Seit dem 27. November 2020 sind alle Auftragnehmer der öffentlichen Hand dazu verpflichtet, Rechnungen als XRechungen zu erstellen und zu versenden. XRechnung ist das vielen E-Rechnungen zugrundeliegende technische Format, das den Parametern entspricht, welches die EU mit der Norm EN 16931 im Jahr 2017 erlassen hat. Der Begriff XRechnung steht für einen strukturierten, standardisierten Datensatz im XML-Format, der automatisch elektronisch versendet und verarbeitet werden kann. 

Bei der E-Rechnung handelt es sich immer um einen nach genauen Vorgaben strukturierten Datensatz, der in einem elektronischen Format erstellt, übermittelt und empfangen wird. Strukturierte Daten haben den Vorteil, dass diese Informationen auf Sender- und Empfängerseite „verstanden“ werden können. XRechnung und ZUGFeRD setzen dabei auf die Auszeichnungssprache XML.  

Auch hieraus ergeben sich Vorteile: So lassen sich XML-Dokumente auf Wohlgeformtheit (keine syntaktischen Fehler) und Validität (alle notwendigen Inhaltselemente) überprüfen. 

Kosten und Zeit sparen – für Rechnungsversender und empfänger 

Die Erstellung und der Versand eines Datensatzes wie XRechnung erfolgt in der Regel (bei entsprechender Automatisierung) schneller als zum Beispiel der Versand einer Papierrechnung. Der Empfänger kann die XRechnung direkt weiterverarbeiten und begleicht den Ausstand entsprechend zügig. 

Digitalisierung der Rechnungsverarbeitung 

Daten sind die Grundlage und der Antrieb für digitale Geschäftsprozesse. Für die Bereiche Order to Cash (O2C) und Purchase to Pay (P2P) ist die Umstellung auf den Austausch von Daten der Anstoß für gesteigerte Effizienz und Grundstein für weitere Optimierungspotentiale. 

Verbesserte Datenqualität und mehr Sicherheit 

Papier- und PDF-Rechnungen können fehleranfällig sein, so zum Beispiel, wenn die Rechnungsinformationen manuell in das Buchhaltungssystem übertragen werden müssen. Da die XRechnung automatisch ausgelesen wird, passieren diese Fehler hier nicht. Wird ein entsprechender Übermittlungskanal gewählt, so steigert das auch noch deutlich die Sicherheit beim Rechnungsversand aufgrund von verschlüsselter Übertragung. 

• Viele Firmen setzen immer noch auf Papier oder PDF beim Rechnungsausgang und können die Anforderungen der XRechnung nicht ad hoc erfüllen. 
   
• XRechnung ist nicht gleich XRechnung. Je nachdem, wer konkret der Empfänger ist, können die Anforderungen im Detail abweichen. 
   
• Trotz kontinuierlichen Fortschritts hat sich das Format noch nicht flächendeckend und auf allen Ebenen durchgesetzt. Das führt bei Lieferanten zu Verwirrung, ob sie verpflichtet sind, eine XRechnung zu senden. Viele Behörden haben Übergangsfristen gewährt, jedoch führt dies nun dazu, dass bei Nichterfüllung der Anforderungen die Zahlung verzögert wird. 

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Zunächst sollten Unternehmen prüfen, ob sie zur elektronischen Rechnungsstellung verpflichtet sind. Entsprechende Ausnahmen sind in der E-Rechnungsverordnung des Bundes (E-RechV) geregelt. Darüber hinaus müssen die vertraglichen Vereinbarungen mit dem Auftraggeber berücksichtigt werden.

XRechnung erzeugen

Die XRechnung als Format-Standard muss erzeugt werden. Hierfür stehen Unternehmen unterschiedliche Wege offen, zum Beispiel: 

Eine XRechnung aus der Buchhaltungs- oder Rechnungssoftware erstellen 

Einige Buchhaltungs- und Rechnungssoftwareprogramme bieten die Option, eine XRechnung zu generieren und zu exportieren.  

XRechnung erstellen mittels eines Generators 

Einige Webseiten unterstützen bei der Generierung einer XRechnung. Möchte ein Unternehmen jedoch langfristig Prozesse optimieren und seine Rechnungsstellung dementsprechend anpassen oder hat ein hohes Rechnungsvolumen, so sollte dies nicht der bevorzugte Weg sein. 

XRechnung mit Hilfe eines E-Rechnungs-Netzwerkanbieters erstellen 

Spezialisierte Anbieter wie die Quadient bieten Lösungen an, die Sie mit ihrem Geschäftspartner vernetzen und Ihnen helfen, die Rechnung im richtigen Format (z.B. als XRechnung) bereitzustellen und korrekt zu übertragen. Diese Lösung eignet sich vor allem, wenn Sie nicht nur XRechnungen übertragen wollen, sondern auch viele andere Kunden haben, die Rechnungen auf unterschiedlichen Wegen und in diversen Formaten erhalten möchten (andere Formate, per E-Mail, als Brief oder ähnliches). Auch helfen Experten für XRechnung dabei, die Prozesse und Rechnungsfelder entsprechend vorzubereiten und zu implementieren.  

XRechnung übermitteln

Folgende Wege gibt es um eine XRechnung zu übermitteln: 

• Über die zentralen Rechnungseingangsplattform des Bundes (ZRE) und die OZG-konformen Rechnungseingangsplattform (OZG-RE) stehen zwei Optionen zur Verfügung, um eine XRechnung an die öffentliche Verwaltung zu übermitteln.  
• Steht dem Unternehmen eine Software zur elektronischen Rechnungsstellung zur Verfügung, kann PEPPOL genutzt werden  
• E-Mail  oder DE-Mail sind als Kanäle möglich 
• Manuelle Upload nutzen  
• Über eine Weberfassung erstellen und über die Plattform einreichen 
• Mithilfe eines E-Rechnungsnetzwerkes, das XRechnung unterstützt. 

Sie möchten gerne mehr erfahren oder XRechnung-Beispiele sehen? Die Quadient Experten beleuchten im Webinar “Anforderungen und Herausforderungen der XRechnung ganz einfach erklärt”, was sie wissen müssen:

Schritt 1: Die Analyse des IST-Zustandes

Zunächst sollten Rechnungssteller den derzeitigen Prozess der Rechnungslegung einer näheren Betrachtung unterziehen. Nur wer den aktuellen Ablauf detailliert vor Augen hat, kann die nächsten Schritte einleiten und Prozessoptimierungen sowie Effizienzgewinne erzielen.  

Hierunter fällt auch eine kritische Bestandsaufnahme der aktuell eingesetzten Softwareinfrastuktur: Ist diese in der Lage, technisch und inhaltlich korrekte elektronische Rechnungen – im XRechnungs-, ZUGFeRD oder EDI-Format zu erzeugen? Ist dies nicht der Fall, lässt sie sich nachrüsten? 

Schritt 2: In Dialog mit den Kunden treten

Die Pflicht zur elektronischen Rechnungsstellung betrifft nicht nur die klassischen Bundesbehörden, sondern alle öffentlichen Auftraggeber des Bundes. Dazu gehören auch kommunale Einrichtungen. Vielen Unternehmen ist nicht wirklich bewusst, wie viele ihrer Kunden in diese Kategorie fallen.  

Eine wichtige Aufgabe für Rechnungssteller ist daher, alle Kunden zu identifizieren, die unter die Neuregelung fallen und im Dialog zu klären, welcher Standard gefordert ist, welche Übermittlungswege bereitstehen und über welche Plattformen die Rechnung eingereicht werden soll.  

Schritt 3: Strategie entwickeln mit Verfahren für Rechnungserstellung und -übertragung

Unternehmen sollten sich für ein möglichst universell einsetzbares Verfahren entscheiden, optimalerweise mit einem hohen Grad an Automatisierung. Dies ist abhängig von der zuvor erstellten Analyse des Kundenkreises: Ist es abzusehen, dass nur hin und wieder Rechnungen an Bund, Länder oder Kommunen anfallen, ist es sinnvoll, die Portale der öffentlichen Hand zu nutzen und die Rechnung direkt im Tool zu erstellen.  

Gehen Unternehmen von einem regelmäßigen Rechnungsversand aus, können sie die XRechnungen über ihre eigene Software erstellen und über die vom Empfänger gewünschten Wege oder das öffentliche Netzwerk PEPPOL übermitteln, falls Ihre Software dazu in der Lage ist.  

Gerade bei hohen Rechnungsvolumen und vielfältigen Anforderungen können IT-Dienstleister herangezogen werden, welche konventionell erzeugte Rechnungen in das geforderte Format konvertieren und übermitteln. Diese bieten häufig mit Ihrer Expertise aus vergangenen Projekten einen zusätzlichen Mehrwert, da sie nicht nur bei der Implementierung, sondern beim Gesamtprozess der Einführung XRechnung unterstützen können. Ihre hauseigenen Ressourcen wie die IT oder Finanzabteilung werden so signifikant entlastet.  

Wenn Sie gerne wissen würden, welche Projekte Quadient bereits umgesetzt hat, dann kontaktieren Sie uns. 

Schritt 4: Mitarbeiter und Experten mit ins Boot holen 

Fassen Unternehmen eine Umgestaltung der Prozesse ins Auge, sollten die Mitarbeiter von Beginn an aktiv in das Projekt eingebunden werden. Denn etablierte Prozesse lassen sich nicht einfach durch neue ersetzen, wenn die Teams vor vollendete Tatsachen gestellt werden.  

Zudem lassen sich Fehler in der Rollenverteilung ebenso wie im Veränderungsprozess schneller aufdecken, wenn alle Beteiligten frühzeitig in die Planung eingebunden sind. Die Akzeptanz der neuen Abläufe ist für eine erfolgreiche Umstellung des Rechnungswesens unerlässlich. 

Sie haben konkrete Fragen zum Standard XRechnung? 

FAQ aufrufen

Künftig werden nahezu alle Unternehmen in der Lage sein müssen, elektronische Rechnungen zu versenden und zu empfangen – voraussichtlich mit XRechnung als Datenstandard und PEPPOL als Übertragungsstandard - zumindest, wenn es um Auftraggeber der öffentlichen Hand geht.  

Für Unternehmen wird es immer wichtiger sich mit diesen Anforderungen auseinanderzusetzen, denn andernfalls riskieren Sie Zahlungsverzögerungen und Ausstände bei öffentlichen Aufträgen oder möglicherweise sogar den Verlust des Auftrages.