XRechnung bezeichnet einen Standard für die elektronische Rechnungsstellung in einem XML-Datensatz, der den Empfang und die Weiterverarbeitung durch unterschiedliche Softwaresysteme ermöglicht. Der Standard setzt die EU-Richtlinie 2014/55/EU in Deutschland maßgeblich um.  
 
Der Standard wird von der Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT)  im Auftrag des IT-Planungsrats betrieben. Der KoSIT obliegt auch die Weitentwicklung des Standards XRechnung in Zusammenarbeit mit Experten des Bundes, der Länder und der Kommunen.  

Die XRechnung ist ein technisches Format für viele E-Rechnungen. Die EU-Norm EN 16931 schreibt verbindliche Parameter für die XRechnung vor. Die XRechnung überträgt alle Daten als strukturierten Datensatz an die Empfänger. Ein PDF-Scan oder eine E-Mail ist daher weder eine elektronische Rechnung noch eine XRechnung. 

Die Pflicht zur E-Rechnungsstellung im öffentlichen Sektor ist in der europäischen Richtlinie 2014/55/EU verankert. Unternehmen, die Rechnungen an Behörden in Deutschland und Europa stellen, müssen in der Lage sein, korrekte elektronische Rechnungen zu erstellen und zu versenden.  

Ein PDF-Dokument ist im Sinne der Behörden keine korrekte elektronische Rechnung, da das Dokument nicht einem strukturierten Datensatz erstellt wird und nicht automatisch in elektronischer Form weiterverarbeitet werden kann. Ziel ist es, einen vollständig technologieneutralen, IT-gestützten Prozess für die Sendung, Prüfung und Verarbeitung von Rechnungen zu etablieren. 

Als elektronische Rechnung (E-Rechnung) wird eine EU-Norm-konforme, in einem strukturierten Format ausgestellte Rechnung bezeichnet, die elektronisch übermittelt sowie empfangen wird und eine automatische elektronische Weiterverarbeitung ohne Medienbrüche ermöglicht.  

Es existieren diverse Standards bzw. Spezifikationen, die eine elektronische Rechnungsstellung ermöglichen. Ein Beispiel hierfür ist der Standard XRechnung. Er repräsentiert die nationale Ausgestaltung der Europäischen Norm EN 16931, Core Invoice Usage Specification (CIUS) genannt. Jedes Land definiert seine spezifische CIUS, um den europäischen Standard mit seinen eigenen länderspezifischen Anforderungen umzusetzen.

Jeder Lieferant und Dienstleister von öffentlichen Auftraggebern des Bundes ist verpflichtet Rechnungen unter Berücksichtigung der Vorgaben der EU-Richtlinie 2014/55/EU und der E-Rechnungs-Verordnung (E-RechV) des Bundes elektronisch einzureichen.  

Öffentliche Auftraggeber sind verpflichtet, Rechnungen elektronisch entgegenzunehmen. Verpflichtungen für Lieferanten und Dienstleister von öffentlichen Auftraggebern der Länder und Kommunen sind abhängig von der entsprechenden Landesgesetzgebung.

Der E-Rechnungs-Verordnung (E-RechV) zufolge sind alle Bundesbehörden und weitere Behörden der Bundesverwaltung in Deutschland seit dem 27. November 2020 verpflichtet, Rechnungen nur noch als XRechnung entgegenzunehmen. Die XRechnungspflicht gilt daher seitdem für alle Unternehmen, die den Bundesbehörden Rechnungen stellen. 

Rechnungen, die seit Ende November 2020 nicht im vorgeschriebenen elektronischen Format XRechnung (oder einem anderen Format, das die rechtlichen Anforderungen erfüllt) bei den Rechnungsempfängern eingehen, werden zurückgewiesen und nicht mehr beglichen.  

Es gibt allerdings auch Ausnahmen: Rechnungen aus Direktaufträgen unter einem Betrag von 1.000 Euro (netto) sowie Rechnungen aus verteidigungs- und sicherheitsspezifischen Aufträgen oder speziellen Angelegenheiten des Auswärtigen Dienstes.

• Echtheit der Herkunft 
• Unversehrtheit des Rechnungsinhalts 
• Elektronische Lesbarkeit der Rechnung 
• Erfüllung sämtlicher gesetzlicher Voraussetzungen für eine Rechnung im umsatzsteuerlichen Sinne

Unternehmen, die eine XRechnung  stellen, müssen beispielsweise – gemäß der E-RechV – folgende Pflichtfelder ausfüllen: 

• Leitweg-ID 
• Bankverbindung 
• Zahlungsbedingungen 
• De-Mail oder E-Mail-Adresse des Rechnungsstellers 
• Lieferantennummer (soweit bereits vergeben) 
• Bestellnummer (soweit bereits vergeben)  

Mittels einer Leitweg-ID lässt sich ein Rechnungsempfänger zweifelsfrei identifizieren und adressieren. Rechnungssteller benötigen keine Leitweg-ID. 

Da es sich hierbei um eine Rechnung handelt, die vom Leistungsempfänger erstellt wird, die Rechnungseingangsplattformen des Bundes jedoch nur auf den Rechnungseingang ausgelegt sind, ist ein Upload an den Leistungserbringer derzeit nicht vorgesehen. 

• Rechnung 
• Teilrechnung 
• Korrigierte Rechnung 
• Gutschrift 
• Selbstfakturierte Rechnung 
• Abschlagsrechnungen 
• Teilschlussrechnungen 
• Schlussrechnungen  

• Eine Unternehmenssoftware mit entsprechender Kompatibilität erlaubt es, sowohl XRechnungen zu erstellen als auch traditionell generierte Rechnungen in das passende XML-Format zu konvertieren. 
• Die Nutzung einer speziellen XRechnungs-Software ist für Einzelrechnungen teilweise kostenlos. 
• Mittels Online-Generatoren lassen sich XRechnungen auch ohne eigene XRechnungs-Software erstellen. Allerdings lassen sich diese Dokumente nicht automatisch in einem Portal speichern, sondern müssen heruntergeladen und gesondert archiviert werden. 
• Gerade bei einem großen Rechnungsvolumen und Kunden mit unterschiedlichen Rechnungsanforderungen (unter anderem XRechnung für öffentliche Auftraggeber) lohnt es sich die Rechnungen über ein eRechnungsnetzwerk zu versenden. Wenn Sie mehr erfahren möchten, dann kontaktieren Sie uns gerne. 

Kontakt aufnehmen

Dem Rechnungssteller stehen im Rahmen der Nutzung der Rechnungseingangsplattformen des Bundes unterschiedliche Übertragungskanäle zur Verfügung: 

• via PEPPOL Access Point
• via De-Mail - setzt voraus, dass der Rechnungssteller eine Software im Einsatz hat, mit der er eine valide E-Rechnung erstellen kann 
• über die Weberfassung – ideal für Unternehmen mit einem geringen Rechnungsvolumen, deren implementierte Software die Erstellung elektronischer Rechnungen gemäß EU-Norm nicht unterstützt. 
• Über ein eRechnungsnetzwerk – ideal für Unternehmen mit vielen Rechnungen 
• per E-Mail mit XRechnung als Anhang 

XRechnungen können über die Plattformen des Bundes eingereicht werden: 
 
An Bundesministerien, Verfassungsorgane und Behörden der unmittelbaren Bundesverwaltung erfolgt dies über die zentrale Rechnungseingangsplattform des Bundes (ZRE) erfolgen. Eine Registrierung der Rechnungssteller an der ZRE ist zwingend erforderlich. 

An Einrichtungen der mittelbaren Bundesverwaltung werden XRechnung über die OZG-konforme Rechungseingangsplattform (OZG-RE) übermittelt. 

Um die Rechnung weiterverarbeiten zu können, muss der XML-Datensatz der XRechnung vom Rechnungsempfänger visualisiert werden. Dies geschieht in der Regel innerhalb eines ERP-Systems.

Kontakt aufnehmen

Für Rechnungen an die Bundesverwaltung ist grundsätzlich der Standard XRechnung zu in der aktuellen Fassung zu verwenden. Darüber hinaus kann jeder andere Standard herangezogen werden, sofern dieser den Anforderungen der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung (EN 16931), der E-RechV sowie den Nutzungsbedingungen der Rechnungseingangsplattform des Bundes entspricht.  

Jeder Rechnungssteller entscheidet selbst, ob er für elektronische Rechnungen an die Bundesverwaltung den Standard XRechnung in der gültigen Fassung verwendet oder einen anderen Standard, der den Anforderungen der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung (EN 16931), der E-RechV und den Nutzungsbedingungen der Rechnungseingangsplattformen des Bundes entspricht. 

In Deutschland ist die Umsetzung der EU-Richtlinie Ländersache. So kommt es, dass die Länder den Regelungsspielraum aus der EU-Verordnung nutzen, sodass Deutschland hinsichtlich unterschiedlicher E-Rechnungs-Formatvorgaben, zugelassener Übermittlungswege, technischer Portallösungen etc. gespalten ist.  

Einige Bundesländer und Kommunen befinden sich nach wie vor in der Planungsphase. Dies bedeutet, dass sich Rechnungssteller, je nach Bundesland und Kommune, über den aktuellen Stand informieren müssen, um die entsprechende technische Lösung einsetzen zu können. 

Nein, sowohl der Standard XRechnung als auch die Bestandteile (technischen Artefakte) werden von der KoSIT kostenfrei zur Verfügung gestellt. 

Der dauerhafte Betrieb bei der KoSIT gewährleistet regelmäßige Updates. Das vom IT-Planungsrat beauftragte Betriebskonzept für XRechnung stellt den zuverlässigen Betrieb inklusive transparentem Änderungsmanagement für alle Stakeholder aus Wirtschaft und Verwaltung sicher. So wird der Standard XRechnung die jeweils gültige Fassung der europäischen Norm darstellen, wobei die Weiterentwicklung immer in Abhängigkeit von der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung EN 16931 erfolgt. 

Da die europäische Norm in Europa maßgebend für die elektronische Rechnungsstellung ist, unterliegen alle Softwarehersteller und Unternehmen, die normkonform agieren wollen, einem Umstellungsaufwand – insbesondere europaweit agierende Wirtschaftsteilnehmer. Auch Unternehmen, die bereits andere Rechnungsformate einsetzen, sind von dem Umstellungsaufwand betroffen, wollen sie normkonform operieren. 

Die CIUS-XRechnung soll die Vereinbarkeit auf allen Ebenen (Semantik, Syntax, Recht, Technik) gewährleisten. Die XRechnung stellt allerdings keinen neuen, losgelösten Standard dar, sondern (unter Einbeziehung der Bund-, Länder- und Kommunenexperten) die Eindeutigkeit für Rechnungssteller/-empfänger im Rahmen der europäischen Vorgaben her. Die Vorteile der XRechnung sind, dass 

• sich öffentliche Auftraggeber nicht eigenständig die europäischen Vorgaben erarbeiten müssen (und dann möglicherweise zahlreiche unterschiedliche Interpretationen umgesetzt werden) 
• Auftragnehmer trotz heterogener IT-Systeme bei elektronischer Rechnungsstellung strukturierte Rechnungsdaten austauschen können – auf Basis eines einheitlichen, verlässlichen und durch die Verwaltung betriebenen Standards mit den Auftraggebern 
• sie als einheitlicher, produkt- und herstellerneutraler Standard allen kostenfrei und vollständig dokumentiert zur Verfügung steht und so von IT-Anbietern in die entsprechenden Lösungen integriert werden kann. 

Grundlage dafür war von Anfang an die europäische Norm und die damit einhergehende Pflicht zur Umsetzung. Dass am Markt weitere (branchenspezifische) Formate existieren, war ebenso bekannt wie die Problematik der Vielzahl dieser Formate, weshalb die Europäische Kommission in der EU-Richtlinie folgende Erwägungsgründe nennt: 

Es bestehen mehrere weltweite, nationale, regionale und unternehmensspezifische Normen für elektronische Rechnungen, und sie werden derzeit in den Mitgliedstaaten verwendet. Es gibt keine vorherrschende Norm, und die meisten Normen sind nicht interoperabel. […] Die Vielzahl nicht interoperabler Normen führt zu übermäßiger Komplexität, Rechtsunsicherheit und zusätzlichen Betriebskosten für Wirtschaftsteilnehmer, die elektronische Rechnungen grenzübergreifend in verschiedenen Mitgliedstaaten verwenden. 

Auf Basis dieser EU-Richtlinie erhielt das Europäische Komitee für Normung (CEN) den Auftrag, eine gemeinsame europäische Norm für die elektronische Rechnungsstellung zu erarbeiten. Woraufhin jeder europäische Mitgliedstaat Vertreter für die Mitarbeit im CEN wählte. In Deutschland übernahm die Vertretung die Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) im Auftrag des Bundesministeriums des Inneren. 

Die XRechnung ist gewissermaßen die deutsche CIUS (Core Invoice User Specification) – eine von der Europäischen Kommission vorgesehene Methode zur Anpassung der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung an Bedingungen des jeweiligen Mitgliedstaats. Die XRechnung soll demzufolge die europäische Norm in einen zwischen Bund, Ländern und Kommunen abgestimmten nationalen Standard transformieren. 

1 Richtlinie 2014/55/EU vom 16. April 2014, Europäisches Parlament und Rat über die elektronische Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen. 

Beauftragt vom IT-Planungsrat im Steuerungsprojekt eRechnung, haben über 50 Spezialisten aus Bund, Ländern und Kommunen die geforderten Novellen auf rechtlicher, semantischer und technischer Ebene erarbeitet und umgesetzt. Der Standard XRechnung gilt als nationale Ausgestaltung zum semantischen Datenmodell der europäischen Norm. 

Schauen Sie sich das Webinar „Anforderungen und Herausforderungen einer XRechnung einfach erklärt“ an, um vom Wissen der Quadient Experten zu profitieren. 

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