elektronischen Rechnungen unterstützt. Eine ganzheitliche Lösung bietet mehrere entscheidende Vorteile gegenüber der Nutzung separater Systeme für eingehende und ausgehende Rechnungen. Zunächst einmal vereinfacht sie den gesamten Rechnungsprozess erheblich, da alle Funktionen in einer einzigen Plattform integriert sind. Dies reduziert den Verwaltungsaufwand und minimiert potenzielle Fehlerquellen, die durch die Verwendung mehrerer Systeme entstehen könnten. Darüber hinaus ermöglicht ein solch umfassender Ansatz eine bessere Übersicht und Kontrolle über den gesamten Rechnungsverkehr, was zu einer verbesserten Finanzplanung und einem effizienteren Cash-Flow-Management führt. Ein weiterer wichtiger Aspekt ist die Vermeidung des Onboarding-Prozesses für mehrere Lieferanten. Indem Sie sich für einen einzigen Anbieter entscheiden, der beide Seiten des Rechnungsprozesses abdeckt, reduzieren Sie den Zeit- und Ressourcenaufwand, der sonst für die Integration und Schulung verschiedener Systeme erforderlich wäre. Dies führt nicht nur zu Kosteneinsparungen, sondern auch zu einer schnelleren Implementierung und einem reibungsloseren Übergang zur elektronischen Rechnungsstellung. Zudem gewährleistet die Wahl eines einzigen, umfassenden Anbieters eine bessere Kompatibilität und Datenkonsistenz zwischen ein- und ausgehenden Rechnungen, was die Effizienz des gesamten Rechnungsprozesses weiter steigert.

Die Einführung neuer Lösungen und Prozesse sollte allerdings schrittweise erfolgen, um den Mitarbeitern die nötige Zeit zur Anpassung und für Feedback einzuräumen. Darüber hinaus sollten Sie auf regelmäßige Updates und guten Support Wert legen.

Prozessanpassung und Testphase

Unternehmen müssen ihre Systeme und Prozesse anpassen, um E-Rechnungen empfangen, verarbeiten und archivieren zu können. Erst dann können sie auch langfristig von Effizienzsteigerungen und Kosteneinsparungen durch automatisierte Rechnungsprozesse profitieren.

Weitere Informationen zu den Herausforderungen und wichtigen Faktoren bei der Digitalisierung von Rechnungen finden Sie hier.

Rechtliche Compliance sicherstellen

Stellen Sie die Einhaltung aller rechtlichen Anforderungen sicher, insbesondere hinsichtlich des Datenschutzes und der Aufbewahrungsfristen. Beachten Sie an dieser Stelle auch die Übergangsregelungen, die insbesondere für jene Unternehmen mit einem Jahresumsatz unter 800.000 Euro gelten.

Regelmäßig justieren

Die intervallmäßige Überprüfung und Anpassung der implementierten Lösungen an sich gegebenenfalls ändernde Vorgaben dürfen Unternehmen auch nach dem vollzogenen Umstieg auf E-Rechnungen nicht aus den Augen verlieren. Ein weiterer wichtiger Aspekt ist die Vorbereitung auf das geplante elektronische Meldesystem für die Umsatzsteuer, das voraussichtlich ab 2028 eingeführt wird.

Die Fördermöglichkeiten zur Unterstützung der Umstellung

Die Umstellung auf E-Rechnungen stellt für viele Unternehmen eine Herausforderung dar, doch sowohl auf Bundes- als auch auf Länderebene existieren spezifische Förderprogramme, die Unternehmen bei der Digitalisierung ihrer Rechnungsprozesse unterstützen. Einen umfassenden Überblick über die verfügbaren Optionen bietet die Förderdatenbank des Bundesministeriums für Wirtschaft und Klimaschutz (BMWK). Ein konkretes Beispiel ist das „go-digital“-Programm, welches die Einbindung eines autorisierten Beratungsunternehmens vorsieht. Zusätzlich können Handwerksorganisationen wie Handwerkskammern, Kreishandwerkerschaften, Fachverbände und das Mittelstand-Digital Zentrum Handwerk bei der Auswahl geeigneter Förderprogramme behilflich sein.

Bei der Beantragung von Fördermitteln ist wichtig zu beachten, dass Anträge vor Projektbeginn gestellt werden müssen und je nach Programm unterschiedliche Unterlagen, oft eine De-minimis Erklärung, erforderlich sind. Die genaue Einhaltung der Förderbedingungen, insbesondere hinsichtlich des Zeitpunkts des Projektbeginns, ist entscheidend. Nach Abschluss des geförderten Projekts ist in der Regel ein Verwendungsnachweis einzureichen. Angesichts der Komplexität der Förderlandschaft empfiehlt es sich, die verschiedenen Möglichkeiten sorgfältig zu prüfen und sich bei der Auswahl und Beantragung von den genannten Organisationen beraten zu lassen, um die optimale Unterstützung für die Umstellung auf E-Rechnungen zu erhalten.