10 Dokumente, die Immobilienverwalter heute automatisieren sollten

Von der Finanzierung über die Produktion bis hin zur Immobilienverwaltung strebt jede Branche danach, die mühsamen und arbeitsintensiven Teile ihrer Arbeit zu automatisieren.

Immobilienverwalter greifen auf Technologie zurück, um Prozesse zu beschleunigen und manuelle Arbeiten zu reduzieren. Sie finden Möglichkeiten, alltägliche Aufgaben zu automatisieren, um mehr Zeit für Eigentümer, Bewohner und das Wachstum des Unternehmens zu haben. Wenn repetitive, manuelle Aufgaben aus dem Spiel sind, können Immobilienverwalter auch schneller auf Wartungs-, Vermietungs- und andere Anfragen von Mietern oder Vermietern reagieren.

Immobilienverwalter können von der Automatisierung verschiedener Dokumente profitieren, um ihre Betriebsabläufe zu optimieren und die Effizienz zu steigern. In diesem Artikel listen wir 10 Dokumente auf, die Immobilienverwalter automatisieren sollten, um ihre Zeit optimal zu nutzen.  

1. Mietverträge 

Als eines der wichtigsten Dokumente in der Sammlung eines Immobilienverwalters definiert ein Mietvertrag das Verhältnis zwischen Vermieter und Mieter und ist unbedingt aufzubewahren. Die Automatisierung von Leasingverträgen kann Zeit sparen und die Konsistenz des Leasingprozesses gewährleisten. Immobilienverwalter können Software oder Vorlagen verwenden, um Mietverträge schnell zu erstellen, indem sie die erforderlichen Details für jeden Mieter ausfüllen. Durch die Automatisierung von Mietverträgen entfällt die Notwendigkeit der manuellen Vorbereitung und Erstellung von Dokumenten.  

Vorteile: 

• Vereinfacht die Speicherung und Wiederfindung

• Stellt sicher, dass die Empfänger wichtige Mitteilungen erhalten 

• Benachrichtigt Kunden mit digitaler Zustellung, wenn die Kommunikation bereit ist

2. Mietanträge 

Im Allgemeinen enthält Ihr Antrag die Informationen und Einwilligung, die erforderlich sind, um Hintergrundprüfungen bei potenziellen Mietern durchzuführen. Die Aufbewahrung dieses Einwilligungsformulars ist wichtig, falls es jemals zu einer Streitigkeit kommt. Der Antrag dient auch verschiedenen anderen Zwecken, einschließlich des Nachweises von Nichtdiskriminierung, wichtige Informationen für Inkassomaßnahmen und grundlegender Kontaktdaten des Mieters. Durch die Automatisierung von Mietanträgen können Immobilienverwalter Anträge effizient sammeln und bearbeiten. Es können Online-Formulare oder -Anträge erstellt werden, um Mieterinformationen zu sammeln, Hintergrundüberprüfungen durchzuführen und den Antragsprüfungsprozess zu optimieren. 

Vorteile: 

• Kein manuelles Sammeln von Papieranträgen – sofortige Datenerfassung 

• Wahrung der Konsistenz und Standardisierung des Prozesses für alle Mieter 

• Verbesserte Datengenauigkeit 
   

3. Wartungsanfragen 

Durch die Automatisierung von Wartungsanfrageformularen können Mieter Reparatur- oder Wartungsanfragen online einreichen. Immobilienverwalter können ein System verwenden, um Anfragen zu verfolgen und zu priorisieren, sie dem Wartungspersonal zuzuweisen und den Mietern Updates mitzuteilen. 

Vorteile: 

• Stellen Sie sicher, dass der Kunde wichtige Mitteilungen erhält 

• Benachrichtigen Sie Kunden mit digitaler Zustellung, wenn die Kommunikation bereit ist 

• Vereinfachen und optimieren Sie die Archivierung und den Abruf 
   

4. Einzugs-/Auszugschecklisten 

Ob es sich nun um ein Dokument mit schriftlich festgehaltenen Mängeln in der Immobilie handelt oder um ein Video oder Fotos vom Zustand der Immobilie vor dem Einzug des Mieters - diese Informationen sind entscheidend, wenn der Mieter auszieht. Immobilienverwalter können Einzugs- und Auszugs-Checklisten automatisieren, um einen standardisierten Prozess zur Dokumentation des Zustands der Immobilie sicherzustellen, der bei Bedarf auch mit dem Mieter oder Vermieter geteilt werden kann.

Vorteile: 

• Standardisierte Vorlagen, die die zukünftige Vorbereitungszeit verkürzen 

• Reduziert das Risiko einer Fehlplatzierung oder eines Verlusts 
   

5. Mietermitteilungen  

Automatisierte Mitteilungen an Mieter können für verschiedene Zwecke gesendet werden, beispielsweise für Mieterinnerungen, Mietverlängerungen, Kündigungs- oder Räumungsmitteilungen oder Richtlinienaktualisierungen. Immobilienverwalter können E-Mail- oder Automatisierungs- und Zustellungssoftware verwenden, um diese Mitteilungen effizient zu versenden. Auch wenn sich Vorschriften, Richtlinien oder Mietbedingungen ändern, können Hausverwalter die erforderlichen Änderungen an der Vorlage oder Software vornehmen und so sicherstellen, dass alle zukünftigen Vereinbarungen die aktualisierten Informationen widerspiegeln. Dies reduziert den Zeit- und Arbeitsaufwand für die manuelle Aktualisierung jeder Vereinbarung einzeln. 

Vorteile: 

• Standardisierte Vorlagen, die die zukünftige Vorbereitungszeit verkürzen 

• Effiziente Verteilung und Signierung 

• Eliminiert die Notwendigkeit einer physischen Lagerung oder eines Abrufs 
   

6. Mietrechnungen und -belege 

Die Automatisierung Ihrer Rechnungen hilft Ihnen, Zahlungen zu erfassen, Eigentümer zu fakturieren und generell den Überblick über alle Ein- und Ausgaben in Ihrem Unternehmen zu behalten. Hierbei handelt es sich um laufende Transaktionsdokumente zwischen dem Mieter oder Dienstleistungen mit Anbietern. Die Automatisierung der Erstellung und Verteilung von Mietrechnungen und -belegen kann den Mieteinzugsprozess vereinfachen. Immobilienverwalter können Buchhaltungs- oder Immobilienverwaltungssoftware nutzen, um automatisch Rechnungen zu erstellen und an Mieter zu versenden. 

Vorteile: 

• Effiziente Verteilung und Zahlung 

• Reduziert den Verwaltungsaufwand 

• Vereinfacht das Abrufen von Dokumenten für zukünftige Referenzzwecke oder für finanzielle/rechtliche Zwecke 
   

7. Finanzberichte  

Finanzberichte wie Gewinn- und Verlustrechnungen, Bilanzen, Spesenabrechnungen oder andere Dokumente im Zusammenhang mit Immobilienkosten können automatisiert werden, um Immobilienverwaltern bei der Einhaltung von Vorschriften und der ordnungsgemäßen Dokumentation zu helfen. Digitale Aufzeichnungen von Finanzinformationen bieten eine dokumentierte Spur für Prüfungs- und Compliance-Zwecke. Die Automatisierung dieser Prozesse kann Immobilienverwaltern helfen, Einnahmen und Ausgaben zu verfolgen, Rentabilität zu analysieren und Berichte für Eigentümer oder Interessengruppen zu erstellen. 

Vorteile: 

• Verfolgen Sie Einnahmen und Ausgaben übersichtlich 

• Erstellen Sie einen klaren Prüfpfad  

• Erfüllen Sie Compliance-Standards/SLAs 
   

8. Mieterkommunikation  

Immobilienverwalter können die Kommunikation mit Mietern durch E-Mail oder Messaging-Plattformen automatisieren. Sie können Software oder Vorlagen verwenden, um routinemäßige Mitteilungen, Updates oder Newsletter an Mieter zu senden. Online-Formulare können erforderliche rechtliche Offenlegungen und Einwilligungsformulare enthalten, um sicherzustellen, dass Antragssteller wichtige Informationen erhalten und zur Kenntnis nehmen.

Vorteile: 

• Wechseln Sie ganz einfach von Einzel- (Ad-hoc) oder Sammelmailings  

• Vermeiden Sie zeitaufwändige manuelle Prozesse wie den Versand physischer Post 

• Interner Genehmigungsprozess in den Workflow integriert 
   

9. Compliance-Dokumente 

Immobilienverwalter haben je nach Zuständigkeit, Standort und Art der Immobilie mit verschiedenen Compliance-Dokumenten und Vorschriften zu tun. Durch die Automatisierung von Compliance-Dokumenten wie Versicherungszertifikaten, HOA-/COA-Dokumenten oder verschiedenen Genehmigungen und Lizenzen kann sichergestellt werden, dass gesetzliche Anforderungen erfüllt werden. Immobilienverwalter können eine Bibliothek dieser Dokumente verwalten und diese bei Bedarf generieren.  

Immobilienverwalter müssen möglicherweise Compliance-Berichte an Aufsichtsbehörden oder Immobilieneigentümer übermitteln. Diese Berichte können Finanzberichte, Belegungsberichte, Wartungs- und Reparaturaufzeichnungen oder andere Dokumentationen umfassen, um die Einhaltung vertraglicher Vereinbarungen oder gesetzlicher Verpflichtungen sicherzustellen. 

Vorteile: 

• Stellen Sie sicher, dass Vereinbarungen wesentliche rechtliche Aspekte abdecken 

• Erstellen Sie einen klaren Prüfpfad  

• Reduzieren Sie das Risiko von Streitigkeiten oder Verstößen gegen die Vorschriften 
   

10. Verlängerungsschreiben 

Die Automatisierung von Mietvertragsverlängerungsschreiben kann Immobilienverwaltern dabei helfen, den Prozess zu rationalisieren und die Mieterbindung zu verbessern. Mithilfe einer Automatisierungssoftware können Manager anhand von Vorlagen personalisierte Verlängerungsangebote erstellen und diese auch an Mieter ausliefern. 

Vorteile: 

• Verbessert die Gesamteffizienz 

• Vermeiden Sie zeitaufwändige manuelle Prozesse wie den Versand physischer Post 

• Standardisierte Vorlagen, die die zukünftige Vorbereitungszeit verkürzen 
   

Kurz gesagt, papierbasierte Prozesse dauern länger und sind viel schwieriger zu verfolgen und zu pflegen. In der Immobilienverwaltung tragen viele Mitarbeiter in ihren Rollen viele Aufgaben. Die Automatisierung trägt dazu bei, einige ihrer Verwaltungsaufgaben zu erleichtern, sodass sie sich auf die wesentlichen Aspekte ihrer Arbeit konzentrieren können. Die Automatisierung dieser Dokumente kann Zeit sparen, Fehler reduzieren und die Gesamteffizienz bei der Immobilienverwaltung verbessern.  

Wenn Ihr Immobilienverwaltungsunternehmen bereit ist, mit der Automatisierung einiger dieser Dokumente zu beginnen, nehmen Sie noch heute Kontakt mit uns auf.