Eine E-Rechnung, kurz für elektronische Rechnung, ist ein digitales Dokument, das im Rahmen der elektronischen Rechnungsstellung erstellt und versendet wird. Im Gegensatz zu sonstigen Rechnungen (Papier oder PDF) zeichnet sie sich durch ein strukturiertes Format aus, das eine medienbruchfreie Verarbeitung ermöglicht. Gemäß der CEN-Norm EN 16931 müssen elektronische Rechnungen maschinenlesbare Daten in standardisierten Formaten wie XML oder UBL enthalten, wodurch eine automatische Verarbeitung in Buchhaltungssystemen möglich wird. Diese Norm legt auch fest, dass E-Rechnungen die gleichen Pflichtangaben aufweisen müssen wie herkömmliche Papierrechnungen, einschließlich Informationen zu steuerfreien Leistungen oder Rechnungen an Endverbraucher. Die elektronische Verarbeitung reduziert manuelle Eingriffe und minimiert das Risiko fehlerhafter Rechnungen, da die erforderlichen Angaben systematisch geprüft werden können.
Der Unterschied zwischen Papier-, PDF- und E-Rechnung liegt vor allem in ihrer technischen Umsetzung und Verarbeitbarkeit. Papierrechnungen erfordern physische Bearbeitungsschritte wie Scannen oder manuelle Dateneingabe, was Medienbrüche verursacht und die Fehleranfälligkeit erhöht. PDF-Rechnungen, obwohl digital, gelten seit 2025 in Deutschland nicht mehr als E-Rechnungen, da sie meist unstrukturierte Dokumente ohne maschinenlesbare Daten darstellen. Selbst wenn sie per E-Mail versendet werden, erfordern sie häufig manuelle Nachbearbeitung, etwa bei der Zuordnung zu gebuchten Rechnungen oder der Überprüfung der inhaltlichen Richtigkeit.
Echte elektronische Rechnungen im strukturierten Format hingegen ermöglichen eine vollautomatische Verarbeitung in Warenwirtschafts- und Buchhaltungssystemen – von der Erstellung über die Prüfung der gezahlten Rechnungen bis zur Archivierung. Dies gilt besonders im internationalen Handel, wo standardisierte Formate Prozesse vereinheitlichen.
Hybride Rechnungen kombinieren Elemente beider Welten, indem sie strukturierte Daten mit einem PDF-Anhang versehen, was insbesondere bei den Rechnungen an kleinere Unternehmen praktisch sein kann. Dennoch setzt sich die rein elektronische Rechnungsstellung zunehmend durch, da sie Kosteneinsparungen bietet und in Deutschland inzwischen gesetzlich vorgeschrieben ist. Trotz der Vorteile existieren weiterhin Papierrechnungen, besonders in Branchen mit geringer Digitalisierungsrate oder bei Kleinunternehmen. Die Verpflichtung zur Ausstellung richtiger Rechnungen bleibt dabei unabhängig vom Format bestehen – ob elektronisch oder papierbasiert müssen alle Dokumente die gleichen Pflichtangaben enthalten. Bei der Vielzahl Rechnungen im Geschäftsverkehr empfiehlt sich allerdings eine Beratung im Einzelfall, um spezielle Anforderungen etwa bei steuerfreien Leistungen oder komplexen Lieferketten zu berücksichtigen.
Die E-Rechnung etabliert sich ab 2025 in Deutschland als zentraler Treiber für die Digitalisierung von Geschäftsprozessen. Durch die Verpflichtung zur Ausstellung elektronischer Rechnungen im B2B-Bereich werden inländische Unternehmen gezwungen, ihre Abläufe grundlegend zu modernisieren. Im Kern geht es darum, medienbruchfreie Verarbeitung zu ermöglichen – also den durchgängigen Datenaustausch ohne manuelle Zwischenschritte. Die gesetzliche Vorgabe, Rechnungen im strukturierten Format nach CEN-Norm EN 16931 zu erstellen, sorgt dafür, dass Maschinen Daten automatisch erfassen und verarbeiten können. Dies reduziert nicht nur fehlerhafte Rechnungen, sondern beschleunigt auch die Bearbeitung von gezahlten Rechnungen erheblich.
Im Vergleich zu weiterhin Papierrechnungen oder unstrukturierten PDF-Dokumenten ermöglicht die elektronische Rechnungsstellung eine nahtlose Verarbeitung in Warenwirtschafts- und Buchhaltungssytemen. Die automatische Verarbeitung senkt dabei die Fehlerquote bei gebuchten Rechnungen deutlich, da alle erforderlichen Angaben systematisch validiert werden. Für den internationalen Handel erweist sich die Standardisierung als Vorteil: Einheitliche Formate wie XRechnung oder ZUGFeRD vereinfachen grenzüberschreitende Transaktionen. Gleichzeitig bleibt die inhaltliche Richtigkeit entscheidend – ob steuerfreie Leistungen korrekt ausgewiesen oder gleichen Pflichtangaben wie bei Papierdokumenten eingehalten werden.
Unternehmen, die bereits auf elektronische Verarbeitung setzen, berichten von Kosteneinsparungen bis zu 60 %, da Prozesse von der Erstellung bis zur Archivierung optimiert werden. Trotz der Vorteile gestaltet sich die praktikable Umsetzung für viele KMU herausfordernd. Bis 2027 gelten zwar Übergangsfristen für die Ausstellung, doch der Empfang elektronischer Rechnungen ist ab Januar 2025 verpflichtend. (E-Rechnungspflicht)
Essenziell ist dabei die Investition in kompatible Softwarelösungen, die sowohl die Erstellung im gleichen Format als auch die revisionssichere Archivierung sicherstellen. Auch sollten sich Unternehmen direkt Gedanken über den Übertragungsweg der E-Rechnung machen. Während ein Versand per E-Mail zwar rechtskonform ist, gibt es andere Wege, welche die Digitalisierung der Geschäftsprozesse und die Beziehung zu Lieferanten und Kunden besser unterstützen. Eine Beratung im Einzelfall hilft, spezielle Anforderungen – etwa bei Vielzahl Rechnungen oder komplexen Lieferketten – zu meistern. Letztlich fungiert die E-Rechnung nicht nur als Compliance-Instrument, sondern als Katalysator für umfassende Digitalisierungsstrategien. Sie zwingt Unternehmen, veraltete Prozesse abzulösen, und schafft so die Grundlage für agile, datengetriebene Geschäftsmodelle.
Wenn Sie gerade damit beginnen sich mit dem Thema elektronische Rechnungsstellung auseinanderzusetzen, sollten Sie folgende Schritte befolgen:
1. Ziele des E-Rechnungsversandes festlegen
Bevor Unternehmen mit der elektronischen Rechnungsstellung beginnen, sollten sie klare Ziele definieren. Neben der gesetzlichen Verpflichtung zur Ausstellung elektronischer Rechnungen im B2B- bzw. B2G-Bereich geht es darum, Prozesse wie die medienbruchfreie Verarbeitung zu optimieren. Ein strukturiertes Format nach CEN-Norm EN 16931 ermöglicht nicht nur die automatische Verarbeitung, sondern reduziert auch fehlerhafte Rechnungen durch systematische Prüfung der erforderlichen Angaben. Unternehmen, die internationalen Handel betreiben, profitieren zudem von standardisierten Formaten wie ZUGFeRD, die grenzüberschreitende Transaktionen vereinfachen. Wichtig ist, Prioritäten zu setzen – etwa die Senkung von Bearbeitungskosten oder die Vermeidung von Verzögerungen bei gezahlten Rechnungen.
2. Betrachtung Ihrer IT-Infrastruktur
Die Einführung elektronischer Rechnungen erfordert eine passende IT-Infrastruktur. Bestehende Systeme müssen das richtige Format unterstützen, um Rechnungen im XML- oder UBL-Standard zu generieren. Prüfen Sie, ob ERP- oder Buchhaltungssoftware die Erstellung gemäß CEN-Norm EN 16931 gewährleistet und steuerliche Pflichtangaben automatisch validiert. Auch die Archivierung archivierter Dokumente muss revisionssicher erfolgen. Unternehmen, die weiterhin Papierrechnungen parallel nutzen, sollten hybride Rechnungen erwägen, um Übergangsphasen zu überbrücken. Eine Beratung im Einzelfall hilft, Schwachstellen wie manuelle Schnittstellen oder Inkompatibilitäten mit Lieferanten zu identifizieren.
3. Kanal für den Versand elektronischer Rechnungen
Der Versandkanal entscheidet über die Effizienz der elektronischen Rechnungsstellung. Während E-Mail-Anhänge im B2C-Bereich für Rechnungen an Endverbraucher üblich sind, setzt der B2B-Sektor, vor allem bei einem hohen Rechnungsaufkommen, auf E-Rechnungs-Netzwerke, wie die Lösungen von Quadient. Letztere ermöglichen eine medienbruchfreie Verarbeitung und direkte Anbindung von Versender und Empfänger. Achten Sie darauf, dass der gewählte Kanal sowohl strukturierte Formate als auch hybriden Rechnungen unterstützt, um flexibel auf Kundenbedürfnisse reagieren zu können. Für den internationalen Handel bieten sich zertifizierte Dienstleister an, die lokale Compliance-Anforderungen berücksichtigen.
4. Inhalte der E-Rechnung
Elektronische Rechnungen müssen dieselben Pflichtangaben enthalten wie sonstige Rechnungen – einschließlich Umsatzsteuer-ID, Leistungsbeschreibung und Beträgen für steuerfreie Leistungen. Die CEN-Norm EN 16931 definiert notwendige Inhalte präzise, um die inhaltliche Richtigkeit sicherzustellen. Automatisierte Tools prüfen vor dem Versand, ob alle wichtigen Inhalte wie Rechnungsnummer oder Lieferdatum vorhanden sind. Dies minimiert das Risiko fehlerhafter Rechnungen, die zu Zahlungsverzögerungen oder steuerlichen Problemen führen können. Besonders bei einer Vielzahl Rechnungen lohnt sich die Integration von Plausibilitätschecks, die etwa falsche Steuersätze oder fehlende Bankverbindungen erkennen.
5. Konzeptentwicklung und Implementierungsplan
Eine erfolgreiche Umsetzung erfordert einen detaillierten Plan. Starten Sie mit einer Analyse bestehender Prozesse: Wie viele gebuchte Rechnungen werden monatlich erstellt? Welche anderen Belege müssen entsprechend verarbeitet werden? Welche Schnittstellen sind betroffen? Entwickeln Sie schrittweise ein Konzept, das Testläufe, Mitarbeiterschulungen und die Migration historischer Daten umfasst. Legen Sie Meilensteine fest, etwa die vollständige Umstellung auf elektronische Verarbeitung bis Ende 2025. Praktische Schritte wie die Einrichtung digitaler Signaturen oder die Anpassung der Archivierungsrichtlinien für archivierte Dokumente sind essenziell. Unternehmen mit komplexen Anforderungen – etwa im Großhandel oder bei öffentlichen Auftraggebern – sollten externe Experten für eine Beratung im Einzelfall hinzuziehen, um rechtliche und technische Fallstricke zu vermeiden.Durch eine strategische Herangehensweise wird die elektronische Rechnungsstellung zum Hebel für effizientere Prozesse. Sie schafft nicht nur Transparenz bei gezahlten Rechnungen, sondern bildet auch die Grundlage für weitere Digitalisierungsinitiativen.
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Der Umstieg von Papierrechnung und PDF auf E-Rechnung bietet großes Potential, um den Purchase-to-Pay (P2P)-Prozess zu optimieren. Hier finden Sie Tipps, um auf E-Rechnungsempfang umzustellen:
1. Zielsetzung und Erfolgsmessung bei der E-Rechnung definieren
Für Rechnungsempfänger ist es entscheidend, klare Ziele für die Einführung elektronischer Rechnungen zu formulieren. Neben der Einhaltung der gesetzlichen Verpflichtung zur Ausstellung geht es darum, Prozesse wie die Prüfung der inhaltlichen Richtigkeit zu optimieren und fehlerhafte Rechnungen zu minimieren. Unternehmen sollten messbare Kennzahlen festlegen – etwa die Reduzierung der Bearbeitungszeit für gebuchte Rechnungen oder die Steigerung des Anteils fehlerfreier Dokumente. Ein Fokus liegt auf der medienbruchfreien Verarbeitung, die durch das richtige Format nach CEN-Norm EN 16931 ermöglicht wird. Erfolg zeigt sich auch darin, ob Rechnungen zeitnah bearbeitet und gezahlte Rechnungen schneller abgewickelt werden können.
2. Bestehende IT-Systeme in Bezug auf E-Rechnungen unter die Lupe nehmen
Die Integration elektronischer Rechnungen erfordert eine passende IT-Infrastruktur. Prüfen Sie, ob Ihre Buchhaltungssoftware oder Warenwirtschaftssysteme strukturierte Formate wie XRechnung oder ZUGFeRD unterstützen. Systeme müssen nicht nur das richtige Format verarbeiten, sondern auch die notwendigen Inhalte automatisch validieren – etwa steuerliche Pflichtangaben oder die korrekte Ausweisung von Umsatzsteuerbeträgen. Unternehmen, die weiterhin sonstige Rechnungen (Papier und PDF) erhalten, benötigen flexible Lösungen, um beide Varianten parallel zu verarbeiten. Eine Beratung im Einzelfall hilft, Lücken wie manuelle Datenübertragungen oder Inkompatibilitäten bei archivierten Dokumenten zu identifizieren.
3. Festlegung des E-Rechnungsdatensatzes und der erforderlichen Felder
Elektronische Rechnungen müssen dieselben Pflichtangaben enthalten wie Papierdokumente. Definieren Sie verbindlich, welche Felder – etwa Rechnungsnummer, Lieferdatum oder Angaben zu steuerfreien Leistungen – zwingend erforderlich sind. Die CEN-Norm EN 16931 legt wichtige Inhalte fest, doch je nach Branche können zusätzliche Daten nötig sein, etwa Projektnummern im Baugewerbe. Automatisierte Prüfroutinen sollten sicherstellen, dass alle erstellte Rechnungen die gleichen Pflichtangaben aufweisen. Dies reduziert das Risiko fehlerhafter Rechnungen, die zu Zahlungsverzögerungen oder steuerlichen Nachforderungen führen.
4. Erstellung von Beschaffungsvorgaben und Kommunikation an Lieferanten
Rechnungsempfänger müssen Lieferanten aktiv in den Umstellungsprozess einbinden. Formulieren Sie klare Beschaffungsvorgaben, die das gewünschte Format (z. B. XRechnung), den Übermittlungskanal (etwa PEPPOL) und Fristen für die Rechnungsstellung spezifizieren. Kommunizieren Sie mit Ihren Lieferanten, vorallem in der Phase zwischen 2025 und 2028, wo potenziell noch Übergangsfristen gelten und bieten Sie Schulungen oder Vorlagen für kleine Lieferanten an. Gerade in der Zusammenarbeit mit KMU kann ein hybrides Format wie ZUGFeRD eine gute Lösung sein, welche sowohl menschlich als auch maschninell lesbar ist.
5. Umsetzung der E-Rechnung
Die praktische Einführung erfordert einen strukturierten Plan. Starten Sie mit Pilotprojekten, bei denen ausgewählte Lieferanten elektronische Rechnungen im gleichen Format versenden. Integrieren Sie Schnittstellen, um die automatische Verarbeitung gebuchte Rechnungen zu testen – von der Prüfung steuerlicher Pflichtangaben bis zur Archivierung der Belege. Schulen Sie Mitarbeiter in der Handhabung der neuen Prozesse und etablieren Sie Eskalationsroutinen für fehlerhafte Rechnungen. Überwachen Sie kontinuierlich, ob Rechnungen zeitnah bearbeitet und gezahlte Rechnungen schneller freigegeben werden. Unternehmen im internationalen Handel sollten zudem lokale Besonderheiten berücksichtigen, etwa abweichende Steuervorschriften oder Formatstandards. Durch eine systematische Herangehensweise wird die elektronische Rechnungsverarbeitung zum Treiber für effizientere Finanzprozesse. Sie schafft Transparenz, reduziert manuelle Arbeit und senkt das Risiko von Fehlern – vorausgesetzt, alle Beteiligten ziehen an einem Strang.
Öffentliche Auftraggeber spielen eine Schlüsselrolle bei der Umsetzung der europäischen Norm EN 16931, die den standardisierten Austausch elektronischer Rechnungen im EU-Raum regelt. Seit der nationalen Umsetzung der EU-Richtlinie 2014/55/EU sind Behörden verpflichtet, Rechnungen im richtigen Format – wie XRechnung oder ZUGFeRD – entgegenzunehmen und medienbruchfrei zu verarbeiten. Diese Pflicht zur Ausstellung strukturierter elektronischer Rechnungen gilt ab 2025 flächendeckend in Deutschland auch im B2B-Bereich für inländische Unternehmen, während der öffentliche Sektor bereits seit 2020 schrittweise umgestellt hat. Durch die Vorgabe des gleichen Formats wird sichergestellt, dass erstellte Rechnungen automatisch in ERP-Systeme integriert und fehlerhafte Rechnungen durch Validierung der steuerlichen Pflichtangaben minimiert werden.
Die praktikable Umsetzung erfordert von öffentlichen Auftraggebern die Anpassung ihrer IT-Infrastruktur, um die Vielzahl Rechnungen zeitnah zu bearbeiten und gezahlte Rechnungen effizient abzuwickeln. Zentral ist dabei die Einhaltung der umsatzsteuerlichen Anforderungen, etwa bei der korrekten Ausweisung von steuerfreien Leistungen. Gleichzeitig müssen archivierte Dokumente revisionssicher verwaltet werden, um Compliance-Vorgaben zu erfüllen. Durch die Standardisierung wird nicht nur die inhaltliche Richtigkeit gebuchter Rechnungen gewährleistet, sondern auch die Zusammenarbeit mit Unternehmen vereinfacht, die ihre Rechnungen an behördliche Vorgaben anpassen müssen. Diese Harmonisierung fördert EU-weit transparente und interoperable Prozesse, die Papierrechnungen und sonstige Rechnungen ablösen.
Die Pflicht zur Ausstellung elektronischer Rechnungen im B2B-Bereich ist seit dem 1. Januar 2025 in Kraft, wobei Unternehmen zunächst den Empfang im richtigen Format nach CEN-Norm EN 16931 sicherstellen müssen. Der Status quo zeigt eine gemischte Bilanz: Während öffentliche Auftraggeber und große Unternehmen bereits auf Formate wie XRechnung oder ZUGFeRD setzen, hinken viele KMU hinterher. Studien belegen, dass weniger als die Hälfte der Betriebe technisch vollständig vorbereitet ist. Sonstige Rechnungen in Papierform oder unstrukturierte PDFs bleiben bis 2027 unter bestimmten Bedingungen zulässig, insbesondere für Kleinunternehmen mit einem Umsatz unter 800.000 Euro. Die praktikable Umsetzung gestaltet sich komplex, da Systeme zur automatischen Verarbeitung gebuchter Rechnungen sowie zur Validierung steuerlicher Pflichtangaben etabliert werden müssen. Auch wurde die deutsche Gesetzgebung kritisiert, da sie keine konkrete Aussage bezüglich des Übertragungsweges lässt.
Ein zentraler Baustein der künftigen Entwicklung ist das geplante EU-weite Meldesystem im Rahmen der ViDA-Initiative (VAT in the Digital Age), das ab 2028 schrittweise eingeführt werden soll. Dieses System soll Rechnungsdaten in Echtzeit an Steuerbehörden übermitteln, um Mehrwertsteuerbetrug zu bekämpfen und umsatzsteuerlichen Anforderungen gerecht zu werden. Deutschland plant, sein nationales Meldesystem eng mit der europäischen Lösung zu verzahnen, um Doppelbelastungen zu vermeiden. Als Vorbild dient dabei das französische „Y-Modell" oder auch dezentralisiertes CTC-Modell, bei dem Rechnungen zunächst an zertifizierte Verifizierungsplattformen gesendet werden. Diese validieren die inhaltliche Richtigkeit, extrahieren die Daten und leiten sie sowohl an die Empfänger als auch an die Finanzbehörden weiter. Für Unternehmen bedeutet dies, dass voraussichtlich ab 2028 neben der Erstellung elektronischer Rechnungen im gleichen Format auch die Übertragung an das Meldesystem erforderlich wird. Die archivierten Dokumente müssen revisionssicher verwaltet werden, und die übermittelten Daten müssen steuerliche Pflichtangaben wie Umsatzsteuerbeträge oder Hinweise zu steuerfreien Leistungen lückenlos abbilden.
Besonders im internationalen Handel wird die Harmonisierung der Formate und Prozesse entscheidend sein, um grenzüberschreitende Transaktionen zu vereinfachen. Trotz initialer Hürden bietet die Kombination aus elektronischer Rechnungsstellung und Meldesystem langfristig Vorteile: fehlerhafte Rechnungen werden durch automatisierte Prüfroutinen reduziert, und gezahlte Rechnungen können schneller abgewickelt werden. Für KMU sind jedoch Übergangsfristen bis Ende 2027 vorgesehen, um die praktische Umsetzung zu erleichtern. Unternehmen sollten bereits jetzt IT-Systeme anpassen und auf Formate wie XRechnung setzen, um für die kommenden Anforderungen gewappnet zu sein.
Quadient bietet seit vielen Jahren Anbieter einer Lösung für den Austausch von E-Rechnungen zwischen Geschäftspartnern (sowohl B2B als auch bei der elektronischen Rechnungsstellung bei öffentlichen Auftraggebern) und ist seit 2013 Mitglied im Verband elektronische Rechnung (VeR). Unsere hauseignen Experten für den digitalen Rechnungsaustausch haben bereits hunderten Kunden im Mittelstand geholfen Ihren Rechnungsversand zu digitalisieren.
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